Файл: Деловые коммуникации в проектной среде 9 Теоретические основы деловых коммуникаций в проектной среде ).pdf

Репозитарий проекта состоит из электронной части и части на бумажном носителе. Вторая организуется в виде традиционных папок для бумаг, куда помещаются копии документов, и хранится в проектном офисе. Электронная часть состоит из электронных папок файловой системы, где также находятся копии документов, и хранится на сетевом дисковом ресурсе проектного офиса. По завершении проекта весь репозитарий передается заказчику. Из его электронной части формируется архив проекта, который направляется в хранилище исполнителя.

Данный инструмент позволяет организовать обмен проектной информацией между заказчиком, исполнителем и ключевыми участниками проекта, автоматизировать деятельность проектного офиса и его участников в соответствии с определенными для них ролями. За актуальность данных, содержащихся в электронной части репозитария проекта, отвечает руководитель проекта.

2.1.6. Инфраструктура проектного офиса

Помещение проектного офиса должно обеспечивать возможность размещения не только специалистов исполнителя, входящих в состав проектных групп, но и заинтересованных участников проекта. С этой целью участники проекта со стороны заказчика и исполнителя должны быть расположены на территории одного проектного офиса. Open space (открытое пространство) — одна из популярных форм организации проектного офиса, которая способна обеспечить эффективность командной работы, упростив осуществление коммуникаций и повысив вовлеченность участников в задачи реализации проекта.

В состав технических средств проектного офиса должны входить: 1) компьютеры, полностью подготовленные к работе (с предустановленным комплектом базового прикладного ПО, подключенные к сети электропитания и к локальной вычислительной сети); 2) рабочий файловый сервер с выделенным дисковым пространством для хранения документации по проекту; 3) копировально-множительная техника (принтеры, сканеры, копировальные аппараты) для подготовки проектной документации.

Таким образом, помещение и комплекс программно-технических средств проектного офиса должны стать современной средой деятельности, планировка которой определяется не отдельными рабочими местами, а задачами в рамках проекта.

Заключение

Проекты любого рода зависят от существующих в них деловых коммуникаций. Для успеха в управлении проектом особенно важна межличностная коммуникация, которая осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений, или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жестом, интонацией и т.п.). Во-первых, решение многих управленческих задач строится на взаимодействии людей (начальника с подчиненными, подчиненных друг с другом и т.д.) в рамках конкретных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. Существует понятие «богатство информации», или степени, с которой она может изменить понимание проблемы в рамках определенного периода времени. При этом данные, составляющие информацию, являются продуктом коммуникации. Богатство информации определяется не только содержанием данных, но и средствами передачи этой информации. При нехватке информации и недостаточном стимулировании стремления обмениваться ею проекты едва ли могут быть реализованы.

Подводя итоги по проектной части, необходимо отметить, что в решении бизнес-задач и достижении стратегических целей управления проектом проектный офис должен ориентироваться не только на их реализацию, но в первую очередь быть инструментом обратной связи и обеспечивать поддержку менеджмента, представляющего противоположные точки зрения и интересы, а также планы на разные сроки.

Список использованной литературы

Богданов, В. В. Управление проектами. Корпоративная система — шаг за шагом. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. — 248 c.

Гнедых В. А. Особенности организации проектного офиса в компании [Текст] / В. А. Гнедых // Молодой ученый. — 2015. — №9. — С. 576-581.

1. Гонтарёва И.В., Нижегородцев Р.М., Новиков Д.А. Управление проектами. - М.: Либроком, 2009. - 384 с.

Инвестиционно-строительный инжиниринг: справочник для профессионалов / И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, А. В. Гинзбург, Ю. Н. Забродин, Н. Г. Ольдерогге, С. А. Титов, под ред. проф. И. И. Мазура и проф. В. Д. Шапиро — 2-е изд., стер. — М: Изд. Центр «ЕЛИМА», Издательство «Омега-Л», 2010. С. 801–824

Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. - М.: «Высшая школа», 2013. - 467 с.

Никулина И.Е. Инновации в современном менеджменте / И.Е. Никулина // Вестник Томского государственного университета. –Томск. : 2011. - № 342 - С. 159-162

Суровцева Е.С. Актуальные проблемы управления организационными коммуникациями / Е.С. Суровцева // Вестник ТГУ. – Томск : 2008 - № 2(58) – С. 125-127.

Попова Е. Проектный офис: уровни зрелости [Электронный ресурс] // Босс № 01 (2009 г.). URL: http://www.bossmag.ru/view.php?id=4114

Приложение 1

Сравнение организационных структур управления проектом^[5]

Приложение 2

Организационная структура инвестиционного проекта

Приложение 3

Документация по управлению проектом

1. Никулина И.Е. Инновации в современном менеджменте / И.Е. Никулина // Вестник Томского государственного университета. –Томск. : 2011. - № 342 - С. 159-162 ↑

2. 1. Гонтарёва И.В., Нижегородцев Р.М., Новиков Д.А. Управление проектами. - М.: Либроком, 2009. - 384 с.

   ↑

3. Суровцева Е.С. Актуальные проблемы управления организационными коммуникациями / Е.С. Суровцева // Вестник ТГУ. – Томск: 2008 - № 2(58) – С. 125-127. ↑

4. Попова Е. Проектный офис: уровни зрелости [Электронный ресурс] // Босс № 01 (2009 г.). URL: http://www.bossmag.ru/view.php?id=4114 ↑

5. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. - М.: «Высшая школа», 2013. - 467 с. ↑