Файл: Проектный офис: задачи и функции (Система управления проектами).pdf
Добавлен: 30.06.2023
Просмотров: 35
Скачиваний: 3
Введение
Многие коммерческие компании и государственные организации сталкиваются с проблемой управления проектными работами.
Постоянно повышающаяся глобальная конкуренция вызывает необходимость выработки и достижения стратегических целей, которые обеспечивают устойчивое развитие бизнеса. Поэтому все больше организаций переходят на проектные методы управления, которые позволяют добиваться намеченных результатов в определенные сроки.
Актуальность проектного подхода к управлению только повышается с необходимостью одновременной реализации комплексных задач:
- запуск нового продукта,
- строительство нового объекта,
-проведение рекламной компании и прочие виды деятельности, удовлетворяющие требованиям проекта.
В выполнение проекта часто вовлечены специалисты из разных функциональных областей знаний, разных корпоративных или социальных культур, а также уровней образования, что привносит дополнительные сложности в управлении проектом (УП).
Сегодня все больше организаций доверяют решение таких задач специалистам по администрированию проектов – проектным менеджерам. Увеличение количества проектных менеджеров в компании и повышение их роли в управлении бизнес-процессами ставят логичный вопрос о необходимости объединения таких специалистов в отдельную структурную единицу.
Ответ на этот вопрос в рамках существующего подхода к научной организации управления заключается в создании Офиса управления проектами (ОУП), или Project Management Office (PMO).
Данная курсовая работа ставит своей целью рассмотрение проектного офиса.
На основе поставленной цели будут решены следующие задачи:
- дать понятие проекта;
- рассмотреть систему управления проектами;
- проанализировать понятие проектного офиса;
- рассмотреть практику проектного офиса.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав заключения, списка литературы.
Глава 1 Система управления проектами. Понятие проектного офиса
1.1 Понятие проекта
Под проектом понимают комплекс научно-исследовательских, проектно-конструкторских, социально-экономических, организационно-хозяйственных и других мероприятий, связанных ресурсам, исполнителям и срокам, соответственно оформленных и направленных на изменение объекта управления, обеспечивает эффективность решения основных задач и достижения соответствующих целей за определенный период. Конечными целями проектов является создание и освоение новой техники, технологии и материалов, способствует выходу отечественной продукции на мировой уровень.
Проект - это замысел (задача, проблема) и необходимые средства его реализации с целью достижения желаемого экономического, технического, технологического или организационного результата.
Термин "проект" (от латинского "брошенный вперед") специалисты трактовали недавно как чертеж, пояснительная записка и сметы, на основе которых можно построить самолет, сооружение или завод; или текст, предшествующий документа - плана, договора, соглашении. Приведем еще несколько вариантов определения понятия "проект", которые встречаются в литературе:
Проект - это отдельное предприятие с конкретными целями, которые часто включают требования к времени, стоимости и качества достигаемых (Английская ассоциация проект-менеджеров);
Проект - это определенное задание с определенными исходными данными и установленными результатами (целями), обусловливающих способ его решения (Толковый словарь по управлению проектами). [3, с. 12-13]
Эти определения являются универсальными, методологически взвешенными и широко применяемыми в зарубежной практике Управление проектами.
Согласно теоретическим и методологическим требованиям необходимо различать понятие проекта, бизнес-плана и технико-экономического обоснования инвестиций:
- инвестиционный проект - это совокупность документов, характеризующих проект от его замысла до достижения заданных показателей эффективности и объема, включающие прединвестиционную, инвестиционную, эксплуатационную и ликвидную стадии его реализации; это любой комплекс обеспеченных инвестициями мероприятий. Все проекты являются инвестиционными, поскольку без вложения средств реализовать проект невозможно;
- бизнес-план - это подробное изложение целей и путей достижения производства, создается для обоснования инвестиций. Бизнес-план проекта (предприятия) может входить в инвестиционный проект как его составная часть, заменять инвестиционный проект или включать несколько инвестиционных проектов (при расширении, модернизации, реконструкции и реструктуризации предприятия);
- технико-экономическое обоснование инвестиций - включает в себя предпроектную разработку инженерно-конструкторских, технологических и строительных решений, сравнение альтернативных вариантов и обоснование выбора конкретного способа осуществления проекта. Технико-экономическое обоснование проекта предусматривает углубленную и детальную разработку, а также всестороннюю оценку выбранного способа реализации проекта. [4, с. 55]
Таким образом, можно сделать вывод, что проект имеет ряд только ему присущих признаков, наличие которых поможет осуществить эффективную реализацию проекта. Основными признаками проекта являются:
-изменение состояния проекта для достижения его цели;
-ограниченность во времени;
-ограниченность ресурсов;
-неповторимость.
1.2 Система управления проектами
Необходимость управления проектами, а именно необходимость координации использования человеческих и материальных ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта с помощью современных методов и техники управления для достижения соответствующего уровня доходов участников проекта, высокого качества продукции, связанная с массовым ростом масштабов и сложности проектов, ростом требований к сроков их осуществления, качества выполняемых работ.
Началом развития управления проектами была разработка в 30-х годах ХХ века советскими учеными методов календарного планирования с использованием циклограмм. Одними из первых методов управления были разработаны на Западе в 50-х годах методы сетевого планирования, в 80-х годах появились первые компьютерные программы оптимизации процесса управления.
Любой проект предусматривает течение определенного количества фаз (стадий, этапов). Для этого нужно уметь управлять проектом. Сейчас трудно назвать хотя бы один крупный проект, который осуществился вне методологии управления проектами. [7, с. 27]
Согласно закону Лермана любую техническую проблему можно решить, имея время и деньги. Однако следствие этого закона уточняет: "Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег". Именно с такой целью была разработана методика управления деятельностью на основе проекта.
Если спросить менеджера, каков его основная задача по выполнению проекта, он ответит: "Обеспечить его выполнения". Возможна и такая ответ: "Обеспечить выполнение работ в конкретный срок и в пределах выделенных средств в соответствии с техническим заданием". Руководитель проекта пристально следит за тремя факторами: сроками, бюджетом и качеством работ. Эти факторы считаются основными ограничениями проекта.
Управление проектами - это синтетическая дисциплина, объединяющая специальные и надпрофессиональных знания. Специальные знания отражают особенности той сферы деятельности, к которой относятся проекты (строительные, инновационные, экологические, исследовательские, организационные и т.п.). Это вытекает из следующих особенностей проектной деятельности: значительного периода от начала реализации проекта до его завершения; большого количества участников; сложного характера проектной деятельности, представляющая совокупность простых, "элементарных" форм (технической, научной, коммерческой, производственной, строительной, финансовой и др.).
Учитывая приведенное, предлагаем следующее определение понятия "управление проектом": это деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, средств (ресурсов) и качества конечных результатов.
Специалисты Института управления проектами (США) предложили такую трактовку термина "управление проектом": это искусство управлять и координировать людские и материальные ресурсы в течение жизненного цикла проекта, применять системы современных методов и техники управления и минимизации рисков для достижения определенных в проекте результатов по составу и объемам работ, стоимости, времени, качеству и удовольствием участников.
На сегодня управление проектами - это признанная во всем мире методология решения организационно-технических проблем, это философия руководства проектами. Условия рынка становятся более требовательными, повышаются темпы изменений, происходящих.
Управление проектами - это процесс управления командой, ресурсами проекта с помощью специальных методов и приемов в целях успешного достижения поставленной цели.
Важным элементом управления проектами является своевременная и точная подготовка проектных материалов.
Проектные материалы - это совокупность документов, содержащих описание и обоснование проекта.
Существует также много других элементов и характеристик, которые играют важную роль при управлении проектами, а именно: начальные условия, ограничения и требования к проекту, виды обеспечения проекта, методы и техника управления проектами и др. [11, с. 37]
С помощью методов управления проектами определяют цели проекта, обосновывают его и оценивают жизнеспособность; обнаруживают структуру проекта (подцели, задачи, работы, которые необходимо выполнить); определяют необходимые объемы и источники финансирования; подбирают исполнителей, в частности посредством торгов и конкурсов; готовят и заключают контракты; определяют сроки реализации проекта; составляют график выполнения работ; рассчитывают необходимые ресурсы, смету и бюджет проекта; планируют и учитывают риски; обеспечивают контроль за реализацией проекта.
Для того чтобы учесть ограничения во времени, применяют методы построения и анализа сетевых и календарных графиков работ. Ограничениями по средствам управляют с помощью методов формирования финансового плана (бюджета) проекта и контроля за ним. Для выполнения и ресурсного обеспечения работ применяют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами, например матрицу ответственности, диаграммы загрузки.
Руководители проектов отвечают за сроки, смету и качество результата работ. Согласно общепринятого принципа управления проектами считается, что эффективное управление сроками работ - ключ к успеху по всем трем показателям. Ограничения проекта во времени критические. Если сроки выполнения проекта срываются, вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточный уровень качества работ. Поэтому в большинстве методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика. 3 трех основных ограничений проекта самое контролировать ограничения по качественным результатам проекта, поскольку задача часто трудно формулировать и контролировать. Для решения указанных проблем применяют методы управления качеством работ.
В процессе управления проектами используют различные системы управления проектами, но самые распространенные так называемая основная и расширенного управления.
Менеджером проекта является представитель заказчика, любая фирма-участник. Менеджер проекта не несет финансовой ответственности за принимаемые решения. Он отвечает за координацию и управление разработкой и реализацией проекта, в контрактные отношения с другими участниками проекта (кроме заказчика) не вступает. Преимущество основной системы заключается в объективности менеджера, недостаток - в том, что за проект отвечает заказчик.
Менеджер проекта несет ответственность за проект в пределах фиксированной (сметной) цены. Он обеспечивает управление и координацию процессов проекта по соглашениям между ним и участниками в пределах фиксированной цены. Менеджером проекта может быть подрядная или консалтинговая фирма (в отдельных случаях - инжиниринговая). Менеджер управляет проектом, координирует процессы снабжения и работы по инжинирингу. Отвечает за проект подрядчик. Разновидностью системы расширенного управления является система "под ключ", когда менеджером проекта является проектно-строительная фирма, с которой заказчик заключает контракт "под ключ" с объявленной стоимостью проекта. [14, с. 8-9].
1.3 Проектный офис
Проектный офис предназначен для поддержки управления проектами в организации. В нем ведутся архивы проектов, разрабатываются методические рекомендации и руководящие материалы по управлению проектами, проводится обучение и консультации руководителей проектов (РП) и членов проектных команд, разрабатываются и ведутся компьютерные модели проектов. В организациях, где внедрено мультипроектное управление (общее управление ресурсами организации, задействованными в различных проектах), проектный офис служит как раз штабом такого управления.
Поэтому типичными подразделениями проектного офиса являются -см.Рис. 1: