Файл: Е.А. Бессонов Access. Страницы доступа к данным.pdf

17

ки.Название, Заказы.ДатаРазмещения и поле Заказано, формирующееся с помощью выражения Заказано.Цена*Заказано.Количество.

Перетащите из запроса qryТовары поле Марка в область строк, поле ДатаРазмещения в область столбцов, Страна в область фильтра и оставьте Заказано в области деталей. Появляется сводная таблица, имеющая большое количество столбцов. На каждую дату, встречающуюся в исходных данных, в сводной таблице имеется один столбец. Даты необходимо сгруппировать. Для этого при выделенном заголовке ДатаРазмещения надо открыть в окне Команды и параметры вкладку

Фильтр и группировка (рис.16).

В поле со списком Группи-

ровать элементы по

представлен широкий выбор интервалов группировки времени: Нет группировки, Годы, Кварталы, Месяцы, Недели, Дни, Часы, Минуты, Секунды. Если выбрано числовое поле, то список будет гораздо короче: Нет группировки, Числовым

интервалам. В нашем при-

мере целесообразно выбрать опцию Годы. В счетчике Интервал появится значе-

ние 1, которое надо оставить. Флажки у полей начиная с и заканчивая устанавливать не надо. Будут обработаны все записи.

Количество столбцов резко уменьшилось, и сводная таблица получает вид, представленный на рис.17. Сейчас в таблице отображаются данные о продажах по всем товарам и всем странам. Вид таблицы может быть легко изменен, когда требуется просмотреть выборочно данные по отдельной стране или странам и некоторым товарам.

Справа от названия каждого из этих полей видна небольшая стрелка вниз. Щелкните на этой стрелке в поле Страна в области фильтра. Появится небольшое окно со списком значений поля, которые присутствуют в исходных данных.

18

Рис.17. Страница в режиме просмотра По умолчанию у каждой страны установлен флажок (рис.18).

Сбросьте флажок у первой строки (Все), щелкнув на нем мышкой. Все флажки одновременно сбросятся. Затем установите флажок только у одной страны, например Германии, и нажмите Ok. Теперь сводная таблица отображает данные только по Германии. Под названием поля Страна отображается название выбранной страны.

Если нужно отобразить данные сразу по нескольким странам (не всем), просто установите в списке значений флажки у этих стран. Данные в таблице снова изменятся. Теперь, к сожалению, не видно, какие страны участвуют в выборке. Под названием области фильтра указывается просто: "Несколько элементов". Таблицу можно настроить таким образом, чтобы она не позволяла делать множественный выбор в полях фильтра (в областях фильтра строк и столбцов может быть по нескольку полей). Для этого откройте окно

Команды и параметры при выделенной области фильтра с полем Страна. Появится диалоговое окно, которое отображает свойства поля

Страна. На вкладке Фильтр и группировка снимите флажок Раз-

решить выделять несколько элементов в области фильтра

(рис.16). Теперь в списке значений полей отсутствуют флажки, и вы можете выбрать только одну строку.

Рассмотрим, как можно фильтровать отображаемые в таблице данные по значениям поля Марка, которое находится в области строк.

Раскройте список значений поля Марка, щелкнув на стрелке справа

19

от названия поля. Сбросьте флажок Все и установите флажки напротив нужных товаров. Теперь таблица имеет вид рис.19.

Рис.19. Сводная таблица с фильтром Чтобы сбросить установленный фильтр, выполните команду Авто-

фильтр. Обратите внимание, что при этом сбрасываются все фильтры,

втом числе и установленные в области фильтра. Последний установленный фильтр сохраняется. Если вы выполните эту команду еще раз, то снова увидите отфильтрованные данные.

Можно установить фильтр и другими способами. Например, можно отобразить только те товары, которые принесли наименьший или наибольший доход. Сначала сбросьте все установленные фильтры, так как

впротивном случае фильтр будет накладываться на уже отфильтрованные данные.

Выделите столбец Марка, щелкнув на его заголовке, и нажмите кнопку Показать верхние и нижние элементы на панели инстру-

ментов. Выберите из списка опцию Показать только верхний элемент и затем в поле Элементы – 10. В таблице будут показаны 10 строк, содержащих минимальное значение в поле Общие итоги. Чтобы убрать этот фильтр, достаточно нажать ту же кнопку еще раз и выбрать элемент Показать все.

Можно устанавливать фильтр более гибко, задавая значения в группе Фильтр (рис.16). По умолчанию в таблице отображаются все значения. Выберите из списка в поле Отображать значение первые. В поле Элементы можно указать, какое количество значений выводить, а в поле На основе – на основе какого поля отбирать записи.

20

Изменение сводной таблицы

Сводные таблицы предназначены только для чтения. Данные в них нельзя изменять, но зато пользователь может очень легко трансформировать сводную таблицу: добавлять новые строки и столбцы, менять их местами, изменять названия полей и уровень детализации отображаемых данных.

В каждой области таблицы может размещаться несколько полей данных. Чтобы добавить неиспользуемые поля исходной таблицы или запроса в сводную таблицу, просто перетащите их мышью из списка полей в нужную область. Например, можно поместить слева от поля Марка поле Категория и добавить в область фильтра справа поле Название, что позволит фильтровать данные не только по странам, но и по названиям фирм-поставщиков. Устанавливая флажки против нужных поставщиков, вы сможете получить сводные данные по заказам каждого поставщика.

Вы можете менять местами поля из областей фильтра, строк и столбцов, добавлять поля и удалять их. При переносе полей обращайте внимание на форму указателя мыши. Когда он попадает в одну из областей таблицы, его форма меняется, и по ней можно определить, когда следует отпускать кнопку мыши.

Данные в сводной таблице легко сортировать. Нужно выделить поле, по которому вы хотите отсортировать данные в области строк или столбцов и выполнить команду Сортировать по возрастанию или Сортировать по убыванию. Те же команды используются в области детальных данных или итогов. Сортировка производится по значениям в поле Общие итоги.

Уровни детализации

Сводная таблица позволяет легко изменять уровень детализации отображаемых данных. Для того, чтобы отображать или скрывать детальные данные, можно использовать маленькие кнопочки с изображением знаков плюса и минуса, находящиеся у полей строк и столбцов.

Подведите указатель мыши к кнопке со знаком + в строке с названием первого товара и нажмите кнопку. Строка расширится, и в ней будут выведены как детальные данные по всем строкам исходного запроса, так и итоговые данные за год. Чтобы снова скрыть детальные данные, нажмите кнопку со знаком минус.

Чтобы отобразить детальные данные сразу по всем строкам, на-

21

жмите кнопку Показать детали на панели инструментов. Кнопка Скрыть детали скрывает детальные данные и, если нет итогов, остается пустой столбец с заголовком "Нет итогов".

Рис.20. Страница с двумя полями в области строк Детализация данных может быть изменена также при добавлении

новых полей в область строк или столбцов. Например, можно добавить в область строк поле Категория и сгруппировать все товары по категориям.

Перетащите поле Категория из списка полей в область строк, поместив его перед полем Марка. Сводная таблица приобретает вид, показанный на рис.20. Теперь в левой части таблицы находятся два поля, причем все товары автоматически сгруппировались по категориям. Последняя строка в каждой категории представляет собой промежуточный итог продаж по категории.

Выделите поле Категория и нажмите кнопку Свернуть на панели инструментов. У каждой категории останется одна строка. Маркеры развертывания слева указывают на то, что данные могут быть детализированы. С помощью кнопки Развернуть можно вновь увидеть данные по каждой марке товара.

22

Итоги

Access может выводить общие итоги для строк и столбцов. Кроме того, если в области строки или столбца содержится более одного поля, то могут выводиться и промежуточные итоги. Вы научились скрывать детальные данные, отображая в таблице только итоговые. Но при желании можно скрывать и итоговые данные, оставляя в таблице только детальные данные. Кроме того, для расчета итоговых значений можно использовать несколько функций, а не только суммирование, как это было показано в приведенном выше примере. И, наконец, для расчета итоговых значений можно создавать и добавлять в таблицу вычисляемые поля.

Первоначально выводятся только детальные данные. Используя команду Автовычисление, можно получить итоговый столбец с помощью функций Сумма, Количество значений, Минимум, Максимум, Среднее, Среднеквадратическое, Стандартное отклонение генеральной совокупности, Дисперсия, Дисперсия генеральной совокупности. Ко-

мандами Скрыть детали и Показать детали можно показать или скрыть столбец детальных данных.

Итоги можно удалить. Для этого нужно выделить столбец итогов и выполнить команду Удалить итоги. В одной сводной таблице может быть несколько типов итоговых значений. Например, в нашей таблице можно в качестве итоговых значений отображать не только общие суммы, вырученные за проданные товары, но и количество продаж. Для того, чтобы добавить еще одно итоговое поле, выделите поле Марка в области строк и нажмите кнопку Автовычисление. Выберите из списка функцию Количество значений. Появится дополнительный столбец Количество значений "Марка".

Итоги можно представить в виде строк. Для этого на вкладке От-

чет диалогового окна Команды и параметры в группе Отображать итоги в установите переключатель “заголовках строк”. Удалить итог можно в списке полей, появляющемся после нажатия кнопки Список полей на панели инструментов.

Для отображения итоговых значений могут быть использованы также вычисляемые поля. Для создания вычисляемого поля нажмите на панели инструментов кнопку Вычисляемые итоги и поля|Создать вычисляемое поле деталей. Появляется диалоговое окно Команды и параметры с открытой вкладкой Вычисление(рис.21).

24

фильтра, одного поля столбцов и двух полей строк. Обязательны итоговые поля.

Страницы должны быть отформатированы.

Список рекомендуемой литературы

Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ

– Петербург, 2002. – 1040 с.: ил.

Литвин П., Гетц К., Гунделой М. Разработка настольных приложений в Access 2002. – СПб.: Питер: Издательская группа BXV, 2002. – 1008 с.: ил.

Литвин П., Гетц К., Гунделой М. Разработка корпоративных при-

ложений в Access 2002. – СПб.: Питер; Киев: BXV, 2003. – 848 с.: ил.