Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».pdf

1.1. Формирование заявки Клиента менеджером по продажам в клиентском отделе.

1.2. Клиентский отдел, приняв от Клиента заявку, в течение 1 рабочего часа (часа подачи) формирует на её основании 3 экземпляра Акта приёма-передачи (приложение 1), после чего направляет Клиента с Актом приема- передачи в Отдел складского хозяйства.

1.3. Отдел складского хозяйства в течение 1 рабочего часа производит комплектацию заявки согласно Акту приема-передачи. Клиент (или его представитель на основании доверенности) подписывает Акт приема-передачи. Два экземпляра Акта передаётся в Клиентский отдел для оформления, один экземпляр остаётся в Отделе складского хозяйства.

1.4. Клиентский отдел передаёт Акты прима- передачи в бухгалтерию для оформления.

1.5. Бухгалтерия проверяет счета по данному Акту.

При условии положительного результата ставит печать и передаёт 1 экземпляра Акта в Клиентский отдел, а в противном случае передаёт 2 экземпляра Акта в Клиентский отдел с требованием правильного оформления документов.

1.6. Клиентский отдел передаёт оригинал Акта приёма-передачи Клиенту, копия акта остаётся в клиентском отделе.

3.2. Регламент движение документов при заказе и приёмки товарно-материальных ценностей на склад

2.1. Отдел закупок формирует заявку на следующий месяц не позднее 5 числа текущего месяца.

2.2. Отдел закупок передаёт заявку Поставщику для формирования плана поставки и предоставления счёта на оплату.

2.3. Поставщик не позднее 25 числа текущего месяца предоставляет в Отдел закупок план поставки и счета на оплату в бухгалтерию.

2.4. Отдел закупок передаёт в Отдел складского хозяйства план поставки товарно-материальных ценностей на следующий месяц не позднее 26 числа текущего месяца, для анализа по загрузке и распределению товарно-материальных ценностей на складе.

2.5 Согласно плану поставок Отдел закупок составляет в 2 экземплярах Акты приёмки (приложение 2) и передаёт их в Отдел складского хозяйства.

2.6 Отдел складского хозяйства производит приёмку товарно-материальных ценностей, после чего один экземпляр Акта передаёт в Отдел закупок, а другой оставляет у себя. В случае недопоставки поставщиком товарно-материальных ценностей представитель Отдела закупок (ответственный менеджер) составляет претензию Поставщику и переделывает Акты приёмки с учётом недостачи.

2.7.Отдел закупок передаёт Акты приёмки в бухгалтерию для оплаты счёта Поставщика.

Заключение

Как известно в основе любого конфликта лежит различие интересов сторон, принимающих в нем участие. Тщательный анализ причин возникновения ошибок в межфункциональном взаимодействии показывает необходимость создания в компаниях структур, координирующих логистическую активность с другими функциональными направлениями компании на основе создания единой системы целей и показателей работы. Задачи координации можно возлагать на функциональные комитеты, в нашем случае на Комитет по логистике. Комитет в разрезе организационных связей является «горизонтальной» структурой, ответственной за разработку и создание:

• Логистической стратегии компании с учетом целей во взаимосвязи с другими функциональными стратегиями.
• Системы планирования товаропотоков и логистических мощностей на основе финансово-маркетинговых показателей.
• Регламента взаимодействия склада и других структурных подразделений компании , в том числе и стандартов информационного обмена.
• Методологии расчета ключевых показателей эффективности (KPI) работы склада
• Мониторинга логистических мощностей компании и принципов их развития

Основные выводы:

1. Взаимная информационная изолированность склада и других подразделений компании является основной причиной возникновения ошибок  межфункицонального взаимодействия.
2. Устранение ошибок невозможно «настройкой» только одного подразделения. Необходим системный подход в координации процессов.
3. Оптимальная работа каждого подразделения компании в отдельности не  означает оптимальную работу компании в целом. Работа отдела компании должна считаться эффективной, если следствием такой деятельности  является оптимальность в работе компании.
4. Выработку критериев оптимальной работы и осуществление межфункциональной координации удобно проводить на основе матричных , горизонтальных структур, например, «комитет по логистике».

Список литературы.

1.Николай Вергиев “ Современный склад” 2007г. http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_75/article_3375/ (Дата обращения 05.07.2016)[1]

2. Кирил Толмачёв “Типичные ошибки при организации взаимодействия склада и других подразделений компании”

http://www.transmap.ru/articles/view/453/ (Дата обращения 01.07.2016) [2]

Приложение 1. Акт приёмки.

Приложение 2. Акт приёмки передачи.