Файл: Лекция организация работы с документами организация документооборота.docx
ВУЗ: Не указан
Категория: Не указан
Дисциплина: Не указана
Добавлен: 06.11.2023
Просмотров: 40
Скачиваний: 1
ВНИМАНИЕ! Если данный файл нарушает Ваши авторские права, то обязательно сообщите нам.
Лекция 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
4.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Документооборот– это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждений и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т. д.).
По отношению к аппарату управления различают входящие, исходящие и внутренние документы. Входящие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, – исходящие документы, а другая циркулирует внутри учреждения – это внутренняя документация.
При рационализации документооборота следует руководствоваться положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.
При проектировании документных потоков следует придерживаться принципа однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения, например предусмотреть копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременную передачу всем исполнителям.
Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и проставления резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, его фамилия стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут предаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.
Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т. д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т. д.).
4.2. РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ
Все поступающие в организацию документы, независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и т. д.) передаются конкретному лицу службы делопроизводства.
При поступлении документа по почте проверяют правильность доставки, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией с пометкой «лично» передаются адресату без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (если на документе нет даты или адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются в зависимости от срока хранения письма.
Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Это существенно повышает эффективность управленческого процесса. Нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения, так как 80–90 % всех поступающих документов ему приходится переадресовывать своим заместителям.
При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.
Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. При отсутствии руководителя допускается передавать документ для исполнения должностному лицу с последующим извещением об этом руководителя.
На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп:
Наименование организации
Вх. №______________
От________________
Дата регистрации (по порядку номеров, начиная с календарного года) проставляется в день поступления документа.
Регистрировать следует документы, поступающие от вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и другие. Не регистрируются: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем организации.
Все документы (входящие, исходящие, внутренние) регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.
В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. единиц и более, где невозможна централизованная регистрация, важнейшие документы регистрируются в канцелярии, остальные – в структурных подразделениях. В последнее время для этого используются автоматизированные системы регистрации документов (АСРД).
Документы регистрируются в основном на карточках, хотя журнальная система регистрации кое-где еще сохранилась: такой учет документов предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации, например, при выдаче трудовой книжки, пропуска и т. д. Журнальная система используется также в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала. Журнальная система удобна еще и для организации, в которую поступает незначительное количество документов.
На первом этапе заполняются следующие реквизиты:
-
входящий номер и дата регистрации, например № 15 от 15.01.2016 (№ 15 – порядковый номер поступающего документа начиная с 1 января текущего года, 15.01.2016 – дата поступления регистрируемого документа). Эти номер и дата должны быть указаны и в регистрационном штампе; -
от кого поступил документ (Министерство образования и науки РФ); -
количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.); -
дата полученного документа и исходящий номер (20.02.2016 № 259/10); -
краткое содержание документа – например, направить информацию о состоянии воспитательной работы в учреждениях начального профессионального образования.
После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение руководителю учреждения или руководителям структурных подразделений.
Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления (как исключение – на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Резолюция должна быть конкретной, например,
Иванову Г.В.
Прошу подготовить ответ личная подпись
12.02.2016
Руководитель не должен оставлять документы у себя в кабинете на неопределенное время. При необходимости можно сделать ксерокопию документа. Руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных. Это, как правило, делают референт или канцелярия, общий отдел, секретариат и т. д.
Затем документ передается исполнителю согласно проставленной руководителем резолюции. Если в резолюции названы несколько исполнителей, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии – другим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточку в раздел «Кто направил документ. Резолюция», например:
Кирсанову И.П., Иванову Г.В. Прошу подготовить ответ личная подпись
13.02.2016
Затем на обратной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» – 15.02.2016; «Кому направлен документ» – Иванову Г. В.; «Расписка в получении» – личная подпись Г. В. Иванова, 15.02.2016.
Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем – в канцелярии.
4.3. ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Отправка документов осуществляется в следующем порядке.
Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. Материалы, на основании которых он готовился, передают руководителю вместе с проектом документа, либо они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. В частности, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа. После подписания руководителем на первом листе документа, который оформляется на бланке, проставляются дата отправления и регистрационный номер. На бланке письма указываются также номер и дата входящего документа, на который дается ответ, например:
20.01.2016 №259-02/36
На № 2054-02/5 от 25.12.2016
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй, с визами согласования, – остается в деле организации.
Отправляемый документ регистрируется для учета и планирования документооборота.
В регистрационных формах необходимо предусмотреть следующие реквизиты:
-
порядковый регистрационный номер и дату; -
количество листов и экземпляров; -
кому направлен документ; -
расписку в получении или номер реестра; -
дату; -
краткое содержание документа; -
кем подписан документ; -
входящий номер и дату исполненного документа; -
номер дела, в которое помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; -
количество листов; -
отметку о получении ответа; -
дату.
4.4. ОБРАБОТКА ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения и исполнения (использования) документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.
После согласования с соответствующими структурными подразделениями и юридической службой проекты распорядительных документов подписываются руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном подразделении, копии документов заверяются. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные подразделения, учреждения, а в других случаях – в иные организации.
Протоколы, содержащие поручения, передаются адресатам в виде копий или заверенных выписок из протокола.
Докладные записки на имя руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и другие аналогичные внутренние документы рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения или помещаются в соответствующее дело.
Порядок регистрации и учета внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству.
4.5. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА.
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных за определенный период, обычно за год. Учет организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства.
При определении объема документооборота учитывают все документы. Входящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов также учитываются отдельно. Чтобы определить объем документооборота в организации за год, необходимо подсчитать общее количество всех документов – внутренних и исходящих.