ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.11.2023
Просмотров: 1319
Скачиваний: 106
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Организация работы с электронными документами и электронными архивами (ДОУА, 1 часть)
Практическое занятие 5
Практическое занятие № 1 (2 часа).
Цель занятия: закрепление знаний об основах электронного документооборота, формирование умений по созданию документов в электронном виде
Оборудование: ноутбук с подключенным к нему многофункциональным устройством и сканером, с выходом в Интернет
Задание 1. (максимальное количество баллов – 4 балла).
Проанализируйте представленный макет содержания Инструкции по организации электронного документооборота и автоматизации делопроизводства. Выявите положения, не соответствующие нормативным требованиям. Свой ответ обоснуйте.
| Оглавление 1. Общие положения 2. Виды регистрируемых документов 3. Участники документооборота 4. Обработка документов с использованием средств СЭД 5. Основные операции документооборота 5.1. Документооборот и его основные операции 5.2. Подготовка проекта документа 5.3. Согласование проекта документа 5.4. Отправка документов на подпись 5.5. Подписание документа и его отправка на регистрацию 5.6. Отправка документа на регистрацию в пункте 5.5 уже говорится об отправке на регистрацию. 5.7. Порядок регистрации документов 5.7.1. Общие положения 5.7.2. Места регистрации документов 5.7.3. Формирование номера документа 5.7.3 Формирование заработанной платы в системе 1С Зарплата. Управление персоналом. 5.8. Ознакомление с документом 5.9. Внесение резолюций и выдача поручений 5.10. Постановка документа, резолюций и поручений на контроль 5.10.1. Контроль исполнения документа в целом 5.10.2. Контроль исполнения резолюций и поручений 5.11. Отчет об исполнении документа, резолюций и поручений 5.12. Исполнение резолюций, поручений и документа в целом 5.13. Отнесение документа в дело и его хранение в архиве 5.14. Учет передачи экземпляров 5.15. Порядок уничтожения документов на бумажном носителе Пункт 5 можно разбить на несколько пунктов. 6. Виды рабочих мест в СЭД и распределение функций 6.1. Рабочие места в СЭД 6.2. Специализированное рабочее место 6.2.1. Назначение СРМ 6.2.2. Делопроизводители Управления делами и их функции 6.2.3. Делопроизводители структурных подразделений и их функции 6.2.4. Контролеры и их функции 6.2.5. Распространение персональных данных в сети Интернет 6.3. Выходное пособие. 6.3.1. Общие положения 6.3.2. Подготовка документа 6.3.3. Документооборот и делопроизводство 7. Автоматизация контроля исполнения документов 8. Администрирование СЭД |
Раздел «Общие положения» В этом разделе следует описать, как используются электронные документы в данной организации и как ведется делопроизводство с помощью СЭД.
Для пользователей также должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД, а все сотрудники организации должны быть в курсе, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции.
Нет раздела: «Термины и определения».
В разделе «Термины и определения» необходимо перечислить все термины, их расшифровку и сокращения, которые будут использоваться в инструкции.
Раздел «Нормативные ссылки», так же отсутствует.
В данном разделе нужно указать, на какие нормативно-правовые акты ссылаются положения создаваемой инструкции.
Так, при разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами.
Общие требования», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».
Также можно опираться на другие нормативные документы, к которым можно обратиться при разработке инструкций по делопроизводству.
Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД».
Этот раздел должен разъяснять работу электронного документооборота в организации и описывать порядок действий сотрудников при выполнении следующих функций:
-
прием и учет поступивших документов; -
подготовка и согласование проектов документов; учет и регистрация отправляемых документов; -
выдача поручений руководителями структурных подразделений; -
контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях; -
формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений; -
справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов; -
контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело; коллективная работа с документами.
В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как осуществляется идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД.
Раздел «Использование электронной подписи»
Если на предприятии при работе с электронными документами используется электронная подпись (ЭП) или планируется ее использование, то необходимо также объяснить ее назначение и правила работы с ней.
Раздел «Правила работы с папками и документами»
В этом разделе нужно подробно перечислить главные правила работы с папками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов.
Поскольку большинство создаваемых документов являются документами коллективного пользования, то важно отразить в инструкции и обязанности автора документа: правила выбора вида документа при его создании; правильное присвоение наименования документу; правильное присвоение номера документу; правильное назначение прав доступа к документу; правила размещения документа в соответствующей папке.
Раздел «Классификация документов»
В разделе «Классификация документов» следует выделить основные виды документов, использующихся на предприятии, и определить, какие из них могут существовать в электронном виде, а какие нет; какие могут быть преобразованы из бумажного вида в электронный и наоборот (например, исходящие договоры, скан-копии входящих договоров).
В этом разделе имеет смысл сделать следующие подразделы: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; бумажные документы.
Раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов»
При определенном уровне организации работы с электронными документами или использовании СЭД процесс согласования также может осуществляться в электронном виде.
В этом случае в инструкцию требуется ввести раздел «Согласование входящих, исходящих и внутренних документов», в котором целесообразно объяснить алгоритм согласования документов (используется ли электронная почта, СЭД или расширенные средства офисных продуктов).
Раздел «Выдача поручений и контроль исполнения документов»
Если в организации используется СЭД, то не только процесс отправки на согласование
, но и контроль исполнения поручений также может идти в электронном виде.
Порядок контроля исполнения документов и поручений, а также разграничение полномочий контроля между сотрудниками описываются в разделе «Выдача поручений и контроль исполнения документов».
Раздел «Замещение пользователей в СЭД»
В разделе описывается, каким образом сотрудник будет передавать дела замещающему пользователю на время своего отсутствия и указываются права и обязанности замещающего.
Также здесь необходимо отразить, кто будет устанавливать замещение в системе и на основе каких данных.
Например, это может быть администратор СЭД, который будет устанавливать замещение по заявке руководителя подразделения, либо это будет специалист кадровой службы, который будет устанавливать замещение на основе заявления сотрудника или приказа о командировке/отпуске и т.д.
Согласование и утверждение инструкции Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений и заместителями руководителя организации.
Также немаловажное значение имеет согласование инструкции с юридической службой, администратором СЭД, отделом кадров и остальными наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям она утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.
Инструкцию по СЭД рекомендуется утверждать как стандарт организации и она должна быть доведена до сведения каждого работника. Администраторы СЭД также должны провести обучение сотрудников новым правилам работы с документами.
Задание 2. (максимальное количество баллов – 3 балла).
Составьте макет раздела Инструкции «Участники документооборота».
Группы участников разместите в таблицу, укажите их основные функции в СЭД.
| № | Группа сотрудников | Основные функции в СЭД |
| 1 | Делопроизводитель структурного подразделения | Рассылка и контроль прохождения документов своего подразделения. |
| 2 | Руководитель структурного подразделения | Наложение резолюций, визирование и подпись документов, контроль исполнения документов, подотчетных данному руководителю. |
| 3 | Исполнитель | Сотрудник непосредственно отвечающий за исполнение документа, поручения/резолюции. |
| 4 | Контролер | Сотрудник контролирующий исполнение документа, поручения/резолюции. |
| 5 | Читатели документа | Чтение документов указанного типа. |
| 6 | Оператор | Пользователь создавший документ, поручение/резолюцию. |
| 7 | Подписант | Сотрудник отвечающий за подписание документа. |
| 8 | Адресат | Сотрудник которому адресован документ. |
| 9 | Участники процесса согласования | Сотрудник непосредственно принимающий участие в процессе согласования документа. |
| 10 | Участники процесса ознакомления | Сотрудник непосредственно принимающий участие в процессе ознакомления документа. |
| 11 | Участники процесса обсуждения | Сотрудник непосредственно принимающий участие в процессе обсуждения документа. |
| 12 | Оператор ССТУ | Сотрудник организации, имеющий доступ к порталу ССТУ для загрузки данных о результатах рассмотрения обращений в организации. |
Задание 3. (максимальное количество баллов – 3 балла).
Составьте перечень нормативно-правовых актов и стандартов, регламентирующих электронный документооборот (не менее трех). Для выполнения задания вы можете воспользоваться сайтом Федерального архивного агентства, раздел Документы. (URL: https://archives.gov.ru/documents.shtml . В случае неработоспособности ссылки можно воспользоваться другим источником по вашему выбору).
Приказ Министерства транспорта РФ от 25 мая 2022 г. N 200
«Об утверждении Порядка включения юридических лиц в реестр операторов информационных систем электронных перевозочных документов и исключения из него»
Приказ Федеральной налоговой службы от 13.05.2022 N ЕД‑7‑26/405@
«Об утверждении формата представления акта сверки взаимных расчетов в электронной форме»
Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 N 931
«Об утверждении правил обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них...»
Приказ ФНС РФ от 24.03.2022 N ЕД‑7‑26/236@
«Об утверждении PDF/A-3 формата представления договорного документа в электронной форме»
Приказ Минфина РФ от 28.04.2022 N 64Н
«О внесении изменений в Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденный приказом Министерства финансов Российской Федерации от 5 февраля 2021 г. N 14Н»
Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота
В соответствии с действующим федеральным законодательством основополагающим законодательным актом, который регулирует отношения, возникающие при использовании информационных технологий (в том числе систем электронного документооборота), а также обеспечении защиты информации, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ. В ст.11 говорится, что электронное сообщение, подписанное электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. Также устанавливается, что обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано ЭП или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.