Файл: Проектирование реализации операций бизнес процесса «Складской учет» (Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи).pdf

Введение

Основной задачей всех предприятий является наиболее полное обеспечение спроса населения высококачественной продукцией. Темпы роста размеров производства продукции, повышение ее качества непосредственно влияют на величину издержек, прибыль и рентабельность организации. Поэтому очень важно уделять особое внимание учету готовой продукции на предприятии, т.к. это основное звено любого предприятия.

Предмет исследования - автоматизация управления складом готовой продукции. Автоматизация работы является необходимым и перспективным процессом. И использование современных информационных технологических решений позволяет значительно облегчить работу сотрудников.

Объект исследования – склад готовой продукции.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данного проекта для достижения главной цели:

1. Провести анализ и описание предметной области;
2. Создать хранилище данных;
3. Создать функцию управления приходом и отпуском продукции;
4. Обеспечить систему функцией контроля четкости оформления документации;
5. Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
6. Обеспечить исключительную безопасность данных в системе;
7. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы сотрудника;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации рабочего места сотрудника склада, для информационной системы предприятия по производству, настроенный под требования конечных пользователей.

1 глава. Аналитическая часть.

Выбор комплекса задач автоматизации.

ТОО «Zetta» на протяжении уже почти двадцати лет является одним из уверенных лидеров по производству офисной мебели в Алматинском регионе. Компания «Zetta» предлагает огромный ассортимент офисной мебели.

Фабрика «Zetta» – это самостоятельное предприятие, которое оснащено самым современным немецким и американским оборудованием. Вся продукция проходит полный производственный цикл. Все материалы и сырье, из которых производится продукция мебельной фабрики «Zetta», являются высококачественными, современными, экологичными, что подтверждено соответствующими сертификацией и документами.

Комплексное производство всех видов изделий в одном месте, отсутствие посредников, экономия на транспортных расходах делают цены на мебель привлекательными и для глаз покупателей, и для их семейного бюджета. ТОО «Zetta» - одна из ведущих компаний, которые производят мебель в Алматинском регионе.

В данной курсовой работе будет рассматриваться автоматизация складского учета на ТОО «Zetta»

Автоматизация складского учета оказывает положительное влияние на следующие системы предприятия:

- управление запасами. Благодаря внедрению на предприятии такой автоматизированной системы, как складской учет, заметно повышается эффективность проведения инвентаризации складских запасов. Кроме того, программа автоматически формирует списки того товара, который необходимо закупить. Также благодаря этой программе есть возможность намного быстрее отслеживать процесс перемещения изделий внутри склада.

- документооборот. Значительное ускорение оборота документации на предприятии.

- персонал. За счет внедрения программы компания становится менее зависимой от работы персонала, поскольку ошибки, которые могут быть допущены по вине сотрудника, программное обеспечение позволяет свести к нулю.

- отчетность. Появляется возможность в очень короткие сроки формировать любые варианты аналитических отчетов.

- управление денежными средствами. Автоматизация складского учета сильно влияет на снижение материальных затрат, которые неизбежно возникают в связи с ограниченностью сроков, в которые изделие должно быть реализовано. Благодаря использованию программы товар реже подлежит возврату, а количество ежедневных обработанных заявок значительно возрастает.

- клиентская база. Автоматизация складского учета положительным образом влияет на сроки отгрузки заказанного товара. Кроме того, программа позволяет исключить недокомлектацию или ошибку в комплектации, а также бракованное изделие.

Склад готовой продукции является уникальным подразделением, в структуре производственного предприятия. От организации его работы напрямую зависит эффективность функционирования единой логистической схемы, объединяющей взаимозависимые процессы производства и реализации готовой продукции.

При автоматизации склада готовой продукции должны быть решены несколько групп задач:

• Учет поступающей на склад продукции предприятия (автоматизация бизнес-процессов сдачи продукции на склад из производства и возврата продукции на производство в случае обнаружения брака, формирование необходимых приходно-расходных документов и возможность получения отчетов).
• Учет отгружаемой со склада продукции (регистрация отгрузки, резервирование необходимых товаров, регистрация возврата продукции от заказчика, учет оплаты продукции, формирование типовых документов, сопровождающих перемещение товара, формирование персонифицированных отчетов).
• Контроль качества продукции (регистрация сертификатов качества или результатов технического контроля для всех продуктов, поступающих на склад)
• Учет остатков готовой продукции

При разработке системы автоматизации склада готовой продукции должна быть решена задача интеграции с уже существующими на предприятиях системами.

Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета продукции на складе:

Основные бизнес-процессы:

- прием продукции;

- учет остатков;

- сдача продукции на склад цехами предприятия;

- проверка выполнения плана;

-учет отгрузки продукции;

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки накладных и порядка документооборота.

- анализ движения продукции.

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- сдача продукции на склад цехами предприятия;

- прием продукции;

- проверка выполнения плана;

- учет остатков;

-учет отгрузки продукции

Построим модель как есть (рис. 1.1, 1.2).

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Склад готовой продукции» AS-IS

Входными данными являются:

Договор

Данные покупателя

Приходная накладная

Расходная накладная

Выходными данными являются:

Отгрузка продукции

Выполнение плана

Отчетность по отгрузке

Рис.1. 2. Функциональная модель первого уровня «Склад готовой продукции» AS-IS

В процессе анализа предметной области выявлено, что процесс анализы выполнения плана цехами, а также определение наличия нужного количества продукции на складе вызывает затруднения и занимает много времени. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель как будет (рис. 1.3, 1.4).

На всех диаграммах добавляется Информационная система

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Склад готовой продукции» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах на складе, что приводит к серьезной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Склад готовой продукции» TO-BE

• 1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Приходная накладная, Счет и Отгрузка товара. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью данных, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения о продажах товара, об остатках, провести анализ основных причин низкого спроса и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за данный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 450 минут или 7,5 часов, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 10 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Слабый контроль работы сотрудника.
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 отображен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 6,5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников склада.

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы

В состав информационного обеспечения должны входить:

• потоки входной информации, к которым относятся сведения о поступившем товаре, его количестве, наименованиях, дате отгрузки и поступления на склад и т.д.
• потоки выходной информации, к которым можно отнести сведения о количестве продукции, находящейся на складе, дате его отгрузки, результаты проводимых ревизий.

В состав классификаторов входят следующие:

• Справочник "Единицы измерения"
• Справочник "Цеха"
• Справочник "Продукция"
• Справочник "Покупатели"
• Справочник "Договоры"

В список первичных документов входят:

• Сдача на склад
• Отгрузка
• Инвентаризация

В результате должны формироваться следующие документы:

• План;
• Отгрузка;
• Инвентаризация.

Для ввода и вывода информации используются экранные формы, которые проектируются и создаются до начала внедрения системы данное решение актуально, так как состав информации используемой информационной системой постоянен и не будет изменяться во время её эксплуатации.