На ЭПК кроме ежегодного отбора документов на хранение возлагаются следующие обязанности: рассмотрение дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о повреждении документов постоянного хранения и утере дел, подлежащих передаче на государственное хранение, вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного характера; подготовка и внесение на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т. д.  

Оформление дела – это комплекс работ по переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оформление дела с момента его заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив в конце календарного года. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения оформлению подлежат дела постоянного, длительного хранения и дела по личному составу. Дела временного хранения (до 10 лет) подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней систематизации, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

На обложках дел постоянного, длительного хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс; аннотация к документам (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов; срок хранения; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

При заполнении реквизитов на обложке дела необходимо соблюдать следующие требования: 

• 
  название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; 
  
• 
  заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).
  

---

В конце делопроизводственного года на обложку дела постоянного или длительного хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело перешло в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке подписывают название этого учреждения (структурного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел учреждения, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной службы. При необходимости (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле), в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна быть отметка об этом. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата, т. е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дела зависит от всестороннего учета, характера и вида документов, которые в нем сформированы. 

В конце каждого дела постоянного или длительного хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно, через «+» (плюс) – количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.  

Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно документом, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

---

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях, в закрывающихся шкафах, которые должны обеспечивать сохранность документов, корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дела постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают листзаместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дела не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку – заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в котором выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, дату, также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т. д. Они должны обеспечивать контроль сохранности документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, длительного хранения и дела по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т. п.), заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

---

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате, другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если обнаруживаются недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника, сдающего дела структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передающего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Контрольные вопросы

1. 
   Что представляет собой документооборот предприятия (организации)?
   
2. 
   Перечислите операции по обработке документов, поступающих в организацию.
   
3. 
   Какие признаки используют при формировании дел?
   
4. 
   Как осуществляется подготовка дел к архивному хранению?
   
5. 
   Почему необходимо ведение номенклатуры дел на предприятии?
   

---

Смотрите также файлы

• Протокол 2 от 29 октября 2021 г. План индивидуальной работы с несовершеннолетним Зубаревым Максимом.docx

• Протокол от 2022г. 20222023 уч год.pdf

• Здоровьесберегающий проект Здоровый студент востребованный специалист. Авторы Цветков Антон, Курбаков Андрей. Научный руководитель Бочагин В. А. руководитель физ воспитания.doc

• И о каком времени года говорится в стихотворении.pptx

• Семинар Бутов Е. А. группа 03012238.docx