Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом» (Внешние и внутренние детерминанты планирования стратегии управления персоналом).pdf

Описание организационной структуры управления торговым предприятием ООО «Джунгли» начнем с рассмотрения институционального аспекта управления, а именно, с прояснения ситуации «кто» и «кем» управляет.

Иерархия управления в нашем случае будет иметь следующий вид (см. рис. 2.).

Непосредственное управление предприятием осуществляет директор ООО «Джунгли». В непосредственном подчинении директору находятся заместитель директора, коммерческий директор и заведующий магазином «Джунгли».

Иерархия управления - инструмент для реализации целей фирмы и гарантия сохранения системы. Чем выше иерархический уровень, тем больше объем и комплексность выполняемых функций, ответственность, доля стратегических решений и доступ к информации. Одновременно растут и требования к квалификации и личная свобода в управлении.

                               Рис. 2. Иерархия менеджмента ООО «Джунгли»

Для анализа функциональных взаимосвязей внутри предприятия нами была разработана матрица распределения ответственности и горизонтальное описание бизнес-процессов предприятия (см. Приложение 1,2). По столбцам матрицы, указываются работы, которые осуществляются в компании. По строчкам указываются структурные подразделения и должности компании. В клетках матрицы ответственности указывается, кто в какой работе принимает участие, и кто за какую работу отвечает. При этом используются следующие обозначения.

О - ответственный за работу;

И – исполнитель работы.

                       Рис. 3. Матрица распределения ответственности

При горизонтальном описании бизнес-процессов показываются, как эти работы между собой взаимосвязаны, в какой последовательности они выполняются, какие информационные и материальные потоки между ними движутся.

Проанализируем основные бизнес-процессы ООО «Джунгли» на управляемость. Для этого обратимся к матрице ответственности. Основную ответственность за осуществление бизнес-процессов по продаже продуктов со склада несет коммерческий директор, он отвечает за закупку продуктов и их реализацию. На него одного возложены функции по поиску поставщиков и формированию клиентской базы, а также функции по проведению переговоров и заключению договоров. Если на первом этапе деятельности предприятия усилий одного человека по данным направлениям было достаточно, то на данный момент стоит задуматься над внедрением должности менеджера по продажам, который возьмет на себя блок по формированию клиентской базы, переговоры с потенциальными клиентами и подписание договоров. Это позволит коммерческому директору более тщательно анализировать предложения от поставщиков, находить более выгодные варианты сотрудничества, что позволит не только уменьшить нагрузку на него, но и оптимизировать показатели себестоимости продаж со склада «Джунгли». Исполнительские функции в рассматриваемых бизнес-процессах, таких как закупка, хранение и реализации продуктов со склада, распределены оптимально.

Ответственность за осуществление бизнес-процессов по продаже продуктов через магазин «Джунгли» несет заведующий магазином, он отвечает за закупку продуктов, их хранение и реализацию через магазин. При этом основные исполнительские функции возложены на старшего продавца, он осуществляет формирование заявок на продукцию, оприходование товара, размещение продуктов на складе магазина и витринах магазина. Основную ответственность за осуществление бизнес-процессов по продаже остального ассортимента через магазин «Джунгли» несет также заведующий магазином, он отвечает за закупку остального ассортимента продовольственных товаров, их хранение и реализацию через магазин. При этом основные исполнительские функции возложены также на старшего продавца, он осуществляет формирование заявок на продукцию, оприходование товара, размещение товара на складе магазина и витринах магазина. Анализируя бремя ответственности, мы видим, что на старшего продавца возложена большая нагрузка, он должен не только формировать заявки по всему ассортименту, а значит и анализировать наличие остатков товара по всем товарным позициям, но и оформлять приход товара, осуществлять его приемку, контролировать размещение товара на витрине и на складе магазина, следить за сроками годности продукции и своевременно оформлять возвраты товара. На наш взгляд, целесообразно некоторые функции распределить между продавцами магазина, например, вменить им в обязанность прием товара по количеству и качеству, контроль за сроками годности, формировать ежедневные отчеты об остатках продукции в магазине. Также необходимо пересмотреть форму оплаты труда торгового персонала, заинтересовать его в увеличении объема реализации, что позитивно отразится на динамике выручки.

При осуществлении работ, включаемых в основные бизнес-процессы, благодаря централизованной системе 1С, недостатка в полной, своевременной и достоверной информации сотрудники подразделений предприятия также не испытывали. Единственным отрицательным моментом является отсутствие возможности у коммерческого директора оперативно обновлять информацию о существующих поставщиках и их предложениях, а также составлять информационную базу о потенциальных клиентах. Что еще раз доказывает необходимость внедрения дополнительной штатной единицы – менеджера по продажам.

Анализ социально-демографической структуры коллектива организации.

На данный момент, численность работников ООО «Джунгли» составляет 28 человек. Состав и структура работников предприятия представлена в таблице 2.

Таблица 2

Состав и структура работников предприятия ООО «Джунгли» в динамике

с 2006 по 2008 гг.

Дадим качественную характеристику персонала. Прежде всего, стоит заметить, что компания ООО «Джунгли» достаточно молодая. Как в плане существования на рынке, так и в плане среднего возраста сотрудников фирмы. Но, несмотря на столь молодой возраст компании, следует отметить высокий уровень профессиональной подготовки сотрудников. Практически все сотрудники компании имеют профильное образование, около 70% сотрудников имеют высшее образование (см. таблицу 3).

Таблица 3.

Структура работников ООО «Джунгли» по образовательному уровню в динамике

с 2006 по 2008 гг.

Из таблицы 3 видно, что уровень образованности сотрудников растет. Это связано с повышением требований к сотрудникам, устраивающимся на работу, и  с необходимостью повышения квалификации.

В целом, по предприятию уровень образования соответствует занимаемой должности, все сотрудники, занимающие руководящие посты – от начальников подразделений до директора имеют высшее образование, более половины начальников подразделений имеют профильное образование, бухгалтер имеет высшее образование по соответствующей специальности. Большинство сотрудников с высшим образованием поступили на фирму, не имея опыта работы, сразу после окончания ВУЗа, не имеют специального образования только работники, занятые мало квалифицированным трудом.

Данные по социально-демографическому составу сотрудников ООО «Джунгли»  представлены в таблице 4.

Таблица 4

Социально-демографическая структура работников ООО «Джунгли» в динамике

с 2006 по 2008 гг.

Анализ данных таблицы 4 свидетельствует о том, что кадровый состав сотрудников ООО «Джунгли» молодеет. По сравнению с 2006 году на текущий момент доля сотрудников в возрасте от 20 до 40 лет возросла на 2,38% и составляет большую часть кадрового состава предприятия. Доля сотрудников старше 40 лет уменьшилась и на текущий момент составляет 14,29%.

По половому признаку в кадровом составе ООО «Джунгли» наблюдается незначительное преобладание мужчин, причем их доля в общем составе за 3 года увеличилась на 7,14%.

Большая часть сотрудников предприятия состоит в браке – 64,29%, за последний год их доля несколько сократилась – на 2,38%.

Организация и технология работы кадровой службы.

На текущий момент специального подразделения, выполняющего функцию управления кадрами, на предприятии не существует.

Все вопросы, связанные с поиском персонала, набором персонала, оформлением кадровых документов, ведением кадровой документации и отчетности, решает заместитель директора.

Заместитель директора ООО «Джунгли» использует в своей деятельности следующие методы управления персоналом: методы планирования потребности в кадрах;

- методы поиска и вербовки кадров; методы отбора кадров; методы аттестации персонала; методы организации обучения и повышения квалификации персонала; методы мотивации персонала.

Планирование потребности в кадрах в ООО «Джунгли» осуществляется на основании анализа штатного расписания и числа свободных рабочих мест. Дополнительная потребность в персонале рассчитывается на основании планов руководства по расширению деятельности и формированию новых структурных подразделений. Потребность в административно-управленческом персонале определяется из расчета необходимости возмещения убывающих работников и потребностями предприятия.

К основным методам поиска кадров, применяемым в ООО «Джунгли», относятся: размещение информации о существующих вакансиях на сайтах кадровых агентств, размещение объявлений в СМИ.

При отборе персонала применяются следующие методики: анкетирование, анализ резюме и рекомендаций, собеседование.

Одним из инструментов качественного контроля персонала в компании являются квалификационные испытания. Испытания работников проводятся на экзаменационных заседаниях Квалификационной комиссии (КВК), состоящей из директора, заместителя директора и коммерческого директора предприятия. С работниками отказавшимися пройти квалификационные испытания по инициативе администрации, может быть расторгнут трудовой договор по инициативе работодателя, как с работником, не удовлетворяющим производственных требований.

Рабочие заседания КВК созываются для проведения:

- вступительных испытаний работнику. Это квалификационные испытания работника, вновь принятого на работу и прошедшего месячную адаптацию в должности;

- плановые квалификационные испытания. В целях постоянной материальной заинтересованности работников компании (мотивации), системой материального поощрения персонала предусмотрена возможность периодического повышения уровня денежного вознаграждения через повышение его квалификационного и профессионального уровня. Работник, прошедший квалификационные испытания, к следующим допускается не ранее чем через три месяца, не зависимо от результатов испытания.

- при выдвижении сотрудника компании на выше стоящую должность;

- для принятия решения по дальнейшему использованию работника, не справляющегося с исполнением обязанностей по должности;