Файл: Автоматизация бизнес процессов.pdf

Необходимо задействовать в данном агентстве программу, в которую будут вноситься все заключенные договоры с клиентами. В агентстве есть программа, которая называется egency. Это программа, в которую при подтверждении клиентом размещения рекламной кампании менеджер вносит сумму подтвержденного плана, СМИ по которому сделан план, название клиента и размер агентской комиссии. И этому клиенту присваивается номер, который называют проектом. Далее этот проект автоматически выгружается в excel. Этот документ называется job – это название ему присвоило агентств. Но работать в этой программе не очень удобно. На это есть ряд причин. Например, если в плане по размещению в прессе фигурируют 20 изданий, в которых решил разместиться клиент, то программа выгрузит в excel только часть этих изданий, а именно 15. Это лимит этой программы. Она выгружает только 15 изданий или каналов. Остальные 5 приходится вносить в excel самостоятельно. А если этих изданий в плане 50 или 100. Тогда можно только себе представить, сколько менеджеру потребуется времени на то чтобы это внести в еxcel. Если вспомнить клиента «Синергию», то этих изданий по нему было 75. И мы можем только сочувствовать менеджеру, который каждый раз вбивал руками остальные не выгруженные издания. Почему каждый раз? Потому что клиент очень много раз менял план.

Вторая причина неудобства работы с программой egency – это то, что когда клиентов много и нужно посмотреть какой-либо документ и быстро его найти, нужно сначала войти в программу egency, чтобы посмотреть номер проекта который присвоен клиенту которого ты ищешь, а после найти в таблице, которую менеджеры сами составляют в excel нужный документ. Это неудобно и на это тратиться много времени, особенно когда у менеджера идет разговор с клиентом по телефону и клиенту нужно посмотреть срочно какой-то документ.

Далее как только договор подписан, и менеджер подготовил job он этот job отправляет в отдел баийнга по нужному СМИ и в отдел трафиков. Отдел баийнга пересылает этот job на канал или как мы уже говорим СМИ где клиент размещается как гарантию того что размещение будет оплачено.

Отдел трафиков, получив этот job приступают к подготовке приложения. Приложение – это документ, который составляется по определенному СМИ, в котором размещается клиент. В нем прописываются суммы, период и обязанности которые клиент должен по этому проекту выполнить. Это приложение от трафиков направляется в отдел баийнга и в клиентский сервис (менеджеру который ведет клиента) для утверждения. Это неверно. Менеджер должен получать уже готовый документ, чтобы он его просто направил клиенту. А отдел баийнга его должен проверить. Т.е. должно быть так: трафики должны выслать приложение в отдел баийнга на проверку, а как только они все проверят, они должны отослать приложение менеджеру, чтобы тот его отправил клиенту. Это было бы гораздо быстрее, нежели сначала бы трафики ждали ответа от баийнга и от клиентского сервиса, а потом менеджер высылал документ клиенту. Это связанно с тем что отдел баийнга зачастую не считает нужным проверять этот документ и тянет с его проверкой откладывая все время на потом. В этом случае необходимо сделать следующим образом: приложение должно отправляться отделом трафиков непосредственно в баийнг отдел на проверку, т.к. именно баийнг отдел предоставляет стоимость и сам план по размещению. Баийнг отдел должен проверять этот документ. А менеджеру уже должен отправляться документ поверенный отелом баийнга и он просто его отправляет клиенту.

Далее подойдем проблему закрывающих документов. Закрывающим документом называется акт и счет фактура, которые оформляются на основании данных по размещению. Каждый месяц по клиентам происходит закрытие. Т.е. проект СМИ, в котором размещается клиент, закрывается по суммам. Это показывает то, что клиент разместился, как планировал, и это было осуществлено агентством. Менеджеры готовят таблицу в excel, в которой прописывают номер проекта, сумму месяца размещения который закрывается и период. Эта таблица далее направляется в бухгалтерию, и они проводят закрытие. Это не всегда хорошо. Т.к. можно много чего напутать или вовремя не предоставить данные. Допустим, менеджер заболел и не может предоставить данные, чтобы закрыть определенный проект по клиенту. А кроме него никто не знает, на какую сумму и что закрывать. Соответственно закрытие срывается и клиент не доволен.

Исходя из всего вышесказанного, необходимо в агентстве ввести программу, в которую будут вноситься договора и все остальные документы, которые будут оформлены с клиентом. В эту программу будет вноситься номер заключенного договора, далее приложение, составленное с этим клиентом и график платежей по которому нужно оплатить размещение. Эта программа будет показывать автоматически, какую сумму необходимо закрыть по клиенту ежемесячно, будет показывать всю сумму целиком, и будет напоминать, когда нужно выставить счет и на какую сумму. Какие бы были плюсы, если бы эта программа была. Например, с тем же закрытием, если менеджер заболел то бухгалтер, который закрытие проводит, может зайти в эту программу и посмотреть что ему нужно и по какому клиенту взять и закрыть. Т.е. не нужно не составлять никаких таблиц, не нужно каждый месяц сидеть менеджеру и высчитывать суммы которые нужно закрыть. В этой программе можно все посмотреть. И сумму всего размещения, и сумму размещения за месяц. Эта программа должна сама это рассчитывать. Например, запрашиваем у программы определенного клиента, и она автоматически показывает сумму всего размещения, сумму за каждый месяц отдельно, какие счета нужно выставить,¸ а какие уже выставлены и оплачены будет напоминать к какому числу какой счет, и на какую сумму его нужно выставить. Все расчеты программа будет проводить сама, достаточно будет нажать только пару кнопок.

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. [5]

Информационное обеспечение рассматриваемой задачи включает: внемашинное обеспечение (входные и выходные документы, классификаторы, справочники), и внутримашинное обеспечение (условно-постоянная, промежуточная и результатная информация в базе данных системы).

1) Входные и выходные документы. Входными документами системы являются сведения о клиентах.

Выходными документами являются договора с клиентами.

За основу форм документов берутся бланки, используемые на предприятии. Их необходимо проанализировать, оценить полноту содержащейся в них информации, и использовать при проектировании системы.

2) Экранные формы

Для построения диалога с пользователем возможны следующие способы: диалог типа «Вопрос-ответ»; диалог типа «Меню», диалог на основе экранных форм, диалог на основе командного языка.

Для каждого из входных документов будут создаваться экранные формы ввода первичной информации. При этом необходимо обеспечить соответствие макета экранной формы форме входного документа. Не обязательно, чтобы внешний вид этих форм совпадал, но все вводимые элементы данных должны располагаться в том же относительном порядке и иметь такой же формат, что и в исходном документе.

Результатная информация должна отображаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа, т.е. на основе использования комбинированной формы с трехзонным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

• Справочник «Список продукции»;
• Справочник «Типы продуктов»;
• Справочник «Фирмы»;
• Справочник «Контент».

Формы для ввода справочников должны позволять просматривать, добавлять, редактировать, удалять записи. При проектировании макетов форм ввода справочников применим анкетную форму расположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации справочников.

Все экранные формы должны быть удобными, понятными, эргономичными. Общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя. Цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части. Каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя. Должна быть обеспечена возможность исправления ошибок во введенных данных.

3) Система классификации и кодирования. В системе необходимо учесть принятую на предприятии систему кодирования документов, а именно: документы одного типа нумеруются последовательно с начала года. Система кодирования артикулов товара также используется существующая на предприятии, т.к. она достаточна, привычна, и используется не только в автоматизируемом подразделении, но и в других отделах предприятия.

Необходимо разработать локальную систему классификации и кодирования для следующих объектов учета:

- фирм;

- продуктов;

- типов продуктов.

4) Информационная база. Центральным компонентом информационного обеспечения является информационная база (ИБА), представляющая собой организованную определенным способом совокупность данных, хранимых в памяти вычислительной системы в виде файлов, с помощью которых удовлетворяются информационные потребности управленческих процессов и решаемых задач. [1]

Существуют следующие способы организации информационной базы: совокупность локальных файлов, поддерживаемых функциональными пакетами прикладных программ, и интегрированная база данных, основанная на использовании универсальных программных средств загрузки, хранения, поиска и ведения данных, то есть системы управления базами данных (СУБД).

Локальные файлы обеспечивают более быстрое время обработки данных, однако при таком способе организации ИБ в информационной системе наблюдается высокая степень дублирования данных, несогласованность данных, отсутствие гибкости доступа к информации. Интегрированная база данных – это совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе данных при такой минимальной избыточности, которая допускает оптимальное их использование в различных приложениях.

Для решения поставленной задачи требуется интегрированная база данных.

Основными способами организации БД являются создание централизованных и распределенных БД. [4] В рассматриваемой задаче не предполагается распределенная структура ИС, т.к. задача небольшая по объему данных и по количеству пользователей.

Таким образом, для решения поставленной задачи необходима интегрированная централизованная база данных.

1.5 Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Программное обеспечение - совокупность программ системы обработки информации и программных документов, необходимых для их эксплуатации.

Для обеспечения разработки возникает задача выбора оптимальных программных и информационных средств для реализации функций системы.

Для получения информации о характеристиках СУБД воспользуемся информационными порталами:

1. www.tpc.org – зарубежная некоммерческая корпорация, сосредоточенная на разработке и проведении тестирования производительности программных и аппаратных комплексов;
2. www.msdn.ru – крупнейший портал русскоязычный сайт, посвященный программному обеспечению.

Microsoft Access является реляционной СУБД корпорации Microsoft. Обладает широким спектром функций, включая связанные запросы, связь с базами данных и внешними таблицами. Благодаря наличию встроенного языка VBA, в самой системе Access можно разрабатывать приложения, работающие с базами данных.

Основными компонентами MS Access являются построитель таблиц, экранных форм, SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI), отчётов, выводимых на печать.

MS Access представляет собой файл-серверную СУБД и потому применима лишь к небольшим приложениям. В программе нет многих механизмов, которые необходимы в многопользовательских БД, например, триггеров.

MS Access обладает худшим функционалом по сравнению с MS SQL Server. Но возможности MS Access по написанию приложений существенно расширяются благодаря механизму связи с различными внешними СУБД: «связанным таблицам» (связь с таблицей СУБД) и «запросам к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД). Также благодаря MS Access можно строить полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом есть возможность совмещения с присущей MS Access простотой инструментов для управления БД и средств разработки [6].

На рисунке 4 представлен скриншот главного рабочего окна СУБД MS Access.

Рисунок 4 – Рабочее окно СУБД MS Access

Microsoft Visual FoxPro (VFP)  представляет собой среду разработок системы баз данных, в которую включены объектно-ориентированная реляционная СУБД, объектно-ориентированный язык программирования, чтобы разрабатывать приложения баз данных, а также входит система построения отчётов [1].

В основе Microsoft Visual FoxPro лежит система FoxPro, у которой язык принадлежит к языкам xBase, которые разрабатывались на основе синтаксиса такого языка программирования, как dBase. Другие члены - представители этого семейства языки Clipper и Recital.