Файл: Проблема коммуникаций в современных организациях.pdf

Для целей управления и стратегического планирования информация, используемая внутри компании однородна для уровней управления (руководители, специалисты, исполнители) и специализации рабочих мест (экономист, менеджер, бухгалтер). Внутренняя коммуникационная структура ОАО «Автоагрегат» является многоканальной. Так, финансовая служба связана со всеми другими подразделениями компании; отделы продаж связаны со службой логистики, финансовой службой, отделом маркетинга. Практически всегда запросы идут напрямую, минуя промежуточные звенья. Достоинством такой коммуникационной структуры является оперативность и низкий риск потери или искажения информации в процессе прохождения коммуникационного канала. Кроме того, прослеживается логическая цепочка передачи полученной и передаваемой информации; стадии производственного процесса взаимоувязаны и последовательны.

Вместе с тем, следует отметить, что основной узел пересечения информационных потоков приходится на высший уровень управления, где сосредоточена входящая, промежуточная и исходящая информация, получаемая по различным каналам. В результате часть информации не успевает обрабатываться, а значит увеличиваются затраты времени на информационные операции (технические, аналитические, творческие).

Анализируя внутренние коммуникации компании, следует также выделить служебные (направлены на обеспечение производственно-хозяйственной деятельности) и внутрикорпоративные коммуникации (направлены, главным образом, на формирование лояльности персонала по отношению к компании). Если служебные коммуникации являются в большей своей части формальными, то внутрикорпоративные коммуникации проходят, главным образом, не неформальном уровне. Характеристика служебных и внутрикорпоративных коммуникаций представлена в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика внутрикорпоративных и служебных коммуникаций в ОАО «Автоагрегат»

Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в ОАО «Автоагрегат» определена линейно-функциональной системой управления в организации. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками. Нельзя констатировать, что исходящие и восходящие потоки информации в компании имеют равную значимость.

В пределах отделов информация передается по горизонтальным каналам.

2.3. Недостатки системы коммуникаций на предприятии

Сложившаяся коммуникационная структура ОАО «Автоагрегат» имеет ряд недостатков, представленных в таблице 3.

Таблица 3

Анализ недостатков в коммуникационной структуре

ОАО «Автоагрегат»

Из таблицы 3 видно, что основным недостатком внешних коммуникаций является низкая эффективность информационного потока о поставщиках, выражающаяся в недостаточном объеме массива данных о рынке сырья и материалов. В результате складывается ситуация упущенной прибыли из-за потери потенциально выгодных для компании поставщиков.

Анализ внутренних коммуникаций показал, что одним из недостатков коммуникационной структуры ОАО «Автоагрегат» является то, что основной узел пересечения информационных потоков приходится на высшее руководство. В результате сложившегося положения отмечается перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования.

Отмечены также слабые связи между отделом логистики и другими подразделениями ОАО «Автоагрегат». В результате получение информации, к примеру, о производственной деятельности не может проходить в оперативном режиме.

Еще одной проблемой компании является то, что в ней существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Можно сделать вывод о том, что интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития компании, ее позиционировании на рынке. Очевидно, что данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

Выводы. Коммуникационная структура ОАО «Автоагрегат» представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Исследование системы внешних коммуникаций позволило сделать вывод, что ОАО «Автоагрегат» представляет собой достаточно открытую информационную систему. Руководство компании считает необходимым учитывать формируемое вокруг нее общественное мнение как инструмент обратной связи и важный критерий оценки своей деловой репутации.

Коммуникационная политика ОАО «Автоагрегат» в сфере внешних коммуникаций определена как проактивная, то есть предусматривающая организацию и проведение комплекса ПР-мероприятий, заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию стабильной финансово-экономической деятельности компании.

В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций ОАО «Автоагрегат» позволило сделать вывод об их эффективности. Однако, отмечена низкая эффективность информационного потока о поставщиках, выражающаяся в недостаточном объеме массива данных о рынке сырья и материалов. В результате складывается ситуация упущенной прибыли из-за потери потенциально выгодных для компании поставщиков. Кроме того, оценка спроса и динамики рынка производится на основании отгрузочных документов, в лучшем случае на основании выписанных счетов. Иногда субъективная оценка потенциального спроса производится на основании опроса менеджеров, однако и в этом случае отсутствует информационная база, в которой могли бы храниться результаты для анализа. Отсутствие у руководителя объективной картины работы с клиентами в динамике. Это достаточно часто приводит к «потере» клиентов на этапе предварительных переговоров, а так же к запоздалой реакции при отсутствии контактов с постоянными клиентами.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в ОАО «Автоагрегат» определена линейно-функциональной системой управления. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками. В пределах отделов информация передается по горизонтальным каналам.

В процессе анализа внутренней коммуникационной структуры ОАО «Автоагрегат» выявлены следующие недостатки:

• во-первых, основной узел пересечения информационных потоков приходится на высшее руководство. В результате сложившегося положения отмечается перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования;
• во-вторых, отмечены также слабые связи между подразделениями компании. В результате снижается оперативность информации;
• в-третьих, существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития ОАО «Автоагрегат», его позиционировании на рынке. Данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

Глава 3. Предложения по совершенствованию системы организационных коммуникаций в  ОАО «АВТОАГРЕГАТ»

Проведенный анализ и выявленные проблемы позволяют сделать вывод, что главная задача ОАО «Автоагрегат» - это совершенствование внутренних коммуникаций.

Первое мероприятия состоит в установке интерактивных терминалов.

Несмотря на обилие потоков информации, далеко не всегда работники завода находят нужную. Это порождает слухи. Особенно острую нехватку информации испытывают служащие, не имеющие доступа к компьютеру и гости завода. В связи с этим предлагается установка интерактивных терминалом. Интерактивный терминал – это информационная площадка, предоставляющая широкий спектр информации, существенно расширяя возможности персонала ОАО «Автоагрегат».

Цели внедрения интерактивных терминалов:

1) имиджевая. Стремление идти в ногу со временем, внедряя новейшие технические разработки, подчёркивает высочайший уровень работы, благодаря постоянному совершенствованию обратных связей;

2) сервисная. Терминал исполняет роль справочной системы способной работать 24 часа в сутки, семь дней в неделю.

Ставится задача создать не просто информационный портал. А целую информационную сеть, доступную каждому служащему завода, а так же любому гостю предприятия.

Если разместить по одному терминалу на проходной завода, при дирекции каждого производства, в заводоуправлении, объединив их в одну организационную сеть, можно решить проблему, так сказать, «информационного голода», которая очень актуальна на сегодняшний день.

Оснащение специальным ударопрочным и устойчивым к агрессивной среде сенсорным экраном позволяет устанавливать терминалы в местах, где использование компьютерной техники в традиционном исполнении невозможно. Изготовленный из высококачественных металлов, терминал надежно защищают установленную в них компьютерную начинку.

Любой желающий, посредством информационного терминала, с помощью сенсорного экрана выбирает интересующий его раздел, и получает доступ к запрашиваемой информации информационно-справочной системы. Это может быть маршрут следования до интересующего его отдела, свободные вакансии, проводимые мероприятия в том или ином производстве, объявления и многое другоё. Словом вся та информация, которую администрация хочет довести до сведения персонала и гостей ОАО «Автоагрегат».

Второе мероприятий заключается в организации онлайновых интервью директора с ответами на вопросы персонала. Если организация режима он-лайн не возможна по производственным либо организационным причинам, то возможен сбор вопросов в течение определенного (заранее отведенного времени), а затем публикация ответов на них. При этом необходимо обеспечить возможность обращения с вопросами к директору всех сотрудников организации. По желанию работника должна быть обеспечена его анонимность. Рекомендуемая периодичность таких интервью – один раз в квартал.

Далее представим рекомендации по совершенствованию внешних коммуникаций в части работы с покупателями. В целях совершенствования процесса коммуникаций с покупателями в ОАО «Автоагрегат» предлагается следующая схема (см. рис. 6).

Рисунок 6. Схема работы с покупателями