Файл: Реферат по дисциплине Нормативная документация в области применения робототехнических систем.docx

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать (при необходимости) совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.[2]

Преобразование бумажного подлинника в его электронную копию (электронная копия бумажного подлинника) осуществляют с целью ее размещения в автоматизированной системе управления документами для санкционированного доступа к ней всем заинтересованным лицам. Подлинность этой копии удостоверяют электронной цифровой подписью лица, изготовившего копию. С подлинников электронных КД и ТД изготавливают бумажные копии с целью обеспечения производства (рабочие копии). Бумажная копия электронного КД (ТД) должна иметь указание на имя файла электронного конструкторского (технологического) документа, с которого была изготовлена бумажная копия, версию этого документа и подпись лица, изготовившего копию. Изготовленные копии должны быть учтены в карточках учета документов.[2]

9. 
   По каждому зарегистрированному документу осуществляют учет его применяемости. Учет применяемости осуществляют путем указания:
   

- обозначения изделия, в котором применен документ;

- даты применения документа в другом изделии.

Учет применяемости документов может быть проведен автоматизированным или неавтоматизированным способом (вручную). Ручной способ учета применяемости КД осуществляют в карточках учета документов по формам 2, 2а, 26 и 2в, а технологических документов — по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201. Необходимость учета проектной документации вспомогательного и единичного производства устанавливает разработчик.[2]

4. Хранение подлинников

1. 
   Подлинники бумажных КД следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика. Допускается хранить подлинники без учета форматов.[2]
   
2. 
   Подлинники ТД следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201 в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения. Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений КД, указанных в основной надписи технологических документов.[2]
   

---

Структура и длина кодового обозначения.[5]



Структура и длина характеристики документации.[5]



При необходимости указания вида технологического метода (наименования операции) в структуру обозначения характеристики документации допускается вводить дополнительный признак с увеличением длины кодового обозначения на два знака[5]:

Дополнительный признак[5].

3. 
   Подлинники, выполненные на листах меньше, чем формат А1, следует хранить в развернутом виде. Подлинники, выполненные на листах не менее формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.[2]
   
4. 
   Подлинники аннулированных и замененных бумажных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников, и их допускается складывать на форматы А4 и АЗ в соответствии с таблицами Г.1-3[2]
   

5. 
   Подлинники аннулированных и замененных документов уничтожают после составления акта об уничтожении.[2]
   

4. Учет и хранение бумажных копий

1. 
   Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и должны иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т. п.
   При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами [2]
   
2. 
   Наличие архивных копий отражают в карточках учета (см. форму 2). Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР». Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии. Архивная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак.
   

---

Рекомендуется хранить архивные копии на неперезаписываемом электронном носителе. [2]

Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов или электронных копий бумажных документов. [2]

3. 
   Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы. При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4 в соответствии с таблицей Г.1
   

Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или АЗ в соответствии с таблицей Г.1, а для брошюрования — в соответствии с таблицей Г.2 [2]

4. 
   Копии бумажных КД на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия. Копии укладывают в следующей последовательности: 1) спецификация изделия; 2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации); 3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации; чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений). Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации). [2]
   
5. 
   Комплект копий ТД укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все ТД, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия. При необходимости в одну папку (альбом) допускается помещать ТД по отдельным методам обработки и сборки изделия. [2]
   
6. 
   В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4. [2]
   
7. 
   Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют (при необходимости) экземпляр бумажных копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА».[2]
   
8. 
   На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ»[2]
   

4. Восстановление подлинников

---

1. 
   Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника. [2]
   
2. 
   Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников. В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления. [2]
   
3. 
   Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений. [2]
   
4. 
   В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т. п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстановлен подлинник. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями. [2]
   
5. 
   В таблицу изменений основной надписи восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении. [2]
   
6. 
   При восстановлении бумажного подлинника с документов не менее чем на двух листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа. [2]
   
7. 
   В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения). [2]
   
8. 
   Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)». При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить. [2]
   
9. 
   Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия. Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например: «Восстановлен с подлинника. Верно: (подпись, фамилия и дата)». «Восстановлен с копии. Верно: (подпись, фамилия и дата)». Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица. [2]
   
10. 
    В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: «Восстановленный подлинник № ...» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника. 8.2.6 Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге. [2]
    
11. 
    На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ №...» с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.[2]
    

---

Рис. 2 – Штампы на документах [2]

4. Правила дублирования (ГОСТ 2.502— 2013)

1. 
   Дубликаты документов следует изготавливать с подлинников организации-держателя подлинников. Допускается по согласованию с организацией — держателем подлинников изготовление дубликатов организацией-дублером или заказчиком (представительством заказчика) с копий, принятых на учет.[3]
   
2. 
   Дубликаты в организациях-дублерах и у заказчика (представительства заказчика) действуют на правах подлинников только для снятия с них копий. [3]
   
3. 
   В зависимости от способа изготовления дубликаты подразделяют на:
   

фотодубликаты, изготовленные на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении в масштабе подлинника[3]:

• 
  электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника:
  
• 
  диазодубликаты, изготовленные на диазокальке в позитивном изображении в масштабе подлинника;
  
• 
  электронный дубликат, полученный посредством электронного копирования подлинника электронного документа. В реквизитной части электронного дубликата устанавливают соответствующее значение реквизита по ГОСТ 2.104. Электронный дубликат заверяют электронной цифровой подписью лица, копировавшего подлинник. Допускается заверять электронный дубликат информационно-удостоверяющим листом по ГОСТ 2.051.
  
• 
  Дубликатами являются также микрофильмы, изготовленные на фотопленке (с негорючей основой) в негативном или позитивном уменьшенном изображении. Вид дубликата устанавливает организация-держатель подлинников по согласованию с организацией-дублером или заказчиком (представительством заказчика).
  

4. 
   Если необходимо окантовать дубликаты, то должен быть предусмотрен припуск при обрезке. [3]
   
5. 
   В дубликатах допускается восстанавливать черной тушью отдельные линии, цифры и буквы, нечетко получившиеся при изготовлении.
   Надпись, подтверждающую правильность изготовления дубликата и восстановления линий, цифр и букв, выполняют тушью на поле для подшивки, например[3]:
   

«Изготовлен с подлинника с восстановлением цифры «5» и буквы «А».

Верно: (подпись, фамилия, дата)».

«Изготовлен с копии с восстановлением двух линий.

Верно: (подпись, фамилия, дата)».

---