Файл: Проектирование базы данных Учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (Описание предметной области. Постановка задачи).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Объем информации, который необходим для осуществления деятельности любой организации, растет с каждым днем. Для оптимизации сбора и хранения, а также для снижения временных затрат на обработку данных используют информационные системы.

В любой организации необходимы процессы учета. Например, ведение бухгалтерского, кадрового учета, а также учета входящей документации. В организациях, предоставляющих образовательные услуги существуют свои особенности ведения учета документации.

Однако, ведение бумажного документооборота имеет свои недостатки:

• Большой объем документов;
• Высокие временные затраты на формирование и поиск документов;
• Возможность повреждения или утери документа;
• Необходимость наличия больших архивных помещений.

Для устранения этих недостатков применяются базы данных, которые позволяют оперативно осуществить сбор, хранение и обработку данных. Существуют разные типы баз данных. Однако, наиболее часто используются реляционные базы данных. Преимуществами этого вида баз данных являются:

• Представление данных в удобной для пользователей форме.
• Изменение структуры базы данных не требует внесения значительных изменений в программный код.
• Обеспечение информационной безопасности данных [2].

Актуальность работы заключается в применении информационных технологий для оптимизации документооборота.

Объектом исследования является процесс учета расчетов с поставщиками или подрядчиками.

Предметом исследования является автоматизация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Целью работы является разработка базы данных для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Дать описание предметной области.
2. Осуществить выбор СУБД.
3. Спроектировать логическую структуру базы данных.
4. Спроектировать физическую структуру базы данных.
5. Создать контрольный пример решения задачи.
6. Разработать интерфейс и реализацию проекта.

Аналитическая часть

1. Описание предметной области. Постановка задачи

Предметной областью работы является процесс учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Поставщики и подрядчики – это организации, которые поставляют сырье, материалы и прочие товарно-материальные ценности (ТМЦ), а также выполняющие разные работы (капитальный, текущий ремонт основных средств и др.) и оказывающие различные виды услуг.

---

Процесс расчетов с поставщиками и подрядчиками производится по мере выполнения следующих работ:

• отгрузки ТМЦ;
• выполнения работ;
• оказания услуг.

Поставщикам и подрядчикам может быть выдан в соответствии с хозяйственным договором аванс. Без согласия организации в безакцептном порядке оплачиваются требования за отпущенный газ, воду электроэнергию, выписанные на основании показателей измерительных приборов и действующих тарифов, а также за канализацию, пользование телефоном, почтово-телеграфные услуги.

Выбор формы расчетов за поставленную поставщиками и подрядчиками продукцию, выполненные работы, оказанные услуги осуществляется организацией самостоятельно.

Основной документ, по которому осуществляется учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, - это счет-фактура установленной формы, которую выписывает поставщик или подрядчик. В счете-фактуре заполняются следующие реквизиты:

• наименование поставщика;
• адрес;
• идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
• грузополучатель;
• грузоотправитель;
• покупатель;
• адрес покупателя;
• ИНН.

В счет-фактуре указывают следующие сведения о поставленных товарах или описании выполненных работ и оказанных услуг:

• единица измерения;
• количество;
• цена;
• стоимость за все количество товаров (выполненных работ, оказанных услуг) без налога на добавленную стоимость (НДС);
• размер налоговой ставки;
• сумма НДС.

Образец счета-фактуры представлен на рисунке 1.

Первым документом, с которого начинается сотрудничество между организациями, является договор купли-продажи. Договор с каждым поставщиком или подрядчиком должен содержать следующую информацию:

• реквизиты обеих сторон;
• срок действия и/или сумма договора;
• предмет договора (товар и/или услуга);
• порядок и сроки предоставления товаров и/или услуг;
• порядок расчетов, документооборота и сверки между двумя организациями;
• порядок урегулирования споров и разногласий, а также штрафные санкции.

К счету-фактуре прикладывается накладная. Накладная - это документ, который сопровождает поступление товарно-материальных ценностей на предприятие.

Рисунок 1. Образец счета-фактуры

Накладная оформляется вместе с актом приемки, в котором организация может указать расхождения по количеству или качеству поставленных товаров.

---

В случае, когда прием ТМЦ осуществляется не руководителем организации, необходимо оформление доверенности на лицо, уполномоченное принимать товар. Доверенность вместе со вторым экземпляром накладной и акта приемки передается представителю поставщика.

В акте выполненных работ поставщик или подрядчик указывает оказанные услуги, дату их выполнения и стоимость.

1. Выбор СУБД

Под базой данных понимают совокупность сведений об объектах, процессах, событиях или явлениях какой-либо предметной области, которые организованы в соответствии с определенным набором правил, хранящиеся в памяти компьютера. Организация хранения баз данных соответствует требованиям удобства и удовлетворения потребностей пользователей.

В зависимости от представления данных в базе данных выделяют следующие виды баз данных:

1. Реляционные базы данных.
2. Иерархические базы данных.
3. Сетевые базы данных.

В процессе развития теории баз данных были выделены следующие модели данных:

1. Реляционная модель данных.
2. Иерархическая модель данных.
3. Сетевая модель данных.

В реляционной модели данных объекты и связи между ними представляют собой таблицы, при этом связи между ними также рассматриваются в виде объектов. Все строки, составляющие таблицу в реляционной базе данных, должны иметь первичный ключ.

Обработка данных, которые хранятся и обрабатываются в базах данных, осуществляется с помощью систем управления базами данных (СУБД). Во всех современных средствах СУБД поддерживается реляционная модель данных.

Рассмотрим классификацию СУБД.

1. Степень универсальности:

• СУБД общего назначения;
• СУБД универсального назначения.

1. Тип модели данных:

• иерархические;
• сетевые;
• реляционные;
• объектно-ориентированные;
• многомерные.

1. Способ доступа к базе данных:

• файл-серверные;
• клиент-серверные;
• встраиваемые [9].

Выбор системы управления баз данных (СУБД) представляет собой сложную многопараметрическую задачу и является одним из важных этапов при разработке приложений баз данных. Выбранный программный продукт должен удовлетворять как текущим, так и будущим потребностям предприятия, при этом следует учитывать финансовые затраты на приобретение необходимого оборудования, самой системы, разработку необходимого программного обеспечения на ее основе, а также обучение персонала. Кроме того, необходимо убедиться, что новая СУБД способна принести предприятию реальные выгоды [1].

---

Наиболее простой подход при выборе СУБД основан на оценке того, в какой мере существующие системы удовлетворяют основным требованиям создаваемого проекта информационной системы. Более сложным и дорогостоящим вариантом является создание испытательного проекта на основе нескольких СУБД и последующий выбор наиболее подходящего из кандидатов [5]. Но и в этом случае необходимо ограничивать круг возможных систем, опираясь на некие критерии отбора. Поскольку для реализации проекта была выбрана реляционная база данных, для ее создания необходима реляционная СУБД. Реляционные СУБД обладают следующими преимуществами:

1. Наглядное и простое отображение данных.
2. Позволяет лаконично описывать основные операции над данными.
3. Позволяет создавать языки манипулирования данными непроцедурного типа [3].

Рассмотрим критерии, которые влияют на выбор СУБД:

1. Надежность. Характеризуется низким уровнем ошибок, сохранность информации независящая от любых сбоев, и безотказность работы системы в любых условиях, и обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа.
2. Оперативность – высокая скорость обработки запросов.
3. Компактность – требования к дисковому пространству и количеству процессоров.
4. Наличие качественной и полной пользовательской документации.
5. Масштабируемость.
6. Стоимость [6].

Выбранная СУБД должна отвечать следующим критериям:

1. Поддержка реляционной модели данных.
2. Обладание масштабируемостью и мобильностью.
3. Содержать средства контроля использования памяти компьютера.
4. Быть производительной и надежной.

Рассмотрим решения, представленные на рынке и проанализируем их согласно выявленным критериям. Лидерами на рынке СУБД являются продукты IBM DB2, Oracle, Microsoft SQL Server и MS Access.

СУБД IBM DB2 является кросс-платформенной, обеспечивает стабильную работу базы данных. Недостатками системы являются высокая стоимость и низкая производительность.

СУБД Microsoft SQL Server обладает большим пакетом инструментов, стабильностью работы и низкими затратами на администрирование. Недостаток системы заключается в том, что она работает только на платформе Windows.

СУБД Oracle обладает высокой производительностью, легкостью интегрирования приложений и устойчивостью к большим потокам данных. Недостатком является высокая стоимость, необходимость приобретения мощного оборудования и персонала для поддержки СУБД [8].

СУБД MS Access является реляционной СУБД, разработанной с учетом того, что пользователями этой СУБД будут люди, не обладающие специальными знаниями в области разработки базы данных. СУБД содержит инструменты для создания таблиц базы данных и разработки пользовательского интерфейса (формы, кнопки, поля для ввода данных) [10]. Также с помощью инструментов этой СУБД можно создавать отчетные формы. База данных, разработанная в СУБД MS Access, обладает совместимостью с СУБД MS SQL Server и может быть интегрирована в эту СУБД. Сравнительный анализ СУБД представлен в таблице 1.

---

Таблица 1

Сравнительный анализ СУБД

СУБД	IBM DB 2	MS SQL Server	Oracle	MS Access
Критерий
Надежность	5	5	5
Оперативность	2	4	5
Компактность	3	2	4
Документация	4	5	3
Масштабируемость	4	3	3
Стоимость	2	5	2
Итого	20	24	22

Согласно выделенным критериям для проектирования ИС учета кассовых операций наиболее подходящей является СУБД MS SQL Server.

После того как выбрана СУБД, необходимо осуществить выбор программного средства для проектирования базы данных. Существуют несколько программных продуктов, автоматизирующих проектирование баз данных:

• Erwin Data Modeler.
• MS Visio.

CASE-средство Erwin Data Modeler представляет собой инструмент для проектирования реляционных баз данных [7]. В этом программном обеспечении можно создать логические и физические модели базы данных, на основании которых будет сгенерирована база данных в выбранной СУБД.

MS Visio представляет собой редактор для создания различных моделей, в число которых входит модель IDEF1X, позволяющая осуществить проектирование баз данных [4]. Поскольку этот программный продукт не является специализированным средством для проектирования баз данных, он обладает ограниченным функционалом и не позволяет сгенерировать базу данных в выбранной СУБД.

Поскольку CASE-средство Erwin Data Modeler обладает более широким функционалом и позволяет осуществить генерацию базы данных на основании логической и физической моделей, этот инструмент будет выбран для проектирования базы данных.

2. Проектирование логической структуры базы данных

Выделим основные сущности предметной области:

1. Организация – сущность, которая содержит информацию об организации, поставщиках и подрядчиках.
2. Товар – сущность, которая содержит информацию о товарах, полученных от поставщиков и подрядчиков.
3. Услуга – сущность, которая содержит информацию об услугах, предоставленных подрядчиками.
4. Договор – сущность, которая содержит информацию о договоре купли-продажи, выполнения работ или оказания услуг.
5. Счет-фактура – сущность, которая содержит информацию о документе, подтверждающем поставку товара.
6. Накладная – сущность, которая содержит информацию о документе, подтверждающем поставку товара.
7. Акт приемки – сущность, которая содержит информацию о документе, в котором указаны расхождения в предоставленных услугах или полученных товарах.

---