Файл: "Операции, производимые с данными".pdf

2 Базы данных

2.1 Понятие баз данных

Сама теория базы данных представляет собой сравнительно молодую область знаний. Конечно, программисты занимаются этим больше 30 лет, но с момента первого появления инструментов многое изменилось. Ритм времени уже не бежит, а стремительно летит вперед. Поэтому без продвинутых и современных технологий невозможно представить даже небольшое производство.

Все системы управления предприятием в некоторой степени связаны функциями сохранения информации и ее обработки в определенный период. Таким образом, информация стала тем самым фактором, который определяет эффективность любой работы или сферы деятельности. С увеличением информационных потоков повысились и требования к скорости обработки данных. Теперь большинство операций, которые проводились вручную и требовали много времени, выполняются практически мгновенно. Этот процесс можно назвать перспективным внедрением компьютерных технологий [5].

Поскольку любые административные решения нуждаются в оценке текущей ситуации на предприятии, руководство должно видеть все изменения своевременно и по каждой отрасли. Если вычисление важных факторов вручную занимает огромное количество времени, то с OLAP такая необходимость отпадает. Система сама вычисляет необходимые показатели, используя алгоритм изменения итоговых величин с течением года под влиянием переменных в СУБД. По этой причине реакция руководства на изменения работы может быть более оперативной и эффективной.

Система компьютерного управления обеспечивает получение любой информации без длительных задержек, а также производит анализ данных и определяет тенденции изменения важнейших показателей.

Приложение Microsoft Access считается самой производительной и мощной системой управления реляционными СУБД.

База данных представляет собой совокупность взаимосвязанных и структурированных методов, которые обеспечивают выработку отображенной информации.

Во все СУБД можно регулярно добавлять новые данные и важную информацию. Поэтому СУБД практически ничем не отличаются от электронных таблиц Excel. Но между ними все же существует различия:

1) СУБД разрабатываются специально для обработки большого объема информации, а таблицы для малых [2].

2) Базы данных легко могут связывать две таблицы таким образом, чтобы пользователю было удобно работать с данными, что невозможно сделать в электронных таблицах.

3) СУБД позволяют пользователю эффективно работать с ресурсами компьютера и минимизировать объем информации в общем виде. Например, повторяющиеся данные могут быть связаны таблицами Access, которые считаются мощным приложением к ОС Windows.

Реляционная СУБД обеспечивает доступ к любому типу данных и помогает пользователю одновременно работать с несколькими таблицами. Причем, эти таблицы могут быть созданы в среде Paradox или dBase.

При работе в среде Microsoft Office любой пользователь может распоряжаться текстовыми документами и электронными таблицами по своему усмотрению. При помощи расширений он может транслировать информацию в Интернете на языке HTML и работать с приложениями Explorer и Navigator.

Access спроектирован специально для пользовательских приложений, в которых файлы данных выступают в роли ресурсов в сети. При этом в нем реализована система защиты от несанкционированного проникновения к информации [11].

В рамках курсовой работы необходимо сделать проект информационной системы и реализовать его средствами MS Access, которая поддерживает базу данных лекарственных препаратов.

2.2 Создание базы данных

Под базой данных подразумевается совокупность взаимосвязанных и структурированных методов и сведений, которые обеспечивают отображение данных и добавление выборки. Благодаря Microsoft Access можно управлять информацией из одного файла этой базы данных. При этом в рамках файла применяются такие объекты:

- таблицы для сохранения информации;

- запросы для осуществления поиска и извлечения лишь необходимых сведений;

- формы для добавления, просмотра и изменения информации в таблицах;

- отчеты для выполнения анализа, а также печати необходимой информации в должном формате [2].

Качественная разработка базы данных гарантирует лёгкость ее поддержания. Всю информацию нужно сохранять в формате таблиц, и каждая из них должна содержать сведения одного типа. В таком случае будет достаточным лишь обновить определённые данные в одном месте, чтобы они отобразились сразу во всей БД.

Чтобы решить поставленные задачи база данных должна состоять из следующих элементов:

1. Таблиц:

- таблица «Группы товаров» включает в себя поля групп товаров, ведь для лучшего просмотра перечень ассортимента уместно разбить на отдельные группы, а также столбцы: группы, описание и ключ группы;

- таблица «Лекарственные препараты» предполагает наличие таких полей: наименование товара, код лекарственных препаратов, производитель, форма выпуска, год выпуска, приблизительная цена, наличие аналогов и группы товаров.

2. Запросов:

- такой запрос как «Запрос наличия лекарственных препаратов» осуществляет выборку информации о количестве препаратов необходимой группы.

3. Форм:

- форма под названием «Лекарственные препараты» предоставляет возможность производить редактирование таблицы с аналогичным названием.

4. Отчетов:

- «Отчет товаров» являет собой необходимую сумму сведений их двух таблиц: «Лекарственные препараты» и «Группы товаров» [16].

2.3 Структура таблиц

Сведения в базе данных стандартно хранятся в таблицах и каждая из них обладает уникальным именем. Также информация в таблицах распределяется по отдельным столбцам (полям) и строкам (записям). Вся информация, которая содержится в поле таблицы, должна быть только одного типа. Все поля имеют своё отдельное название, ширину и тип. При назначении необходимого типа данных поля существует возможность указать формат, размер, а также иные параметры, которые влияют на точность числовых данных и отражение значения поля. К числу основных типов данных относятся:

1. Текстовый. Сюда включаются текст или числа, которые не требуют каких-либо расчётов.

2. МЕМО. Это поле определено для хранения текстовых данных небольшого размера (до 64000 символов). Также данное поле бывает проиндексированным либо ключевым.

3. Числовой. Названный тип данных вмещает в себе большое количество подтипов. При этом от правильно выбора подтипа (размера) будет зависеть точность дальнейших вычислений [5].

4. Счётчик. Предполагаются уникальные числа, которые последовательно возрастают и автоматически вводятся, когда в таблицу добавляется новая запись.

5. Логический. Имеются в виду логические значения и поля, содержащие одно из двух вероятных значений.

5. Денежный. Сюда относятся как денежные значения, так и числовые данные, которые применяются в различных математических вычислениях [6].

6. Время и дата. Такая информация как время и дата хранится в особом фиксированном формате.

7. Поле объекта OLE. Вмещает в себя рисунок, звукозапись и другие типы данных. При этом поле представленного типа не может быть проиндексированным либо ключевым.

Гиперсвязь. Содержит адреса Web‑страниц.

Типы данных в полях таблиц

Таблица 1 - Таблица «Группы товаров»

Таблица 2 - Таблица «Лекарственные препараты»

К основным запросам, которые выдвигаются к СУБД, относится возможность осуществления быстрого поиска необходимых записей в крупном объеме информации. Под индексами подразумеваются наиболее результативные средства, позволяющие существенно ускорить поиск информации в таблицах.

Среди важных особенностей индексов выделяется возможность применять индексы для образования первичных ключей. Однако в данном случае индексы непременно должны быть уникальными. Дополнительные индексы и первичные ключи употребляются при установлении отношений между разными таблицами, а также условий целостности информации [3].

Обычно в базе данных вмещается большое количество таблиц, а связь между ними налаживается посредством совпадающих в ключевых полях значений. Зачастую ключевое поле той или иной таблицы связывают с отвечающим ему полем второй таблицы (нередко имеющим аналогичное имя), которое именуют полем внешнего ключа. Если таблица содержит в себе ключевое поле, тогда она именуется главной, а если она вмещает в себе внешний ключ, тогда – связанной.

2.4 Схема данных

Учитывая все вышесказанное изобразим схему данных (см. рисунок 1).

Рисунок 1 - Схема данных

2.5 Пользовательские формы

С помощью формы Access можно создавать пользовательский интерфейс для различных таблиц БД. Несмотря на то, что для реализации аналогичных функций можно применять режим таблицы, однако формы позволяют подавать информацию в привлекательном и упорядоченном виде. Также формы предоставляют возможность формировать списки значений для тех полей, где для представления большого количества вероятных значений применяются коды. Форма, которая была разработана правильно, значительно ускоряет процесс введения сведений и минимизирует количество ошибок [1]. Обычно формы создаются из целого набора обособленных элементов управления, а именно из текстовых полей для введения и корректирования информации, флажков, кнопок, списков, меток полей, переключателей и рамок объектов, используемых для отображения объектов и графики OLE. Кроме того, форма представляет собой окно, где располагаются два основных типа элементов управления: статические (отражают статические данные – логотипы и метки) и динамические (отражающие сведения из таблиц).

В целом, формы Access считаются многофункциональными, ведь они предоставляют возможность осуществлять задания, которые невозможно реализовать в режиме таблицы. Они позволяют выполнять контроль корректности содержащихся в таблице данных. С помощью Access можно создавать формы, вмещающие в себя другие формы (форма, которая находится внутри другой формы, именуется подчиненной). Именно формы дают возможность производить вычисления значений, а потом выводить результат данных вычислений на экран [14].

2.6 Создание запросов

Под запросами понимаются важные инструменты, которые используются во всех системах управления БД. Так, они применяются для обновления, выделения и добавления в таблицы новых записей. Зачастую запросы используются с целью выделения особых групп записей для удовлетворения конкретному критерию. Также они применяются для получения информации из разных таблиц, гарантируя единое представление объединённых элементов данных. С помощью названных гибких и мощных средств становится возможным:

- вырабатывать сложные критерии для отбора записей из одной либо сразу нескольких таблиц;

- определять поля, которые необходимо отобразить для избранных записей;

- реализовывать вычисления с применением выбранных сведений [9].

В целом, Access располагает четырьмя типами запросов для осуществления разнообразных целей:

1. Запросы на выполнение выборки отражают сведения из одной либо нескольких таблиц (информация подаётся в виде таблицы).

2. Запросы перекрёстного характера собирают сведения из одной и более таблиц в формате, напоминающем формат электронной таблицы. Такого рода запросы применяются для выполнения анализа информации и формирования диаграмм, базирующихся на суммарных показателях числовых величин из определённого количества записей.

3. Запросы на внесение изменений применяются для образования новых таблиц из итогов запроса, а также для внесения корректив в данные уже имеющихся таблиц. Благодаря им можно добавлять либо удалять из таблицы записи, корректировать записи в соответствии с выражениями, которые задаются в специальном режиме конструктора запроса.

3. Запросы с определёнными параметрами являют собой специфические запросы, свойства которых корректируются пользователем при очередном запуске. Во время запуска запроса с некоторым параметром всплывает диалоговое окно, куда необходимо ввести должное условие отбора. Описанный тип запроса не считается обособленным, другими словами существует возможность добавить параметр к запросам разных типов.