Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время использование информационных технологий прочно вошло в нашу жизнь в различных сферах, что неудивительно. Ведь использование компьютеров позволяет значительно увеличить не только скорость работы какого-либо объекта, но и поднять качество самой деятельности на новый уровень. Увеличение производительности компьютеров и одновременное уменьшение их стоимости позволило использовать вычислительные мощности ЭВМ для решения широкого спектра задач в различных сферах деятельности, практически любое рабочее место любого сотрудника в современной компании оборудовано персональным компьютером и необходимой оргтехникой. Такое повсеместное внедрение компьютеров в производственную деятельность обусловлено в первую очередь увеличением производительности как каждого отдельного сотрудника, так и общей производительности предприятия, а как известно, чем выше производительность, тем более конкурентно-способна компания.

Целью данного курсового проекта является разработка регламента выполнения бизнес-процесса «Складской учет».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующий спектр задач:

• исследовать текущую организацию бизнес-процесса;
• выявить недостатки текущей организации и предложить пути и устранения;
• составить функциональную модель реализации бизнес-процесса после внесения предложенных изменений.

В качестве объекта исследования выступает компания ООО «Электротовары».

В качестве предмета исследования – бизнес-процесс складского учета.

ГЛАВА 1. ПОСТРОЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ «КАК ЕСТЬ»

Описание предметной области. Постановка задачи

Деятельность ООО «Электротовары» заключается в розничных продажах электротоваров различных групп: от настольных ламп до генераторов и бортовых компьютеров для автомобилей.

Магазин «Электротовары» занимает несколько помещений (склад товаров и торговый зал). У компании имеются договорные отношения с производителями, которые осуществляют поставку электротоваров и сопутствующей продукции на склад магазина.

У компании имеется собственный штат сотрудников, в который входят продавцы-консультанты торгового зала, руководитель отдела закупок, кладовщик, грузчики и бухгалтер.

Когда клиент приходит в магазин «Электротовары», все его взаимодействие осуществляется с менеджером торгового зала, который проводит консультации клиента по интересующим его вопросам, а также осуществляется продажу техники: операции с денежными средствами, отбивка чека и т.д. После оплаты товара клиент получает чек, на основании которого работники склада отгружают перечисленные в нем товарные позиции. Если товара на складе нет, то работник склада составляет заявку на его заказ и направляет данную заявку в отдел закупок.

Далее отдел закупок формирует заказы для производителей, которые в свою очередь поставляют товар на склад, где его принимают работники склада.

Всего в структуре предприятия можно выделить пять основных отделов:

• высшее руководство компании (директор компании);
• отдел закупок: в него входит руководитель отдела и его заместитель
• бухгалтерия: состоит из одного сотрудника – главного бухгалтера
• склад предприятия: к данному отделу относится товаровед, кладовщик (или заведующий складом) и грузчики.
• отдел продаж: самый многочисленный по количество сотрудников отдел. Во главе стоит старший менеджер по продажам, которому подчиняются менеджеры торгового зала и кредитные менеджеры.

Организационно-штатная структура предприятия представлена в виде схемы, изображенной на рисунке 1.

Рисунок 1. Организационно-штатная структура предприятия

В процесс деятельности магазина электротоваров входит: обслуживание покупателей, прием заказов, оформление заказов, сборка и тестирование некоторых видов товаров, предложение и выполнение сервисных услуг, оформление кредитов, сотрудничество с другими организациями, оптовая и розничная продажа, работа с производителями, прием товара на основном складе и выдача по складам отделов, гарантийное сервисное обслуживание и коммерческий ремонт, создание рекламных баннеров, листовок, акций и скидок.

Главные цели деятельности всей компании устанавливаются высшим руководством и согласуются с руководителями всех подразделений магазина бытовой техники и электроники. В начале каждого календарного месяца высший руководящий состав компании подводит итоги работы магазина за предыдущий месяц и объявляет показатели продаж за прошедший месяц. После объявления итогов прошлого месяца устанавливается новый план продаж на месяц, а также корректируется ожидаемый финансовый результат на более длительные период времени.

В работу менеджера-консультанта торгового зала входит консультирование клиентов и демонстрация товара, а также предложение действующих акций и дополнительных сервисных услуг, помощь в выборе товара, принятие оплаты удобным для клиента способом: к оплате в магазине принимаются наличные, пластиковые карты, возможно оформление кредита на крупные покупку у банков-партнеров.

Работа отдела закупок и продаж заключается в приеме заказа товара в магазин, приеме и оформлении заказа по предоплате, поиске клиентов для сотрудничества и предложении своих услуг, работе с организациями по безналичному расчету, консультировании и помощи в выборе товара, выписке счетов, отслеживании оплаченных счетов, закупке товара на магазин по оплаченным счетам, закупке комплектующих в отдел сервиса, контроле отгрузки товара организациям и ведения документооборота.

Работник торгового склада магазина принимает от отдела закупок и продаж списки заказанных товаров. Когда по данным заказам приходит товар от поставщиков работник склада сверяет количество товара в заказах, счет-фактурах и фактическое наличие товара. Кроме того, при приеме товара работник склада проверяет сохранность упаковок товаров. После этого товар распределяется по отделам для вставления его на демонстрационные стенды, выдаются соответствующие накладные и ценники.

Отдел сервиса производит гарантийное сервисное обслуживание, а также оказывает услуги платного ремонта бытовой техники и электроники.

В качестве предмета исследования в рамках данного курсового проекта выступает организация бизнес-процесса «Складской учет». Данные процесс целиком выполняется работниками склада.

Входными данными для складского учета выступают результаты деятельности других отделов компании: отдела закупок и отдела продаж.

Выходными данными являются отчеты о деятельности склада и различные документы, подтверждающие факт движения товаров (прием, выдача, списание).

Для более подробного изучения организации бизнес-процесса складского учета в компании ООО «Электротехника» будет использован метод моделирования.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Проблема моделирования бизнес-процессов была всегда актуальной, чем обусловлено большое количество программных продуктов, предназначенных для решения этой задачи.

Наиболее популярными среди таких программ являются следующие:

• Rational Rose;
• Oracle Designer;
• AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin);
• ARIS;
• Power Designer.

Описание данных программных продуктов приведено в таблице 1.

Таблица 1. Характеристики программных продуктов

В таблице 2 приведены результаты сравнения программных продуктов, которые предназначены для моделирования бизнес-процессов.

Таблица 2. Сравнение программных продуктов

Обозначения в таблице 2:

"+" – да;

"+/-" – частичная реализация;

"-" – нет.

Исходя из проведенного сравнения для моделирования бизнес-процессов был выбран программный продукт BPwin, который позволяет создавать модели бизнес-процессов в нотации IDEF0.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Методология описания бизнес-процессов IDEF0 предполагает указание не только входов и выходов, но дополнительных входов. Всего в данном стандарте выделяют три типа входа: первый так и называется вход, второй – управлением, а третий – механизмами.

Стандарт IDEF0 регламентирует с помощью входа (первый тип входных данных) показывать объекты, которые преобразуются в данным бизнес-процессе, это могут информационные и материальные потоки. С помощью управления (второй тип) показывают объекты, которые управляют выполнением бизнес-процессам. С помощью механизмов (третий тип) необходимо показывать объекты, которые непосредственно осуществляют данные бизнес-процесс: сотрудники, технические средства, информационный системы. На выходе бизнес процесса показывают результат выполнения данного бизнес-процесса.