Файл: ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИИ.pdf

В Российской Федерации бухгалтерский учет представляет собой важнейшую и обязательную часть формирования экономики, так как вся производственная, хозяйственная и финансовая деятельность отражается в результатах бухгалтерского учета. И от того как грамотно и организованно составлены бухгалтерские записи зависит будущее организации и ее достижения. Также бухгалтерский учет , как и любая наука имеет свои методы. Под методом бухгалтерского учета следует понимать общность способов, благодаря которому изучается предмет бухгалтерского учета. Как правило, метод бухгалтерского учета рассматривается как совокупность элементов. Одним из основных элементов метода бухгалтерского учета является документирование и инвентаризация.

Данная тема достаточно актуальна на сегодняшний день, так как документирование и инвентаризация являются одним из самых результативных методов контроля за сохранностью имущества, тем самым помогает организации соблюдать порядок и правильность отражения операций в бухгалтерском учете, а также вовремя обнаружить и исправить ошибки и недочеты, полученные в результате ее проведения.

Объектом исследования работы является документирование и инвентаризация.

Предмет исследования – классификация видов документов, документооборот и порядок проведения инвентаризации.

Целью курсовой работы является подробное изучение понятий документирование и инвентаризация.

Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть следующие задачи:

Дать общее определение понятиям документирование и инвентаризация;
Рассмотреть классификацию видов документов, документооборот и контроль за документооборотом;
Определить роль и значение документирования в бухгалтерском учете;
Охарактеризовать порядок проведения ;
Определить роль и значение инвентаризации в бухгалтерском учете;

Для решения поставленных задач было использовано комплекс

материалов и источников, которые легли в основу работы. К ним относится законы и кодексы со всеми положениями по бухгалтерскому учету: тексты с самыми последними изменениями и дополнениями на 2016 год. Также полезным источником послужила книга Самоучитель по бухгалтерскому учету 2015 года.

Одним из основных источников работы послужили статьи в журнале научных исследований Авдеева В. В. (Порядок проведения инвентаризации // Всё для бухгалтера. ). Также немаловажную роль сыграли статьи Акатьева М. Д. (Метод бухгалтерского учета: авторский взгляд // Международный бухгалтерский учет. ); Воронина Н. В. (Порядок хранения и уничтожения документов // Бухгалтер и закон.); Жминько Н. С., Васильев В. П., Тритяк Ю.А. (Организация и ведение документооборота, его основные этапы // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета. ); Федяинова В. И., Сысо Т. Н. (Электронный документооборот: технология внедрения и способ оптимизации бизнес-процедур // Вестник Омского университета.).

В первой главе рассмотрено общее понятие документирования и инвентаризации.

Во второй и третьей – документирование и инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета.

1. ОБЩЕЕ ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

1.1. Документы и их формы в бухгалтерском учете

Итак, как известно, документ является деловой бумагой. С точки зрения бухгалтерии документ – представляет собой лист бумаги с таким текстом, который подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо событие хозяйственной жизни организации. [5]

Документирование является элементом метода бухгалтерского учета и представляет собой процесс составления и оформления документов на различных носителях. Кроме того, документ является письменным распоряжением на совершение хозяйственной операции или письменным свидетельством факта ее совершения.

Итак, документация организации обычно делится на входящие (входные), исходящие (выходные) и внутренние (служебные) документы.

Документирование хозяйственной деятельности организации считается основанием бухгалтерского учета: ни один факт хозяйственной жизни не может быть признан истинным, если он не зафиксирован в документе.

Документ обеспечивает сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование информации, возвращение ее во времени.

Таким образом, именно документирование является элементом метода бухгалтерского учета. [2]

Формы документов. Если образцы форм документов утверждаются правительственными органами, то такие формы документов называются типовыми или унифицированными. Организации могут изменять унифицированные формы, усложняя их, или составлять собственные формы.

Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные сведения – реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления;

• наименование предприятия, составившего документ;

• содержание хозяйственного события;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• фамилии и должности ответственных лиц;

• личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов обычно присутствует реквизит под названием номер документа. С помощью номера удобно различать документы одного вида.

Формы документов, составленные организацией, – это часть ее учетной политики. Поэтому их образцы должны быть приложениями к приказу руководителя организации, утверждающего ее учетную политику. Кроме того, приказом руководителя должны быть определены работники, которые могут подписывать те или иные документы организации.

Возможность подписывать наиболее значимые документы остается за руководителем. Денежные и расчетные документы обязан подписывать главный бухгалтер.

Законодательство предусматривает способ разрешения разногласий между руководителем и главным бухгалтером, касающихся осуществления отдельных хозяйственных операций. Если главный бухгалтер отказывается подписывать какой-либо денежный или расчетный документ, то это может сделать за него руководитель организации. Но в этом случае всю ответственность за последствия хозяйственной операции по этому документу будет нести руководитель. [5]

Типовая структура документа состоит из трех частей: «шапка»; табличная часть; «подвал».

Отметим, что документы бывают с более сложной структурой, и наоборот, может содержать более простую.

1. Понятие, цели и задачи инвентаризации

Инвентаризация – это один из основных элементов метода бухгалтерского учета, которая представляет собой проверку и контроль имущества организации, его материальные и финансовые ценности.

Целью инвентаризации является выявление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения финансовых обязательств в учете.

Также инвентаризация решает много задач, но основной задачей является контроль за сохранностью имущества путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета, а также проверка реальности сумм, отраженных во всех бухгалтерских записях.

Бухгалтерский учет – это своеобразная летопись хозяйственной жизни организации, которая ведется в структурном подразделении предприятия – бухгалтерии на основании документов, поступающих от других работников организации, а также документов, которые составляют сами бухгалтеры.

Именно по этим документам бухгалтерия организации прослеживает движение имущества организации – материальных ценностей и денег. На любой момент времени бухгалтерия организации может иметь представление о распределении имущества организации, т. е. какое имущество принадлежит организации и где оно находится.

Но, скорее всего, в такой схеме работы могут возникать сбои.

Документ, который отдан в бухгалтерию и оформлен абсолютно грамотно, на самом деле может не соответствовать реальной хозяйственной операции. Другой документ мог пропасть по дороге в бухгалтерию. Материальные ценности, принадлежащие организации, могли быть потеряны или украдены.

В итоге аналогических мероприятий картина распределения имущества организации, получаемая на основании данных бухгалтерии, не станет соответствовать действительному положению.

Для своевременного выявления и исключения возникновения расхождений периодически проводится инвентаризация – проверка соответствия имущества, числящегося в организации, данным бухгалтерского учета. [5]

Руководство организации и ее собственники заинтересованы в том, чтобы инвентаризации имущества организации проводились регулярно и добросовестно.

Выводы к первой главе

Таким образом, в первой главе было рассмотрено понятие документов и их форм. Документирование представляет собой процесс составления и оформления документов на различных носителях. Документы в бухгалтерском учете носят обязательный характер, так как все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны отражаться в документации. Также существует такое понятие как форма документа, под формой документа следует понимать состав и расположение его реквизитов. Состав реквизитов (т.е. сведения) определяется характером хозяйственной операции. Размещения этих реквизитов определяется удобством дальнейшей обработки этих документов. Также было рассмотрено понятие инвентаризации, ее цели и задачи. Инвентаризация представляет собой способ контроля за сохранностью средств организации и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Целью инвентаризации является выявление фактического наличия имущества в целях обеспечения его сохранности. Основными задачами инвентаризации является:
выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

2.1. Классификация видов документов

По соответствию хозяйственным событиям можно выделить следующие виды документов: материальные; денежные; расчетные.

Денежные документы и большая часть вычисленных бумаг издают бухгалтеры. Согласно предназначению документы возможно разделить на последующие категории:

1) организационно-распорядительные – разрешающие проведение хозяйственной операции (приказы, распоряжения, доверенности и т. д.);

2) оправдательные (исполнительные) – составляющиеся в момент совершения операции (накладные, акты сдачи-приемки, приходные кассовые ордера и др.);

3) комбинированные – сочетающие разрешительный и оправдательный характер (платежная ведомость, расходный кассовый ордер);

4) документы бухгалтерского оформления – вспомогательные документы, нужные для облегчения работы бухгалтерии (различные расчеты и справки).

Согласно сфере воздействия документы разделяются в последующие 2 категории:

• внутренние, назначенные с целью применения только лишь изнутри организации;

• внешние, назначенные с целью применения равно как изнутри организации, так и за ее пределами.

В случае если документ считается внешним, в таком случае кроме индивидуальных подписей сотрудников его следует заверить круглой печатью организации.

Примером такого документа является «Накладная на внутреннее перемещение» (Приложение 1)

Разумеется этот документ не является унифицированным. Согласно классификации он является материальным документом, по назначению – оправдательным, по области действия – внутренним.

Возможно удостовериться, что структура накладной на внутреннее перемещение полностью соответствует типовой структуре документа. Накладная на внутреннее перемещение содержит три части типового документа – «шапку», табличную часть и «подвал». Поэтому в каждой из трех частей накладной содержатся все реквизиты, предусмотренные типовой структурой, а также определенные дополнительные сведения.

В приведенной накладной на внутреннее перемещение отражено некоторое событие хозяйственной жизни организации, заключающееся в том, что в определенный день материальные ценности в виде одного стола и двух стульев были переданы из подразделения склад отдела снабжения в подразделение торговый отдел. При этом материальная ответственность за указанные материальные ценности перешла от материально ответственного лица Ивановой М.И., которая является работником подразделения склад отдела снабжения, к материально ответственному лицу Петрову А.С. – работнику подразделения торговый отдел.