Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Транспортная доставка заказов» (Описание предметной области. Постановка задачи.).pdf

1. организационные модели, представляющие иерархию организационных подразделений и конкретных сотрудников, а также связи между ними.
2. функциональные модели, содержащие иерархию задач, необходимых для достижения поставленных целей;
3. информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
4. модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов.

Ключевые характеристики ARIS:

1) ориентирован на процессное описание;

2) используются собственные методы моделирования и различные известные методы моделирования, например ER и UML;

3) основной нотацией является eEPC (extended Event-driven Process Chain). Пример диаграммы в данной нотации изображен на рисунке 7.

Рисунок 7 - Пример диаграммы классов в нотации eEPC

4) каждый аспект деятельности предприятия рассматривается отдельно, затем строится интегрированная модель;

5) наличие внутренней базы данных, которая позволяет проверять модель на непротиворечивость, целостность, проводить верификацию модели.

Все рассмотренные нами средства имеют функцию моделирования бизнес-процессов. Однако не для всех она является основной. Так, Erwin, Power Designer и Rational Rose чаще используются для моделирования баз данных, а Oracle Designer, Power Designer и Rational Rose – для моделирования компонентов разрабатываемых приложений.

Для моделирования бизнес-процессов больше подходят BPwin, ARIS и Rational Rose. В таблице 1 приведем сравнительный анализ этих инструментов, где «+» означает «да», «+/-» – «частичная реализация, требующая доработки иными инструментальными средствами», «-» – «нет»

Таблица 1

Сравнительный функциональный анализ инструментов
моделирования бизнес-процессов

	Функциональные возможности	ARIS	BPWin	Rational Rose
1	Поддерживаемый стандарт	еEPS, ERD, UML, собственные нотации	IDEF0, IDEF3, DFD	UML
2	Наличие выразительных средств графического отображения моделей	Репрезентативность моделей высока	Репрезентативность моделей низка	Репрезентативность моделей низка
3	Моделирование диаграмм различных типов	+	+/-	+/-
4	Функционально-стоимостной анализ	+	+	+/-
5	Имитационное моделирование	+	+/-	-
6	Возможность декомпозиции объекта	+	+	+
7	Оформление проектной документации: генерация технологических и рабочих инструкций	+	+/-	+
8	Хранение моделей деятельности предприятий	+	+/-	+/-
9	Контроль и обеспечение целостности проектных данных	+	+/-	+
10	Ведение библиотеки типовых бизнес-моделей	+	+/-	+/-
11	Возможность групповой работы	+	+	+
12	Простота освоения продукта	Сложно	Просто	Сложно

---

Как мы видим, при максимальной простоте инструмент BPWin обладает всеми необходимыми функциями для осуществления цели данной работы. Поэтому для моделирования процесса транспортной задачи, мы будем использовать именно этот инструмент.

Из таблицы видно, что BPWin поддерживает три стандарта: IDEF0, IDEF3, DFD. Из них наиболее полную информацию о процессе предоставляет IDEF0, так как отражает одновременно все функциональные подпроцессы, нормативно-правовые документы, стандарты, сотрудников организации, подразделения, технические средства и пр., задействованные при реализации определенного бизнес-процесса.

Кроме того IDEF0 имеет ряд преимуществ:

1. возможность агрегирования и детализации потоков данных (разделение и слияние стрелок);
2. комплексность при декомпозиции;
3. наличие жестких требований методологии, обеспечивающих получение моделей процессов стандартного вида.

Прежде чем перейти к моделированию бизнес-процесса, рассмотрим основные правила построения диаграмм в нотации IDEF0:

1) В модели должна присутствовать контекстная диаграмма, которая состоит из единственного блока.

2) Блоки на диаграмме должны располагаться по диагонали – от левого верхнего угла диаграммы до правого нижнего в порядке присвоенных номеров.

3) Не контекстные диаграммы должны состоять из трех-шести блоков.

4) Имена блоков и метки стрелок должны быть уникальными.

5) Блоки всегда должны иметь хотя бы одну управляющую и одну выходную стрелку, но могут не иметь входных стрелок.

1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Для того, чтобы сделать процесс более эффективным, необходимо понимать, как он работает в настоящее время. Для этого, в первую очередь, определяются границы процесса, механизмы и средства управления. В пункте 1.1 мы уже выявили основные элементы процесса транспортной доставки заказа. Обозначим их еще раз.

Входы процесса:

1. уже сформированный заказ на складе;
2. заявка на доставку.

Выходы процесса:

1. доставленная продукция;
2. счет-фактура.

Механизмы процесса:

1) отдел сбыта;

2) руководитель отдела сбыта – он же является владельцем процесса, т.е. лицом, ответственным за выполнение всех связанных операций;

3) главный бухгалтер;

4) оператор склада;

5) грузчики;

6) технические средства и программное обеспечение.

Средства управления процессом:

1. условия работы с выбранными транспортными компаниями;
2. договора с банками для перевода средств;
3. инструкции по упаковке и перевозке товаров различных видов;
4. инструкции по эксплуатации технических средств и программного обеспечения.

---

Основываясь на этих данных при помощи выбранного средства моделирования BPWin построим схему управления процессом (контекстную диаграмму) и изобразим ее на рисунке 8.

Рисунок 8 – Схема управления процессом транспортной доставки товаров

Для подробного изучения данного процесса, проведем декомпозицию контекстной диаграммы. Разобьем процесс доставки на следующие этапы:

1. Как только поступит заявка на доставку и заказ будет сформирован, необходимо заключить договор с транспортной компанией о перевозке товара со склада до пункта выдачи. Для этого отделу сбыта следует изучить условия транспортной компании, подготовить договор, который подпишет руководитель отдела. После заключения договора транспортная компания предоставит счет для оплаты.
2. После получения бухгалтерией счета, необходимо перевести определенное количество денежных средств со счета организации на счет транспортной компании. Этот подпроцесс выполняется главным бухгалтером организации через банк, в котором у организации открыт денежный счет и с которым заключен соответствующий договор. Как только счет будет оплачен, дается разрешение на отгрузку товара.
3. На третьем этапе происходит отгрузка товара. Здесь свою работу выполняют грузчики согласно инструкции по упаковке и перевозке товаров. Руководит этим подпроцессом оператор склада при помощи соответствующего программного обеспечения. Результатом работы будет отгруженный товар.
4. Когда товар доставлен в пункт выдачи, начинается заключительный этап процесса – вручение товара заказчику. Здесь снова функционирует отдел сбыта при помощи программного обеспечения. В итоге заказчик получает заказанную продукцию и счет-фактуру.

Схема управления всему обозначенными подпроцессами изображена на рисунке 9 и для удобства изучения вынесена на отдельную страницу.

Таким образом, мы построили модель «как есть» бизнес-процесса транспортной доставки заказа. Отметим, что эта модель не является эффективной и требует оптимизации. В следующей главе мы более подробно рассмотрим имеющиеся проблемы и пути их решения.

Рисунок 9 - Схема управления подпроцессами транспортной доставки товаров

---

ГЛАВА 2. ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА
«ТРАНСПОРТНАЯ ДОСТАВКА ЗАКАЗОВ»

2. 1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов – это усовершенствование последовательных действий, которые направлены на достижение поставленных целей компании путём выбора наилучшего варианта их выполнения.

В процессе оптимизации можно выделить три этапа:

1. выявление недостатков существующей системы;
2. разработка мероприятий по устранению проблемы;
3. реализация разработанных мероприятий.

Из нашей модели «как есть» видно, что смоделированный нами процесс имеет недостатки. Два основных из них связаны с сотрудничеством с транспортной компанией.

Во-первых, транспортировка товаров с помощью транспортных компаний на относительно небольшие расстояния (например, в пределах города) нерентабельна для организации, так как включает в свою стоимость дополнительные расходы в виде страховок, платы сотрудникам транспортной компании, НДС и пр. И если эта цена оправдана для длинных дистанций, то для малых – гораздо выгоднее осуществлять доставку собственными силами.

Во-вторых, согласно модели заказ передается в транспортную компанию, сразу по поступлению заявки. Для организации было бы выгоднее осуществлять транспортировку одной большой партии заказов, чем нескольких маленьких. Поэтому предлагается отправлять заказы не сразу, а накапливать их в течение некоторого времени (например, недели), группировать в партии по городам, куда должна быть осуществлена доставка и только после этого отправлять их в транспортные компании.

Таким образом, на основе проведенного анализа в разработанную нами модель предлагается внести следующие изменения:

1. добавить процесс выбора способа доставки груза. Здесь будет два выходных потока: первый – отправка груза собственным транспортным средством (если расстояние доставки не превышает заданного предела), второй – отправка груза транспортной компанией (используется для транспортировки в другие города/регионы). Этот процесс поможет сэкономить деньги на доставке товаров по своему городу/региону;
2. добавить процесс группировки нескольких заказов в один при доставке товара транспортной компанией. Этот процесс установит определенную периодичность доставки товара в пункты выдачи каждого города. Сроки доставки увеличатся, но при это снизятся издержки. Выходным поток являются сгруппированные заказы, вместо одного конкретного.

---

Остальные изменения в модели рассмотрим подробнее в следующем параграфе данной работы

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Основываясь на решениях, предложенных в предыдущем пункте, усовершенствуем разработанную нами модель. Для этого нужно ввести новые элементы.

1. механизмы: транспортное средство и экспедитор;
2. средства управления: инструкцию по эксплуатации транспортным средством и информацию о заказчике.

Для того, что проконтролировать правильность построения контекстной диаграммы, представим полный список элементов, задействованных на данном этапе.

Входы процесса:

1. уже сформированный заказ на складе;
2. заявка на доставку.

Выходы процесса:

1. доставленная продукция;
2. счет-фактура.

Механизмы процесса:

1) отдел сбыта;

2) руководитель отдела сбыта – он же является владельцем процесса, т.е. лицом, ответственным за выполнение всех связанных операций;

3) главный бухгалтер;

4) оператор склада;

5) грузчики;

6) технические средства и программное обеспечение;

7) транспортное средство

8) экспедитор.

Средства управления процессом:

1. условия работы с выбранными транспортными компаниями;
2. договора с банками для перевода средств;
3. инструкции по упаковке и перевозке товаров различных видов;
4. инструкции по эксплуатации технических средств и программного обеспечения;
5. инструкции по эксплуатации транспортным средством;
6. информация о заказчике.

Измененная контекстная диаграмма изображена на рисунке 10.

Рисунок 10 – Схема управления процессом транспортной доставки товаров после оптимизации

Проведем декомпозицию полученной диаграммы с учетом вносимых изменений. Для этого выделим следующие подпроцессы.

1. Выбрать способ доставки груза – новый этап в оптимизированном процессе – на основе информации о заказчике (в первую очередь информации о его географическом положении) отделом сбыта принимается решение о способе транспортировки товара: отправка товара транспортной компанией либо собственным транспортом, если выбран второй вариант – переходим к процессу отгрузки товара.
2. Если выбран вариант транспортировки заказа транспортной компанией, необходимо скомпоновать несколько заказов в одну группу. Плюсы и минусы этого этапа мы рассмотрели в предыдущем праграфе. Осуществляется этот процесс отделом сбыта на основе критерия географического положения заказчика, поэтому необходимо использовать информацию о заказчике. В результате получаем сгруппированные заказы.
3. Далее для удобства использования диаграммы управления подпроцессами, мы объединили этапы по заключению договора с транспортной компанией и оплату его услуг. «Механизм» и «управления» остаются те же, что и были на этих двух этапах. В результате получаем разрешение на отгрузку.
4. Кроме отгрузки товара, наша организация теперь реализует самостоятельную доставку. Поэтому к «механизмам» на четвертом этапе добавляются экспедитор и транспортное средство, а к «управлениям» - инструкция по эксплуатации транспортного средства. В итоге имеем также, как и прежде, отгруженную продукцию.
5. Последний этап – выдача товара заказчику – остается без изменений.

---