Файл: Изучение объема необходимой и достаточной информации при принятии решения в организации.pdf

По данным таблицы 5 видно, что основная часть расходов ООО НПП «Сайт» в 2013-2015 гг. представлена расходами от основной деятельности, доля прочих расходов незначительна. Так, в 2013 г. расходы от основной деятельности составили 99,16% всех расходов ООО НПП «Сайт», в 2014 г. 97,97%, а в 2015 г. 99,42%. Доля прочих расходов на протяжении рассматриваемого периода снизилась с 0,18% в 2013 г. до 0,14% в 2015 г. Текущий налог на прибыль в 2013 г. составил 0,66% всех расходов ООО НПП «Сайт», в 2014 г. 1,89% всех расходов, а в 2015 г. 0,45% всех расходов организации.

Проведем анализ затрат ООО НПП «Сайт» по экономическим элементам. В таблице 6 показаны результаты анализа затрат.

Таблица 6

Анализ затрат предприятия по элементам

Элементы затрат	Абсолютные значения, руб.			Удельный вес в общей сумме затрат, %			Изменения 2015 г. к 2013 г.
	2013	2014	2015	2013	2014	2015	Абсолютные, руб.	Структурные, %
Материальные затраты	10741073	11892606	13758706	97,48	97,62	97,85	3017633	0,37
Затраты на оплату труда	34126	37564	40480	0,31	0,31	0,29	6354	-0,02
Отчисления на социальные нужды	8873	12772	13763	0,08	0,10	0,10	4890	0,02
Амортизация	5082	4652	4312	0,05	0,04	0,03	-770	-0,02
Прочие затраты	229536	235234	243675	2,08	1,93	1,73	14139	-0,35
Итого по элементам затрат на производство	11018690	12182828	14060936	100,00	100,00	100,00	3042246	х

Как видно из данных таблицы 6, основным элементом в структуре затрат предприятия в 2013-2015 гг., являются материальные затраты, на втором месте – прочие затраты. Рост себестоимости в 2015 г. по сравнению с 2013 г. на предприятии обусловлен увеличением материальных затрат на 3017633 тыс. руб., ростом затрат на оплату труда на 6354 тыс. руб., увеличением отчислений на социальные нужды на 4890 тыс. руб., а также ростом прочих затрат на 14139 тыс. руб. ООО НПП «Сайт» необходимо провести анализ возможных вариантов снижения данных видов затрат.

---

Таким образом, расходы предприятия в 2013-2015 г. в основном представлены расходами от основной деятельности, чья динамика крайне негативно сказывается на финансовом состоянии организации. Рост расходов от основной деятельности в ООО НПП «Сайт» происходит ежегодно и обусловлен увеличением суммы материальных затрат, заработной платы, отчислений на социальные нужды. Итогом роста расходов в организации является уменьшение суммы прибыли и ухудшение показателей рентабельности.

2.2. Оценка объема необходимой и достаточной информации при принятии решения в ООО НПП «Сайт»

Исследование процесса принятия решений проведем на основе анализа схемы принятия управленческого решения, которая является общей, и была описана в теоретической части данной работы. Исходя из этапов исследуемого процесса, план исследования будет выглядеть следующим образом:

• анализ сбора информации;
• анализ принятия решения;
• анализ реализации решений;
• анализ контроля.

Информационное обеспечение в ООО НПП «Сайт» начинается с определения того, какой именно области касается данная проблема.

Внутрифирменные вопросы, касающиеся работы персонала, изменений структуры компании, корпоративных мероприятий, а также финансовых вопросов применяются данные штатного расписания, результатов труда сотрудников, должностные инструкции, регламенты работы, данные полученные от бухгалтерии, финансового отдела.

Для решения вопросов связанных с поддержанием нормального функционирования ООО НПП «Сайт» используется информация, поступающая из технологического отдела, отдела сбыта и маркетингового отдела.

Для решения вопросов связанных с логистикой используются данные отдела сбыта.

Для решения вопросов, связанных с развитием торговой сети, открытием новых магазинов используется информация от отдела сбыта и маркетингово отдела, которые получают информацию в результате анализа рынка.

Для решения вопросов, связанных с взаимоотношениями с партнерами используется информация от бухгалтерии.

Помимо этого дополнительным источником информации является корпоративный портал, где можно получить данные о магазинах (адрес, телефон, директор), список сотрудников и т.д.

---

Стоит отметить, что в компании отсутствует четкие временные рамки, для ответа на запрос, таким образом, иногда приходится долго ждать информацию, приходится торопить сотрудника, ответственного за запрос, а это дополнительная трата времени.

Принятия решений в ООО НПП «Сайт» осуществляется различными способами, которые зависят от того, к какой области относится проблема.

Заключение договора с поставщиком, подрядчиком, арендодателем и др. осуществляется с помощью программы электронного согласования Directum. Согласование происходит следующим образом: проект договора сканируется в программу Directum, отмечаются этапы согласования (т.е. те должностные лица, к которым поступит это проект договора для ознакомления и внесения корректировок). Далее все участники согласования просматривают проект, вносят замечания, которые поступают к инициатору. После всех исправлений инициатор снова запускает договор, согласующие подтверждают свое согласие со всеми условиями договора, только после полного согласования оригинал договора подписывается с обеих сторон и проставляются печати. Однако небольшая часть договоров подписывается без использования программы, руководитель лично согласовывает его с участниками согласования. Так происходит в исключительных случаях, однако это приводит к тому, что часть документов отсутствует в системе Directum, а значит, когда возникает необходимость убедиться в наличие договора, или уточнить его условия, невозможно сделать это быстро и самостоятельно, приходится тратить время на его поиски. К тому же не всегда понятно, какой именно отдел был инициатором этого договора, потому, что с одним и тем же контрагентом могут быть заключены разные договора с разными отделами.

Принятие решения относительно оплаты счетов от партнеров происходит также путем электронного согласования в программе OEBS. Счет и документы (товарная накладная, акт выполненных работ, смета и т.д.) также выкладываются в программе, запускаются на утверждение. Количество утверждающих зависит от суммы счета, чем он больше, тем больше лиц получают этот счет на согласование и тем выше их должности. После того, как счет утвержден всеми инициатор платежа (ответственный сотрудник отдела) передает счет и документ в бухгалтерию. Бухгалтер ставит отметку об отсутствии дебиторской задолженности по данному контрагенту, принимает документы. Счет с отметкой поступает в казначейство и оплачивается. Исключения составляют счета на оплату коммунальных услуг, они поступают в казначейство сразу от инициатора платежа, бухгалтер не проверяет счет, к тому же такие счета не проходят электронное согласование.

---

Решения, относящиеся к снабжению ООО НПП «Сайт» товаром, принимаются на основе заказов, а также на основании имеющихся остатков. Данные по остаткам получают из программы «Супермаг». Также объем и ассортимент поступающих товаров зависит от информации, полученной в отделе маркетинга об акциях.

Решения, которые относятся к работе персонала (штатное расписание, регламент работы, должностные инструкции) осуществляются следующим образом: руководитель отдела подготавливает проект, которые затем обсуждает с директором, вносятся корректировки, затем документ утверждается.

Реализация решений может проистекать несколькими способами:

• путем назначения ответственных лиц или подразделений и установки сроков выполнения. Как правило, это решения, принятые высшим руководящим звеном.
• путем делегирования полномочий по его выполнению третьим лицам. Как правило, такие решения принимаются высшим и средним звеном управления, и реализуются путем заключения договоров. Это решения касающиеся вопросов не связанных с прямой деятельностью компании, например, реализация рекламных проектов и т.д.
• самостоятельная реализация. Самостоятельно реализуются решения связанные с исполнением непосредственных обязанностей сотрудников. Такие решения принимаются каждым сотрудником организации в ходе его деятельности.

Контроль реализации управленческого решения в ООО НПП «Сайт» зависит от способа его реализации.

Контроль осуществляется, как правило, лицом принимающим решение, задачей которого является отслеживание хода исполнения всех этапов реализации.

В случае делегирования полномочий контроль предполагает сопоставление конечного результата с целью принятого решения.

В случае самостоятельной реализации принятого решения сотрудник осуществляет самоконтроль.

На основе проведенного исследования процесса принятия решений в организации ООО НПП «Сайт» составим SWOT-анализ, отражающий основные факторы, имеющие значение для определения направления путей совершенствования (таблица 7).

Таблица 7

SWOT-анализ процесса принятия решений в ООО НПП «Сайт»

S	Сильные стороны	O	Возможности
Наличие основных стадий процесса принятия решения		Возможность принятия обоснованных решений
Получение информации из различных источников		Возможность учета особенности работы разных подразделений
Наличие электронной системы согласования		Возможность принимать решения не затрачивая много времени
W	Слабые стороны	T	Угрозы
Отсутствие единого способа принятия решения		Несоответствие полученных результатов желаемым
Отсутствие учета социально-психологического аспекта		Негативный социальный эффект
Отсутствие промежуточного контроля и внесения корректировок		Несоответствие между принимаемыми решениями
Несвоевременность получения информации

---

Соотнесем сильные стороны и возможности:

• получение информации из различных источников позволяет учесть работу нескольких подразделений.
• наличие всех этапов процесса принятия решений позволяет принимать обоснованные, действительно нужные решения.
• использование электронного согласования документов позволяет принимать решения быстро.

Соотнесем сильные стороны и угрозы:

• наличие всех стадий процесса принятия решения может позволить свести к минимуму несоответствие желаемого результата и полученного.
• обоснованность принимаемого решения позволяет устранить негативный социальный эффект.
• различные электронные системы согласования приводят к тому, что принимаются не соответствующие друг другу решения (т. к. используются разные программы для согласования разных документов).

Проанализируем, насколько слабые стороны мешают использовать возможности:

• отсутствие промежуточного контроля, внесения корректировок и учета социально – психологического аспекта мешает принимать обоснованные решения.
• отсутствие единого способа принятия решения мешает учесть особенности работы разных подразделений.
• несвоевременное получение информации приводит к увеличению затрат времени, а также к принятию необоснованных решений.

Проанализируем, насколько слабые стороны способствуют возникновению угроз:

• отсутствие единого способа принятия решения, а также отсутствие промежуточного контроля и корректировок способствуют несоответствию ожидаемого результата и действительного.
• отсутствие учета социально-психологического аспекта приводит к негативному социальному эффекту.
• отсутствие единого способа принятия решения приводит к противоречиям между ранее принятыми решениями и вновь принятым.
• несвоевременное получение информации способствует несоответствию полученного результата желаемому, а также к негативному социальному эффекту.

Таким образом, проанализировав процесс принятия управленческих решений в ООО НПП «Сайт» можно отметить следующее.

Присутствуют основные стадии процесса принятия управленческих решений, к таким стадиям относятся: сбор информации (анализ ситуации, идентификация проблемы, определение критериев выбора); принятие решения (разработка альтернатив, выбор наилучшей альтернативы, согласование решения; реализация решений (управление реализацией принятого решения); контроль и оценка результатов.

---