Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»).pdf

На первом этапе построения IDEF0 модели система представляется как единое целое. Основная цель данного этапа – выявить входные и выходные данные, а также механизмы и правила для данной системы. Диаграмма данного этапа называется контекстной. Контекстная диаграмма для бизнес-процесса «Складской учет» изображена на рисунке 2.

Рисунок 2. Контекстная диаграмма

Входными данными для бизнес-процесса «Складской учет» выступают товары от поставщиков, счет-фактура и заказы покупателей. Выходными данными – списанные и отгруженные товары, заявка на покупку товаров у поставщика, акты о расхождении, о списании, акт приема-передачи и отчет: об отгрузках, о браке, о списаниях. Выполняют бизнес процесс работники склада, руководствуясь регламентами организации складского учета в компании.

Следующий этап построения модели бизнес-процессов в нотации IDEF0 декомпозиция бизнес-процесса на составляющие (Рисунок 3).

Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции первого уровня

Бизнес-процесс «Складской учет» состоит из четыре составляющих:

• прием товаров;
• отгрузка товаров;
• проверка товаров;
• формирование отчетов.

Складской учет начинается с приема товаров от поставщиков на основании счет-фактур. Выходные данные данного подпроцесса – акт о расхождении и принятые товары. Следующий подпроцесс – отгрузка товаров. На основании заказов покупателей работники склада отгружают товары клиентам. Выходные данные: отгруженные товары, заявку на покупку товаров от поставщика (если товаров нет в наличии), акт приема передачи.

Также в процессе складского учета выполняется проверки товаров на случай истечения их срока годности, поломки, выхода из строя, потери товарного вида. В результате проверки товары, не подлежащие продажи списываются, о чем составляет акт о расхождении.

Последний подпроцесс – формирование отчетов. При выполнении данного подпроцесса работники склада формируют отчеты о своей деятельности на основании результатов выполнения предыдущих подпроцессов: актов о расхождении, актов приема-передачи, актов о списании.

Каждый подпроцесс также может быть подвергнут дальнейшей декомпозиции. На рисунке 4 представлена диаграмма декомпозиции подпроцесса «Прием товаров».

Рисунок 4. Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Прием товаров»

При поступлении товаров от поставщика, работники склада проверяют фактическое наличие всех товаров, указанных в счет-фактуре. Если каких-либо товаров не хватает, то составляется акт о расхождении. После разгрузки товаров они размещаются на полках склада, в соответствии с правилами, указанными в регламенте работ склада.

Аналогичной декомпозиции был подвергнут подпроцесс «Отгрузка товаров» (Рисунок 5).

Рисунок 5. Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Отгрузка товаров»

Необходимость отгрузить товар со склада возникает после оформления заказа покупателя отделом продаж. Следует отметить, что отгрузка производится только при условии полной оплаты заказа. Сначала работники склада проверяют фактическое наличие необходимых клиенту товаров на складе, если таких товаров нет в наличии, то оформляется заявка на покупку товаров у поставщиков и передается в отдел закупа. Клиенту говорится ориентировочная дата поступления товара на склад. Если товар имеется в наличии, то он вынимается с полок склада и выдается клиенту. О факте передачи товаров от работников склада к клиенту составляется акт приема-передачи в двух экземплярах (один остается на складе, второй – у клиента).

На рисунке 6 изображена диаграммы декомпозиции подпроцесса «Проверка товаров».

Рисунок 6. Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Проверка товаров»

Для проверки товаров необходимо проверить внешний вид товара или его упаковки, а также удостовериться в том, у товара не истек срок годности.

На рисунке 7 изображена диаграмма декомпозиции подпроцесса «Формирование отчетов».

Все акты хранятся в папках для бумаг, поэтому сначала их необходимо отсортировать, затем подсчитать показатели, и уже после этого оформить отчеты в Microsoft Word.

Рисунок 7. Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Формирование отчетов»

ГЛАВА 2. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Основным недостатком текущей организации бизнес процесса «Складской учет» в компании ООО «Электротехника» является большая вероятность появления ошибок из-за невнимательности и рассеянности сотрудников, т.к. большая часть рутинных и однообразных действий, связанных с оформлением отчетов и документов выполняется в полуручном режиме (с использованием программ офисного пакета Microsoft Office). Кроме того, отсутствие единого хранилища актуальной информации о наличии того или иного товара на складе компании значительно снижает качество обслуживания клиентов и производительность труда сотрудников склада.

Для решения описанных выше недостатков текущей организации было принято решение автоматизировать складской учет с помощью внедрения специализированной информационной системы учета товарных остатков на складе компании.

Информационная система должна автоматизировать выполнение следующих функций:

• хранение данных о товарах и их количестве на складе;
• операции для управления данными товаров: добавление при приеме от поставщиков, уменьшение количества при выдаче и списывании товаров;
• формирование документов: акт о расхождении, акт приема-передачи, акт о списании;
• формирование отчетов о деятельности склада за заданный период: отчет о списаниях, отчет об отгрузках, отчет о браке.

Кроме того, автоматизация учета всех данных позволит в будущем проводить анализ деятельности склада и строить соответствующие прогнозы.

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

После внедрения информационной системы складского учета немного изменится и выполнение соответствующего бизнес-процесса. Воспользуемся методологией IDEF0 для отображения изменений. Основное изменение после внедрения информационной системы – появление нового механизма: ИС «Складской учет» (название рабочее). Также появляется новый вид выходных данных: база данных товаров (Рисунок 8).

Рисунок 8. Измененная контекстная диаграмма

Соответствующим образом измениться и диаграмма декомпозиции (Рисунок 9). Подпроцессы останутся такими же, изменятся лишь механизмы (добавится внедренная ИС), а также выходные и выходные данные (добавится база данных товаров).

Рисунок 9. Измененная диаграмма декомпозиции

Рассмотрим более подробно изменения в подпроцессах «Прием товаров» и «Отгрузка товаров».

Диаграмма декомпозиции подпроцесса «Прием товаров» после внедрения информационной системы складского учета изображена на рисунке 9.

Первые три процесса остаются на месте, добавляется дополнительный: внесение информации в базу данных. В результате выполнения этого процесса создается база данных товаров. Вносятся данные обо всех товарах, принятых на баланс предприятия в результате проверки поступивших от поставщиков товаров.

Рисунок 10. Измененный подпроцесс «Прием товара»

База данных товаров, которая заполняется при выполнении подпроцесса «Прием товара», необходимо для выполнения других подпроцессов.

На рисунке 11 изображена диаграмма декомпозиции подпроцесса «Отгрузка товаров». Основные этапы реализации подпроцесса остались теми же, добавился дополнительный этап: внесение информации в базу данных. Несмотря на то, что этапы остались такими же, как и до внедрения информационной системы, планируется значительное увеличение производительности работников за счет того, что данные обо всех товарах, хранимых на складе будут находится в единой базе данных. То есть, сотрудникам склада уже не нужно будет каждый раз проверять фактическое наличие товаров, достаточно будет посмотреть в информационной системе данные о товарах. Также в базе данных будут хранится данные о местоположении товаров (номер отделения и номер полки), данные о сроке годности (для товаров, у которых может истечь срок годности, например, аккумуляторы).

Таким образом, при проверках товаров также будет использоваться информация, хранимая в базе данных.

Рисунок 11. Измененный подпроцесс «Отгрузка товара»

На рисунке 12 изображена диаграмма измененного подпроцесса «Формирование отчетов». Так как данные обо всех движениях товаров хранятся в базе данных, то бумажные документы больше не нужны для формирования отчетов. Достаточно будет выбрать тип отчета, ввести требуемые данные (например, интервал дат), далее ИС сформирует отчеты на основании данных, хранимых в базе данных. Сотруднику склада останется только отправить их на печать.

Рисунок 12. Измененный подпроцесс «Формирование отчетов»

В настоящее время имеется большое количество различных программных продуктов, которые могут быть использованы для внедрения в деятельность компании с целью автоматизации бизнес-процесса «Складской учет».

Наиболее распространенным продуктом, предназначенным для решения поставленной задач, является программный комплекс от компании 1С.

Главным продуктом является 1С: Предприятие. Далее на основе 1С: Предприятия формируется целая линейка различных конфигураций, предназначенных для предприятий различной направленности. Каждая конфигурация включает только те функции и возможности, которые необходимы для работы предприятия конкретной сферы деятельности.

Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству. Также существует возможность доработать стандартную конфигурацию под нужды конкретной компании, используя набор стандартных компонентов.

Скриншот интерфейса программы представлен на рисунке 13.

Рисунок 13. Внешний вид программы 1С

Среди достоинств платформы 1С следует выделить:

• программа очень гибка в настройках, в любой момент времени квалифицированный специалист может внести корректировки в исполняемый код конфигурации;
• в стандартную конфигурацию программы встроено большое количество унифицированных документов по ведению отчетности и формирования выходной документации;
• широкие возможности интеграции 1С с другими программными продуктами;
• частный выпуск обновлений платформы, в которых исправляются недоработки и ошибки предыдущих версий;
• унифицированный интерфейс: сотрудник, работавший раньше в любой программе, созданной на базе 1С легко разберется в интерфейсе другого продукта.

К недостаткам программы следует отнести:

• высокая стоимость программного обеспечения (порядка 25 000 рублей за одну лицензионную копию;
• сложный интерфейс для неопытных пользователей;
• большое количество лишних для рассматриваемого магазина настроек, отчетов и форм;
• необходимость иметь в штате или на аутсорсинге специалиста для обслуживания программного обеспечения, его обновления и настройке.

Программное обеспечение не подходит для автоматизации бизнес-процесса формирования заказов производству в ООО «Электротехника» не только из-за достаточно большой стоимости, но и из-за сложности данного программного продукта в установке и настройке под нужны компании, а также из-за наличия в программе множества лишних функций, которые не нужны для выполнения рассматриваемого бизнес-процесса.

Следующий программный продукт, предназначенный для автоматизации складского учета – это программа «Электронный заказ» от компании «Софт-синтез»