Файл: .Проблемы коммуникаций в современных организациях..pdf

Реализация положений системных теорий способствовала повышению степени выживаемости организации за счет налаживания связей с другими организациями и институтами, возможностей распространять властное влияние и осуществлять обмен ценной информацией. ^[29]

При укреплении и успешном функционировании внешних связей становятся более устойчивыми и эффективными и внутренние коммуникации. Таким образом, можно сказать, что в рамках трех научных школ с развитием представлений о методах создания наиболее эффективных организационных структур, где поставленные цели достигаются с наименьшими затратами, менялись и понятия о коммуникациях и необходимости их исследования – от почти полного игнорирования коммуникационных проблем к пониманию значимости их совершенствования для любой сложной организации и пониманию того, что надежные коммуникации – залог успеха всей организации. ^[30]

Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами.

Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимают основное место и являются важными в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления. Коммуникации, как разветвленная сеть, пронизывают все элементы и структуры организации. ^[31]

Главная их цель – обеспечить взаимопонимание сотрудников, которые участвуют в информационном обмене. Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик: быть ясными, краткими и точными; прозрачными, а сообщаемые сведения – достоверными; должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.

В идеале информация о принятом решении должна доходить до работников еще на стадии его подготовки, так как утечка информации, ее неформальное обсуждение неизбежны. Объявив о решении, следует снова и снова возвращаться к его обсуждению, предоставляя дополнительные сведения и помогая людям воспринять новшества. ^[32]

---

Что касается коммуникативных барьеров, нужно заметить, что, помимо объективных причин, затрудняют коммуникации и субъективные факторы. К примеру, предвзятые представления людей, отвергающих новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной, или в силу стереотипов.

В результате искажается восприятие сообщения и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.

Коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, на коммуникации руководители тратят от 50 до 90 % времени, однако, опросы показали, что около 70 % руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. ^[33]

По данным зарубежных исследований, результативность горизонтальных коммуникаций достигает 90 %, вертикальных – 20–25 % (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначен- ной им информации.

Недостаточную эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30 % информации, а начальник цеха – около 40 %.

Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10 % информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются все возможности в организации коммуникаций.

Эффективная коммуникация очень важна для успеха в управлении.

Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных событий.

Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. ^[34]

Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Повышение эффективности возможно на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном процессе.

Почти для всех организаций регулирование информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и к тому, то не всегда своевременно. ^[35]

---

Кроме того, в ряде организаций существует проблема неравномерной информационной нагрузки: кто-то страдает от ее избытка, а кто-то испытывает «информационный голод».

Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании коммуникационного процесса выступает оптимизация системы обратной связи, устранение коммуникационных барьеров, повышение точности передаваемой информации.

В качестве путей улучшения коммуникации можно выделить следующие методы.

1. Управленческое регулирование, которое включает в себя четкое определение и формулирование задач, формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных, планирование, реализацию и контроль в направлении улучшения информационного обмена, а также обсуждения планов, задач, путей их решения. ^[36]

2. Совершенствование системы обратной связи, которое подразумевает перемещение людей из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения; опрос работников, в среде которых необходимо выявить: четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они, с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться; стратегии перемен, получает ли их руководитель для предложений.

3. Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирования на пути снизу вверх.

4. Создание каналов информационных сообщений (стенная печать, статьи, радио и т. п.)

5. Внедрение современных информационных технологий (электронная почта, видеоконференция и др.).

Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих снизу вверх, потому что работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле. ^[37]

Для улучшения восходящих потоков можно использовать ряд вспомогательных систем:

1. Система действий, обозначаемая термином «политика открытых дверей», представляет собой готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.

2. Система действий, называемая «выведение управления за пределы кабинета». Обход руководителем предприятия – хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно.

---

Однако не рекомендуется делать это слишком часто. Неформальные коммуникации связаны с неформальными группами и неслужебными вопросами, а также распространением слухов. Система слухов хорошо работает, так как использует многие каналы. ^[38]

Информация может дойти до огромного числа людей за короткий промежуток времени. Необходимо научиться пользоваться системой слухов и не препятствовать неформальной коммуникационной сети. Неформальные коммуникации могут возникать не только между членами неформальных групп.

Хорошие личные взаимоотношения между теми или иными работниками облегчают неформальную передачу информации. Главное преимущество системы неформальных коммуникаций – в ее большей гибкости, что нередко благоприятствует скорейшему распространению информации. ^[39]

Итак, общение является неотъемлемой чертой организационного бытия. Каждый член организации участвует в коммуникационном процессе. Однако интенсивность этого участия и его цели неодинаковы у различных членов организации.

Сотрудники общаются для того, чтобы:

– выразить свои чувства и эмоции (социальная цель);

– получить или предоставить информацию (профессиональная цель);

– оказать влияние на поведение других членов организации.

Последняя цель полностью совпадает с целью управления персоналом организации – добиться необходимого для компании производственного поведения своих сотрудников, что позволит реализовать организационные цели.

Следовательно, коммуникация может и должна являться элементом системы управления персоналом.

2.2. ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ: СОВРЕМЕННЫЕ КОРПОРАТИВНЫЕ МЕССЕНДЖЕРЫ

Мессенджер - это программа по обмену мгновенными сообщениями в реальном времени через интернет. Мессенджеры - дитя социальных и мобильных платформ, поэтому в них представлены лучшие возможности тех и других.

Благодаря мессенджеру можно передавать текстовые сообщения, звуковые сигналы, изображения, видео, а также производить такие действия, как совместное рисование или игры. ^[40]

Многие из таких программ-клиентов могут применяться для организации групповых текстовых чатов или видеоконференций. В настоящее время мессенджеры очень популярны. Все больше пользователей смартфонов предпочитают их традиционным SMS. Пока рано говорить, что мессенджеры убили SMS. ^[41]

---

Однако все идет к вытеснению мобильных операторов. Аналитики Strategy Analytics заявили, что доходы операторов связи от передачи SMS и MMS по итогам 2014 года впервые в истории сократились — на 4%, до $104 млрд.

А к 2017 году выручка сократится на 20%. По данным Deloitte, в 2013 году в Великобритании впервые зафиксировано сокращение числа SMS: британцы отправили 145 млрд текстовых сообщений - на 7 млрд меньше, чем в прошлом году. Аудитория мессенджеров растет и в России. В конце 2015 года «ВКонтакте» выпустила аналитику аудитории социальных сетей и мобильных приложений в России и СНГ.^[42]

Для хорошей работы нужен правильный инструмент. Одним из таких инструментов является корпоративный мессенджер. Для коммуникаций в компании необходим специальный бизнес-мессенджер, такой, как Slack, Trello, Telegram, HipChat, Market, Bleep и другие. Каждый из них имеет как свои достоинства, так и недостатки. ^[43]

Рассмотрим основные достоинства и недостатки наиболее популярных на сегодняшний день корпоративных мессенджеров - Slack и Trello. Корпоративный мессенджер Slack используют десятки тысяч команд по всему миру, включая The New York Times, Spotify и NASA. ^[44]

В нем можно общаться с кем-то лично, или создавать чаты на несколько человек. Slack доступен практически с любого устройства. Мессенджер существует уже около двух лет, получив за это время 300 000 платных подписчиков и 1,1 млн активных пользователей ежедневно. Slack оценивают в $2,8 млрд.

Основные достоинства Slack:

1. Разработан для профессионального использования: переписка защищена, в отличие от информации из Skype.

2. Для каждой темы можно создать отдельный чат.

3. Скорость доставки сообщений.

4. Удобный просмотр общих файлов.

5. Весь архив сообщений доступен всегда и везде.

6. Шустрый интерфейс.

7. Есть клиенты под Android и под iOS.

8. Поиск по всему архиву сообщений и по тексту внутри сохраненных PDF-файлов.

9. Настраиваемые уведомления для рабочего стола, мобильного устройства и электронной почты.

10. Каждый участник команды получает уведомления только о тех сообщениях , которые обращены конкретно ему. При этом доступны архивы сообщений, их всегда можно перечитать.

11. Возможность интегрировать другие приложения, дабы избежать постоянного переключения между приложениями (Dropbox, Google Drive, Twitter, Trello etc).

12. Позволяет отправлять документы, фото, картинки ^[45]

К основным недостаткам корпоративного мессенджера Slack можно отнести следующие:

---