Файл: Учебник Макаровой.pdf

предполагает ее обязательное использование для всех расчетов в рамках данной электронной таблицы. Относительный адрес ячейки, содержащей объем продаж предыдущего года, дает возможность его подстройки при копировании формулы, поскольку сохраняется логика расчета объема продаж для последующих лет.

Рис. 14.9. Использование абсолютных и относительных адресов

Пересчет остальных параметров из столбца В в столбец С выполняется аналогичным образом. Таким образом, остальные столбцы (Д, Е, F) заполняются простым копированием формул,

содержащихся в столбце С. Команда копирования при этом автоматически подстроит содержащиеся в них относительные адреса ячеек. В заключение вы можете защитить созданную электронную таблицу от внесения изменений (кроме ячеек, содержащих значения прогнозных допущений).

Построенная электронная таблица дает возможность создавать всевозможные финансовые прогнозы, изменяя прогнозные допущения. Вы можете, например, изменив одно или несколько прогнозных допущений, определить, что произойдет с прибылью в 1999 г.

Полученные результаты могут быть также представлены в графическом виде.

Таблица 14.3. Электронная таблица для финансового прогнозирования в режиме просмотра формул

ОБЪЕДИНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

При работе с электронными таблицами часто возникает необходимость их объединения. Среди инструментов объединения электронных таблиц отметим:

организацию межтабличных связей; консолидацию электронных таблиц или их частей; объединение файлов.

Организация межтабличных связей

Связи между таблицами осуществляются путем использования внешних ссылок (адресов ячеек), содержащих помимо имени столбца и номера строки имя файла, данные из которого используются. Так, например, если мы хотим использовать данные из ячейки С2 таблицы, содержащейся в файле Exam, wq1, в нужную нам ячейку текущей таблицы мы можем записать внешнюю ссылку следующим образом: [Exam.wq1] C2.

459

При организации межтабличных связей учитывают возможность комплектования связанных таблиц в рабочую книгу. При этом таблица, на которую есть внешние ссылки, рассматривается как дополнительная. Таблица, в ячейках которой есть внешние ссылки на другие таблицы, считается основной. При загрузке таблицы, содержащей внешние ссылки, необходимо также загрузить все связанные с ней вспомогательные таблицы. В противном случае в ячейках основной таблицы, имеющих внешние ссылки, появятся сообщения об ошибке или представленные вам результаты окажутся неверными.

Между отдельными таблицами возможны двусторонние связи (таблица А ссылается на таблицу В, а В, в свою очередь, прямо или опосредованно, например через таблицу С, ссылается на А).

Консолидация электронных таблиц или их частей

Помимо создания межтабличных связей путем указания имен файлов, содержащих связываемые таблицы в ссылках и формулах, многие электронные таблицы предлагают пользователю специальный режим консолидации. Этот режим содержит необходимые команды для объединения таблиц или их частей, расположенных как на одном листе, так и на разных листах или даже в разных рабочих книгах. С помощью консолидации могут быть сведены в одной таблице, например, данные о продажах и затратах различных филиалов фирмы.

Команда объединения файлов

Многие современные табличные процессоры имеют в своем арсенале команду объединения файлов. Эта команда имеет три формы, используемые для копирования, суммирования или вычитания данных из исходных таблиц в объединенную таблицу. Технология создания электронной таблицы, объединяющей данные нескольких исходных таблиц, такова: мы создаем электронную таблицу в оперативной памяти и засылаем в нее данные из исходных электронных таблиц, находящихся на жестком (или гибком) диске. Процесс начинается с подготовки шаблона объединенной электронной таблицы.

Пример 14.14. Допустим, что интересующая нас компания имеет три магазина, от которых она получает регулярные отчеты в форме электронных таблиц. Однако, если в целом дела идут нормально, руководство компании мало интересует финансовая деятельность каждого из магазинов. Ему хотелось бы увидеть результаты деятельности всей компании и уяснить, какой из магазинов приносит прибыль, а какой – убытки. Здесь возникает задача объединения данных из трех отчетов (электронных таблиц) в один. Эта задача может быть решена

установлением межтабличных связей или объединением файлов электронных таблиц.

Допустим, что исходные отчеты, поступающие от магазинов компании, имеют вид, указанный в табл. 14.4.

Для объединения данных по прибыли из нескольких отчетов, поступающих от различных магазинов, создается объединенный отчет, подобный указанному в табл. 14.5. В ссылках, находящихся в ячейках этого отчета, указываются имена исходных файлов, содержащих данные о каждом из магазинов.

При использовании команды объединения файлов в режиме копирования в результате объединения данных по прибыли из нескольких отчетов, поступающих от различных магазинов, будем иметь объединенный отчет, подобный указанному в табл. 14.6.

Таблица 14.4. Отчет, поступающий от одного из магазинов

460

может быть представлен как последовательность следующих шагов:

определение цели, для выполнения которой вы создаете макрос (например, для объединения данных, поступающих из отдельных магазинов, в общую электронную таблицу); определение последовательности команд (нажатий клавиш), обеспечивающую достижение поставленной вами цели;

набор с клавиатуры последовательности команд, причем расположение создаваемого макроса не должно мешать введению в таблицу новых строк или столбцов; присвоение имени макросу, созданному в процессе выполнения шага 3.

Пример 14.15. Приведем пример создания макроса в электронной таблице Lotus 1-2-3. Имя макроса включает в себя левый слэш и букву (например, \С или \В).

Содержимое макроса начинается в соседней ячейке справа от имени и далее продолжается в данном столбце. Для выполнения макроса следует нажать клавишу <Alt> и соответствующую букву, содержащуюся в его имени. Так, для выполнения макроса, который вы видите ниже, следует набрать на клавиатуре

<Alt> <C>.

Пример макроса

Макрос с именем \С предназначен для объединения данных, поступающих от магазинов, в общую электронную таблицу (последовательность запрограммированных здесь действий полностью совпадает с действиями, предпринимаемыми при получении табл. 14.6). Жирным шрифтом помечены имена диапазонов перемещаемых ячеек. При создании макросов используются специальные обозначения. В электронной таблице Lotus 1-2- 3, например, используются следующие обозначения. В примере макроса используется команда объединения файлов (File Combine Add command) для диапазона ячеек QUARTERS, взятых из электронной таблицы store1.wkl.

Рис. 14.10. Обозначения, используемые при написании макросов

Как уже указывалось, наиболее простым способом создания макроса является его запись с помощью макрорекордера. При использовании макросов, записанных с помощью макрорекордера, выполнение операций происходит не всегда так безупречно, как хотелось бы. Поэтому у пользователя часто возникает потребность отредактировать текст макроса. Существуют команды редактирования макросов, с помощью которых ошибки, допущенные при написании макроса, исправляются. Довольно часто нужно проследить выполнение макроса шаг за шагом. Для этого используют пошаговый режим макроса (режим отладки).

Создание пользовательских меню

462