Файл: Учебник Макаровой.pdf

самым автоматизировать часто повторяющиеся рабочие операции. Для записи макроса используются специальные языки макропрограммирования. Так, в электронной таблице Excel 5.0 используются языки Excel 4.0 и Visual Basic. Макросы, написанные на этих языках, сохраняются и обрабатываются на отдельных листах в рабочей книге. Наиболее простой способ создания макроса – применение макрорекордера, содержащегося в некоторых электронных таблицах; он преобразует

последовательность выбираемых пользователем действий на клавиатуре в код языка макропрограммирования. Однако использование макрорекордера имеет свои ограничения. Так, если пользователь создает программу, содержащую циклы, точки ветвления и другие сложные элементы программирования, ему придется самому написать (и отладить) программу на языке, встроенном в среду табличного процессора. Существуют специальные команды для записи, проигрывания и отладки макросов.

Установка защиты. Чтобы не допустить внесения изменений в содержимое некоторых (или всех) ячеек электронной таблицы, устанавливается защита. После установки защиты введение в ячейки новых данных, их изменение или удаление будет невозможным до тех пор, пока защита не будет снята. Ячейки электронной таблицы могут быть защищены глобально или локально указанием адреса блока.

Многие программы защищают создаваемые в них электронные таблицы от несанкционированного доступа при помощи паролей. Вводя пароль, помните, что он чувствителен к выбираемому вами регистру (строчных или заглавных букв).

Экспорт и импорт данных. Для решения сложных задач часто возникает необходимость обмена данных электронной таблицы с другими программными продуктами. Электронные таблицы преобразуют файлы, созданные в других программах, в "свой" формат и наоборот. В некоторых из них особо выделяется режим импортирования текстовых файлов.

Использование математических инструментов. Потребности пользователя электронных таблиц часто не ограничиваются только решением поставленной задачи. Пользователь зачастую заинтересован в дополнительной информации и ее исследовании (моделировании). Моделирование в электронной таблице связано с решением целого ряда общих задач, таких, как "Что будет, если ?", "Как сделать, чтобы ?", анализ чувствительности, оптимизация и др. Иногда используются специальные методы исследования. В их числе регрессионный и дисперсионный анализ, обращение матриц, использование специальных функций. Многие математические инструменты предоставляются пользователю электронной таблицей.

Система получения справочной информации

Табличные процессоры имеют электронные справочники, предоставляющие пользователю инструкции о возможности выполнения основных операций, информацию по конкретным командам меню и другие справочные данные. Особенность получения справочной информации с помощью электронного справочника в том, что она выдается в зависимости от ситуации, в которой оказался пользователь. Так, если в меню пользователем выбрана определенная команда, то после обращения к справочной системе (обычно оно инициируется клавишей <F1>) на экране будет представлена страница справочника, содержащая информацию о выделенной команде. В некоторых табличных процессорах возможно нахождение требуемой информации в справочнике путем задания темы поиска.

ГРАФИЧЕСКИЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Использование графики

Значение представления данных в графической форме трудно переоценить. Это повышает

наглядность полученных результатов и показывает соотношение различных значений и динамику их изменения. Табличные процессоры располагают рядом команд для построения различных типов диаграмм, с помощью которых можно по-разному интерпретировать числовые значения. Учитывая важность использования графических возможностей при работе с электронной таблицей, расскажем о них подробнее.

Рассматривая графические возможности табличных процессоров, мы воспользуемся данными о прибыли, полученной в течение года по кварталам, в трех магазинах фирмы.

454

Таблица 14.1. Данные о прибыли по кварталам

Виды используемых диаграмм

На приведенных диаграммах рассматриваются данные табл. 14.1, представленные в различных графических форматах.

Круговая диаграмма (рис. 14.4) используется для графической интерпретации одной переменной – поквартального распределения прибыли одним из магазинов.

Рис. 14.4. Круговая диаграмма

Значения этой переменной представляются в диаграмме секторами круга. Этот тип диаграмм обычно используется для сравнения отдельных значений переменной между собой и с общей их суммой.

Диаграммы, приведенные на рис. 14.4 – 14.7, предназначены для интерпретации нескольких переменных (поквартального распределения прибыли трех магазинов).

Вертикальная столбцовая диаграмма изображает каждое значение переменной как вертикальный столбик. Используется для сравнения значений переменных в различные моменты времени.

Линейный график изображает каждую переменную в виде ломаной линии. Используется для иллюстрации динамики переменной во времени.

Стопочная диаграмма изображает значения каждой из переменных в виде слоев (разной толщины) столбиков. Эти многослойные столбики графически изображают суммарные значения переменных в различные моменты времени, а также вклад в эти суммы их составляющих.

Обратим внимание на сопровождающий каждую диаграмму или график список обозначений переменных, заключенный в рамочку. Он называется легендой.

Помимо указанных типов диаграмм, наиболее часто используемых для интерпретации электронных таблиц, существует большое количество других типов.

Рис. 14.5. Вертикальная столбцовая диаграмма

455

Этап 3 технологии позволяет в графическом виде представить результаты, полученные на первом и втором этапах, и наиболее ярко их интерпретировать.

Этап 4 обеспечивает вывод результирующих данных на печать. При этом результаты могут быть распечатаны в табличном виде или в виде графических диаграмм.

ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ

Рассмотрим проектирование электронных таблиц. С этой целью проведем формирование прогноза финансовой деятельности некоторой компании за 5 лет (табл. 14.2). Доход в любом году определяется как произведение объема продаж в натуральном выражении на продажную цену. Размер прибыли при этом определяется как разность между доходом и суммой расходов данного года.

Пользователем задаются исходные данные первого года. Данные всех последующих лет вычисляются электронной таблицей на основе допущений о характере их изменений в будущем. Эти данные расположены в нижнем левом углу табл. 14.2. Расходы и продажные цены определяются с учетом заданного роста цен, а объемы продаж – с учетом роста объемов продаж. При изменении данных

допущений электронная таблица должна немедленно пересчитывать значения всех прогнозируемых финансовых характеристик. Для этого электронная таблица проектируется таким образом, чтобы прогнозируемые параметры определялись по формулам, зависимым от исходных прогнозных допущений.

Проектирование электронной таблицы, расчеты по которой мы видим в табл. 14.2, основано на использовании уже рассмотренных нами команд копирования и перемещения.

Разработка любой электронной таблицы начинается с постановки цели. Электронная таблица, проектируемая для целей финансового прогнозирования, должна всякий раз пересчитывать финансовые показатели компании при изменении принятых прогнозных допущений.

Создание электронной таблицы начинается с ввода названий столбцов и строк. Столбцами в нашей таблице являются годы, составляющие прогнозный период, а строками – прогнозируемые финансовые показатели. Кроме того, в таблицу входят прогнозные допущения.

Далее вводятся данные первого года (в нашем примере 1995), которые частично задаются как числовые данные (объем продаж, продажная цена,), а частично – как формулы. Так, например, в ячейку В5 записывается формула для вычисления дохода +В3*В4, а в ячейку В7 – формула для вычисления прибыли +В5-В6. Одновременно вводятся числовые данные, выражающие прогнозные допущения.

Таблица 14.2. Финансовый прогноз деятельности компании

Наиболее сложный момент проектирования нашей таблицы – это ввод формул в столбец второго года (1996). Эти формулы учитывают результаты первого года и, кроме того, отражают прогнозные допущения. Так, например, объем продаж в 1996 г. определяется как объем продаж 1995 г., умноженный на процент роста, указанный в прогнозных допущениях (рис. 14.9).

Использование в указанной формуле относительных и абсолютных адресов позволит скопировать ее в оставшиеся колонки. Абсолютный адрес для ячейки, содержащей процент роста объема продаж,

458