Файл: Автоматизация бизнес процессов.pdf

Введение

Современный бизнес становится все более динамичным, борьба за конкурентные преимущества зачастую превращается в погоню за современными управленческими и информационными технологиями. Последние годы в России наблюдается настоящий информационный бум, практически повсеместно внедряются информационные системы, и автоматизируется управление. Мотивы здесь разные: и влияние моды, и желание «не отстать от конкурента», а зачастую – это вполне понятное стремление руководства компаний внедрить эффективную и современную автоматизированную систему управления, чтобы снизить издержки, ускорить процесс обработки информации, повысить качество выполняемой работы, в результате чего компания добивается высоких результатов в своей деятельности.

Целью работы является проектирование реализаций бизнес-процесса «Предоставление рекламных услуг».

Кроме того, определены следующие цели разрабатываемого проекта:

• Минимизация участия человека в процессе ввода информации;
• Исключение повторного ввода одних и тех же данных в разные хранилища данных;
• Минимизация вероятности ввода ошибочной информации в базу данных;
• Повышение оперативности попадания обновленных данных в базу данных.

Достижение этих целей позволит более точно делать прогнозы относительно развития компании.

Задачи, которые нужно выполнить для достижения поставленной цели:

• описание предметной области;
• моделирование бизнес-процессов компании;
• выявление недостатков существующей системы;
• выбор и обоснование программного и информационного обеспечения для решения задачи;
• проектирование базы данных.

Объектом исследования является документооборот при предоставлении рекламных услуг.

Предметом исследования являются процесс автоматизации рекламного агентства.

Методы исследования: анализ, обобщение, моделирование, CASE-средства, сравнение.

1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Optimum Media OMD Group – группа специализированных агентств, начало деятельности, которой на российском рынке приходится на 1992 г. Группа входит в число безусловных лидеров рынка услуг в области медиасервиса в России и СНГ. Optimum Media OMD Group является частью мировой сети OMD Worldwide – медийного подразделения транснационального коммуникационного холдинга Omnicom Group Inc. (omnicomgroup.com, NYSE: OMC).

Многолетний успех компании обеспечивается тщательно выверенным балансом между потенциалом и опытом глобальной сети OMD и знанием условий и особенностей локальных рынков, местного законодательства, конкурентной среды и отраслевых особенностей.

Агентства Optimum Media OMD Group предлагают широкий спектр услуг в сфере коммуникационного и медиа планирования, медиасервиса:

- исследования рынка, анализ данных, 

- стратегическое и медиа- планирование,

- оптимизация и закупки,

- создание и реализация нестандартных медиа решений и новых каналов коммуникации (product placement, спонсорство, ambient media, Digital-проекты и т.д.),

- маркетинговые исследования, эконометрическое моделирование.

Компания предлагает оригинальные решения из базы знаний или новые, созданные с применением техники, дается взвешенная оценка тому, что делают конкуренты заказчиков, объективно оценивает преимущества и недостатки имеющихся предложений и помогает их оптимизировать под цели и задачи заказчика.

Компания работает со всеми медиа каналами и только с надежными поставщиками. Но не ограничивается традиционными медиа проектами. Компания создает новые оригинальные идеи для продвижения бизнеса клиентов. Доказательством успехов компании служит рекордное количество наград, которые компания Optimum Media OMD Group (рис. 1) завоевала на самых престижных фестивалях, в частности: Cannes Lions, Golden Hammer, Eurobest, Международные Фестивали Рекламы в Москве и Киеве и других.

Рис. 1 Компании Optimum Media OMD Group

Компания Optimum Media OMD Group является членом АКАР (Ассоциации Коммуникационных Агентств России) с 2000 г.

OPERA начала работать на российском рынке в июне 2006 г. в качестве объединенной медиа инвестиционной компании агентств, входящих в Omnicom Media Group (OMG). На сегодняшний день в альянс OPERA входят все агентства OMG, плюс ряд независимых российских агентств: АПР Евразия, МУВИ, EasyMedia, MediaClub, Sorec Media.

Объединяя системные функции, OPERA дает участникам еще более глубокое понимание медиа рынка. Расширяются возможности внедрения самых современных инструментов анализа данных.

По данным RECMA, OPERA занимает третье место в России, с биллингами $1095 млн за 2009 г.

OMD – один из передовых специалистов в области медиа коммуникаций.

OMD (www.omd.com) инвестирует миллиарды в медиа-закупки через свои 140 офиса в более 80 странах мира, тем самым помогает многим ведущим мировым брендам и компаниям достичь лидерских позиций и удерживать их на протяжении многих лет.

1.2 Характеристика существующих бизнес процессов

Рассмотрим, как организуется работа с документами в компании Optimum Media OMD Group. В отдел документооборота и делопроизводства поступают входящие документы. Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке).

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот – это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.[11,c.35]

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация – это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы – это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Схему движения документов по внутреннему и внешнему контуру мы можем увидеть на рисунке 2.

Рис.2. Движение документов

Для более четкого представления о документообороте компании, рассмотрим распределение работ, для этого необходимо построить модель «Как есть» . Модель «Как есть» показана на рисунке 3.

Рис.3. Модель «Как есть»

Изучив модель «Как есть», выявлен ряд проблем связанных с орга­низацией документооборота:

1. Нет единого информационного про­странства, отсутствуют автоматизирован­ные корпоративные справочники, за ис­ключением одинаковых адресных книг, содержащих адреса электронной почты сотрудников;
2. Структурные подразделения организа­ции вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов;
3. Регистрация документов проводит­ся вручную и часто дублируется в каж­дом структурном подразделении. При этом используются какие-либо таблицы или списки;
4. Маршрутизация документов не автома­тизирована. Документ направляется толь­ко по маршруту, выбираемому очередным исполнителем, что затрудняет соблюде­ние регламентов, принятых в организации (особенно при согласовании документов);
5. Затруднено проведение контроля за своевременным исполнением документа. Напомнить о документе при этом можно только дополнительным письмом, отправленным вручную, или позвонив по телефону;
6. Невозможно осуществить автоматизированный поиск документов;
7. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.

Все это приводит к ухудшению качества работы и производительности, существенно увеличивает временные затраты сотрудников.

Единственный путь совершенствования существующей системы документооборота, на взгляд автора, - это внедрение электронного документооборота.

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

В рекламном агентстве на данный момент ничего не предпринимается для того чтобы как то улучшить и наладить документооборот и работу с ним. К сожалению, на сегодняшний день это проблема многих компаний и рекламных агентств. Как считают многие работники, эта проблема идет от руководителя. Так как если этой проблемой не займется вплотную руководство компании, то ей не будет заниматься никто. Потому что либо у работников нет таких полномочий, чтобы ввести новые правила работы с документами, либо работники думают, что если руководство этим не занимается, то все в порядке и это становиться по большому счету никому не нужно.

Далее хотелось бы описать, как именно осуществляется документооборот в рекламном агентстве OMD, через какие отделы и как он проходит. Описано это будет на примере работы с клиентом «Университет». «Университет» - это крупная алкогольная компания, которой принадлежат несколько брендов алкогольной продукции. Агентство OMD работало со следующими брендами этой компании: «Мягков», «Веда», «Беленькая» и «Белуга». Документооборот с данным клиентом был не отлаженный, не оптимизированный и клиент этим постоянно пользовался. Документы постоянно терялись и не доходили при передаче ни до клиентов, ни до агентства.

Клиент пришел в агентство OMD для того чтобы оно подготовило для него план по размещению рекламной кампании в прессе, предоставило цены и осуществило это размещение. Работники агентства выполнили требования по подготовке и разработке плана. И как только клиент согласовал этот план, и агентство получило от него подтверждение письменно, подчеркну еще раз письменно, начинается оформление всех бумаг, а в первую очередь договора.

Почему подтверждение должно быть получено от клиента письменно? На этот вопрос легко ответить. Потому что если клиент на словах по телефону утвердит план, а потом когда размещение началось и запустилось, он отказывается и говорит, что он ничего никому не подтверждал, и это вам показалось, то оплачивать неустойку за начавшееся и сорванное размещение будет менеджер, который ведет этого клиента. На этот случай необходимо ввести письменное подтверждение с подписью и печатью руководства. Т.е. как только клиент понял, что он утверждает предоставленный агентством план по размещению рекламной кампании, он его распечатывает и подписывает у своего руководителя и далее ставит печать. Тогда при отказе от размещения клиент будет обязан оплатить неустойку, если договор еще не заключен.

Изначально было сказано, что при подтверждении рекламной компании клиентом начинается оформление документов, а именно договора. В агентстве OMD предусмотрены две формы договора: подрядный и агентский. Подрядный договор – это договор, в котором не указанна и не прописана агентская комиссия, которую клиент должен оплатить агентству и агентство не обязано предоставлять клиенту документы третьих лиц (договора, приложения, счета и закрывающие документы с поставщиками). Агентский договор – это договор, в котором прописывается процент агентской комиссии и агентство предоставляет клиенту ежемесячно документы третьих лиц. Как только клиент подтвердил размещение, менеджер который ведет этого клиента, пишет заявку в юридический департамент агентства и они ему предоставляют форму договора. Какой это будет договор, определяет сам менеджер, предварительно согласовав это с клиентом. Иногда клиенты не хотят особо вникать в документы, и чаще всего договор заключается подрядный. Как только договор получен он направляется клиенту в электронном виде на согласование. Далее договор подписывается. Чаще всего первым договор подписывает клиент, т.к. он находится у него на согласовании. Как только договор подписан с двух сторон он направляется в юридический департамент, т.к. именно в нем хранятся все заключенные договоры. Но, к сожалению, нет программы, в которую эти договора вносились бы.