Файл: "Операции, производимые с данными".pdf

2.7 Создание отчетов

Итоговым продуктом большей части приложений БД выступает отчет. Так, в Access он являет собой особый тип непрерывных форм, которые предназначаются для печати. Для формирования отчета, последующей его распечатки и распределения среди потребителей, Access способна комбинировать сведения в запросах, таблицах и формах. Распечатанный вариант формы можно использовать в качестве отчета.

Формируемые с помощью Access отчеты разделяются на шесть ключевых типов. Так, отчеты из одной колонки – это один столбец текста, который содержит в себе значения полей всех записей запроса либо таблицы. При этом в надписи обозначается имя, а справа подаётся значение поля. С помощью нового средства Access под названием Автоотчёт можно формировать такой отчет лишь одним щелчком на панели инструментов по кнопке Автоотчет. Указанные отчёты используются крайне редко, так как подобный формат подачи данных ведёт к излишнему расходованию бумаги [12].

В отчётах ленточного типа для всех полей таблицы либо запроса, соответственно, выделяется по отдельному столбцу, а значения каждого поля всех записей подаётся по строчкам – каждое в своём отдельном столбце. В том случае, когда в записи оказывается больше полей, нежели помещается на странице, тогда будут печататься дополнительные страницы до полного предоставления необходимых данных. После этого осуществляется печать следующей группы необходимых записей.

Отчёты, состоящие из многих колонок, формируются из отчетов из одной колонки. В этом случае применяются колонки «змейкой» или «газетного» типа, аналогично текстовым процессорам и настольным издательским системам. Сведения, не помещающиеся в первом столбце, автоматически переносится во второй столбец (в начало) и т.д. Специфический формат многоколоночных таблиц предоставляет возможность сэкономить некоторую часть бумаги, однако не во всех случаях может применяться, так как выравнивание столбцов не всегда отвечает ожиданиям пользователя.

Самым простым способом подготовки отчётов является использование Мастера отчётов. Он стремится сформировать наилучший вариант отчета с первой же попытки. Как правило, отчёт мастера приближается ко вполне завершённому варианту. Благодаря этому расходуется значительно меньше времени на внесение правок в базовый отчет мастера, по сравнению с его формированием на основе незаполненного сведениями шаблона [17].

2.8 Программная реализация базы данных

Перед тем как заново выстраивать структуру таблицы, необходимо поразмыслить над тем, возможно ли использовать один из типовых шаблонов, предлагаемых мастером таблиц.

Так, следует прибегнуть к такой функции как «Создание таблиц с помощью мастера». Затем посредством окна «Создание таблиц» нужно заполнить поля, которые были ранее описаны в разделе «структура таблиц», а при потребности воспользоваться ещё одной функцией под названием «Переименовать поле». Далее мастер создаст таблицу и откроет её в режиме введения данных (см. рисунок 2).

Рисунок 2 - Таблица «Лекарственные препараты»

Чтобы освоить навыки применения разных функций MS Access в ходе создания таблицы «Группы товаров», следует прибегнуть к конструктору таблиц. С его помощью можно подготовить самые сложные таблицы, которые будут иметь поля любого типа (см. рисунок 3).

Потом необходимо заполнить поля «имя поля», «описание», «тип данных» согласно разработке, представленной в разделе под названием «структура таблиц».

Рисунок 3 - Группы товаров

Следующий этап – установить связь между двумя таблицами: «Лекарственные препараты» и «Группы товаров». Затем нужно выбрать команду Сервис > Схема данных, назначить связь между полем «ключ группы», относящимся к таблице «Группы товаров», а также полем «группы товаров» из таблицы «Лекарственные препараты».

Такого рода связь предоставляет возможность определить все правила взаимодействия между названными таблицами.

Чтобы создать запрос касаемо наличия определённых лекарственных препаратов согласно группам товара, можно прибегнуть к режиму конструктора. Далее назначается min и max относительно сроков выпуска лекарств, а также групповая операция Count с целью обработки записей в таблице «Лекарственные препараты», которые отвечают группе товаров из таблицы под названием «Группы товаров». Кроме того, задаётся сортировка в соответствии с алфавитом (по возрастанию).

С помощью этого запроса становится возможным увидеть наличие общего количества наименований препаратов определённой группы товаров, а на основе min и max даты выпуска можно косвенно предположить, как давно поступила та или иная продукция, а также насколько она является востребованной [20].

Если запросы и таблицы позволяют отразить на экране целые списки записей, то формы позволяют сконцентрироваться на конкретной записи. Подчеркнём, что форма значительно облегчает ввод, корректирование и восприятие данных, иногда содержит вспомогательные элементы оформления и подписи. Для более быстрого и облегченного создания формы следует прибегнуть к функции «Создание формы с помощью мастера». Именно мастер форм предоставляет возможность сэкономить время и в сжатые сроки сконструировать оптимальную форму для таблицы «Лекарственные препараты» (см. рисунок 4, 5).

Рисунок 4 - Форма «Лекарственные препараты»

Рисунок 5 - Создание отчета в режиме конструктора

В общем, отчеты являются весьма сходными с формами, однако они обычно предназначаются для реализации вывода необходимой информации из БД на принтер. По этой причине в отчетах все данные формируются таким образом, чтобы их было максимально комфортно размещать на разных страницах. Отчеты обеспечивают поддержку различных способов оформления, а также позволяют группировать сведения, разделяя их на логически целостные блоки [3].

Потом необходимо прибегнуть к функции под названием «Создание отчета с помощью мастера». Чтобы можно было удобно воспринимать данные о лекарственных препаратах, нужно выбрать следующие поля: группы товаров (таблица «Группы товаров»), название товара, производитель, форма выпуска, год выпуска и ориентировочная цена (таблица «Лекарственные препараты»). В итоге, получится форма «Отчеты» предельно удобного образца. Она позволяет вывести на принтер сведения о лекарственных препаратах и визуально воспринять информацию без лишних (бесполезных) данных.

Таким образом, в результате создания отчёта получается его печатный вариант, который представлен в разделе «Приложение».

Заключение

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определённым условиям, создаётся запрос. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные и специальные сообщения.

Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Для анализа данных или распечатки их определённым образом используются отчёты. Например, можно создать отчёт, группирующий данные и подводящий итоги, или отчёт для распечатки почтовых наклеек.

В окне базы данных можно работать со всеми её объектами. Для просмотра объектов определённого типа следует выбрать соответствующую вкладку. С помощью кнопок можно открывать и изменять существующие объекты и создавать новые.

Разработанная база данных позволяет быстро и эффективно получать информацию о лекарственных препаратах. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию.

Список использованных источников

1. Агальцов В.П., Базы данных. Учебник. В 2-х книгах. Книга 1: Локальные базы данных. Гриф УМО вузов России [Текст] / В.П. Агальцов – М.: Форум, 2017 г. – 352 с.
2. Баженова И.Ю., Основы проектирования приложений баз данных [Текст] / И.Ю. Баженова – М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2016 г. – 325 с.
3. Голицына О.Л., Базы данных. Учебное пособие. Гриф УМО вузов России [Текст] / О.Л. Голицына – М.: Форум, 2016 г. – 400 с.
4. Голицына О.Л., Основы проектирования баз данных. Учебное пособие. Гриф МО РФ [Текст] / О.Л. Голицына – М.: Форум, 2016 г. – 416 с.
5. Джесси Р., ER-модель данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2012 г. – 122 с.
6. Джесси Р., База данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2012 г. – 169 с.
7. Джесси Р., Иерархическая модель данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2013 г. – 102 с.
8. Джесси Р., Проектирование баз данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2013 г. – 100 с.
9. Джесси Р., Реляционная база данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2012 г. – 102 с.
10. Джесси Р., Сервер базы данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2013 г. – 51 с.
11. Джесси Р., Сжатие данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2012 г. – 62 с.
12. Джесси Р., Система управления базами данных [Текст] / Р. Джесси – М.: VSD, 2012 г. – 104 с.
13. Круз Р.Л., Структуры данных и проектирование программ [Текст] / Р.Л. Круз – М.: Бином. Лаборатория знаний, 2017 г. – 765 с.
14. Мартишин С.А., Проектирование и реализация баз данных в СУБД MySQL с использованием MySQL Workbench. Учебное пособие. Методы и средства проектирования информационных систем и технологий. Инструментальные средства информационных сетей. Гриф УМО вузов России [Текст] / С.А. Мартишин – М.: Форум, 2017 г. – 160 с.
15. Методы и средства комплексного анализа данных. Гриф УМО по классическому университетскому образованию [Текст] / А.П. Кулаичев – М.: Форум, 2017 г. – 512 с.
16. Новиков Б.В., Настройка приложений баз данных. Гриф УМО МО РФ [Текст] / Б.В. Новиков – М.: БХВ-Петербург, 2012 г. – 240 с.
17. Смирнов С.А., Практикум по работе с базами данных [Текст] / С.А. Смирнов – М.: Гелиос АРВ, 2012 г. – 160 с.
18. Соколинский Л.Б., Параллельные системы баз данных [Текст] / Л.Б. Соколинский – М.: Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова (МГУ), 2013 г. – 184 с.
19. Туманов В., Основы проектирования реляционных баз данных [Текст] / В. Туманов – М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2014 г. – 420 с.
20. Туманов В., Проектирование хранилищ данных для систем бизнес-аналитики. Учебное пособие [Текст] / В. Туманов – М.: Интернет-Университет Информационных Технологий (ИНТУИТ), 2013 г. – 615 с.