Файл: Документальное оформление кассовых операций.pdf

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, подтверждающие необходимость отражения операций по счетам бухгалтерского учета, первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения операции, расчетные документы, определенные нормативными документами Банка России и внутренние документы.

Ревизия банкнот, монет и других ценностей в операционной кассе Ф-ла Банка ГПБ (АО) в г.Томске производится:

• не реже одного раза в квартал, а также ежегодно по состоянию на 1 января;
• при смене или временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей;
• в других случаях по распорядительному документу филиала.

Ревизия банкнот, монет и других ценностей производится на основании приказа по филиалу, в котором определяется состав и руководитель комиссии. Основной задачей Комиссии является подтверждение соответствия фактического наличия Денежной наличности и Ценностей, находящихся в ревизуемом подразделении, данным книги Хранилища ценностей ф. 0402118, книги учета драгоценных металлов ф. 0402046 и бухгалтерского учета.

Для реализации основной задачи Комиссия осуществляет следующие функции:

1. Проводит ревизии Денежной наличности и Ценностей: внеплановые и внезапные.
2. Принимает участие в Плановой ревизии. При этом проведение Плановой ревизии осуществляется на основании Организационно-распорядительного документа.

В рамках полномочий Комиссия вправе осуществлять следующие действия:

1. Получать устные и/или письменные объяснения от работников филиала по замечаниям, выявленным при проведении ревизии.

2. В случае необходимости Председатель Комиссии до завершения ревизии может информировать заместителя Председателя Правления – главного бухгалтера Банка, в филиалах – управляющего филиалом и/или главного бухгалтера филиала соответственно, об установлении:

• расхождений Денежной наличности и Ценностей (недостачи, излишки);
• нарушений целости упаковки и хранения Денежной наличности и Ценностей;
• других случаев, способных повлечь или повлекших реализацию рисковых событий в части утраты Ценностей.

3. В случае необходимости Председатель Комиссии (заместитель) могут:

• требовать организацию принудительного вскрытия в ревизуемом подразделении находящихся в помещениях для совершения операций с Денежной наличностью и Ценностями ящиков столов, тумб и иных средств, которые не предназначены для хранения Денежной наличности и Ценностей;
• принять решение о техническом перерыве ревизуемого подразделения во время обслуживания клиентов;
• определить величину полистного, поштучного пересчета Денежной наличности и Ценностей при проведении Внезапной ревизии [8].

В состав Комиссии не могут быть включены работники, выполняющие операции с ревизуемой Денежной наличностью и Ценностями (Должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовые и инкассаторские работники). Комиссию возглавляет Председатель Комиссии (заместитель). Председатель Комиссии (заместитель) определяет количественный и персональный состав участников для проведения ревизий. Состав участников должен быть не менее трех человек из общего состава Комиссии, указанного в организационно-распорядительном документе, включая Председателя Комиссии (заместителя).

В случае отсутствия одного работника из состава Комиссии, назначенного для проведения ревизии на текущую дату, Председатель Комиссии (в его отсутствие заместитель) самостоятельно принимает решение о проведении или переносе ревизии на другую дату, за исключением проведения Внезапной ревизии. При этом к акту по результатам проведенной ревизии прилагается докладная записка о принятом решении, оформленная Председателем Комиссии (в его отсутствие заместителем). В ГО докладная записка оформляется на имя заместителя Председателя Правления – главного бухгалтера Банка, в филиале – на имя управляющего филиалом и/или главного бухгалтера филиала.

Рассмотрим принципы работы комиссии:

1. Эффективность: Комиссия выполняет функции эффективно с учетом временных и ресурсных ограничений. Работники ГО/филиала, определенные Председателем Комиссии (его заместителем) для проведения ревизии из общего состава Комиссии, поименованные в организационно-распорядительном документе, не вправе отказываться от участия в проведении ревизии, за исключением случаев отсутствия работника по причине временной нетрудоспособности, командировки, отпуска. Созыв работников для участия в проведении ревизии осуществляется Председателем Комиссии (заместителем) по телефону, факсу или корпоративной почте. Время, выделенное для проведения ревизии, Комиссия использует исключительно для указанных целей.
2. Оперативность: Комиссия созывается в целях проведения ревизии на основании организационно-распорядительных документов и/или изменений к ним определяющих:

• Должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей в Хранилище ценностей (сейфа) Банка, филиала, ВСП;
• мероприятия по подтверждению достоверности данных бухгалтерского учета и подтверждению фактических остатков Денежной наличности и Ценностей;
• график проведения Внезапных ревизий, устные или письменные поручения заместителя Председателя Правления – главного бухгалтера Банка, управляющего филиалом и/или главного бухгалтера филиала.

Комиссия может созываться в целях проведения ревизии на основании иных организационно-распорядительных документов (при необходимости), выпущенных в рамках дополнительных контрольных процедур. Ежеквартальные ревизии осуществляются внезапно, без предварительного оповещения должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Ревизия проводится с проверкой всех ценностей по состоянию на одну и ту же дату и в такой последовательности, которая исключала бы возможность скрытия хищений и недостач денег и ценностей.

При проведении внезапной ревизии в течение операционного дня, остаток ценностей определяется исходя из остатка на утро этого дня с учетом кассовых документов по приходу и расходу за текущий день до момента проведения ревизии. В этом случае в акте ревизии дополнительно указывается время проведения ревизии, а также количество и сумма кассовых документов в разрезе видов валют, отдельной строкой - по приходу, отдельной – по расходу.

Наряду с ревизией ценностей в операционной кассе филиала, а также во внутреннем структурном подразделении могут производиться проверки организации кассовой работы. Необходимость осуществления проверок организации кассовой работы, их периодичность, состав комиссий, создаваемых для проведения проверок, определяются руководством филиала.

Ревизия денег и ценностей производится в следующем порядке:

• банкноты Банка России проверяются по пачкам и количеству корешков в них, а также выборочно полистным пересчетом;
• монета проверяется по надписям на ярлыках к мешкам, а также выборочно пересчетом по кружкам;
• иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте проверяются по пачкам, корешкам и надписям на ярлыках, прикрепленным к мешкам, а также выборочно полистным пересчетом;
• бланки строгой отчетности и прочие бланки, упакованные по видам ценностей в пачки, проверяются по надписям на верхних накладках пачек, ярлыках, неупакованные ценности проверяются поштучным и полистным пересчетом;
• другие ценности проверяются по надписям на накладках, бандеролях и ярлыках по их номинальной или условной оценке, неупакованные ценности проверяются полистным и поштучным пересчетом [7].

Пачки банкнот, мешки с монетой и другие ценности в поврежденной упаковке и с неправильно оформленными накладками (ярлыками) подвергаются полистному пересчету и пересчету по кружкам. При наличии в кассе более одного кассового работника, выдача денег на полистный и поштучный пересчет кассовым работникам и их прием после обработки производятся старшим кассиром под роспись в книге учета принятых и выданных денег (ценностей).

После пересчета банкнот, монеты и других ценностей, находящихся в хранилище, ревизующие производят сверку оказавшихся в наличии ценностей с данными книги учета денежной наличности и других ценностей, прочих книг по учету ценностей в кассе, проверочной ведомости и выписок по счетам в АБС «Диасофт» и, кроме того, проверяют, все ли изъятые для ревизии ценности вложены обратно в хранилище. О произведенной ревизии ценностей председателем ревизионной комиссии составляется акт за подписями всех работников, участвовавших в ревизии, и должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. При проведении ревизии в связи со сменой или временной сменой должностного лица, ответственного за сохранность ценностей, в обязательном порядке в акте делается отметка о передаче денежной наличности и других ценностей, находящихся в Хранилище, ключей и печатей от Хранилища (с указанием количества ключей, индивидуальных признаков ключей и печатей при их наличии). В ходе ревизии пристальное внимание обращают на порядок формирования и хранения денежных средств.

При наличии замечаний их отражают в акте. Причины всех выявленных расхождений фактического наличия ценностей с данными учета выясняются немедленно, указываются в акте или оформляются объяснительными записками. Принимаются меры к устранению этих расхождений. На сумму выявленного излишка (недостачи) оформляется приходный (расходный) кассовый ордер. Недостача на основании расходного кассового ордера относится на счет № 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам» по лицевому счету кассового работника, у которого обнаружена недостача, и учитывается на этом счете до полного ее погашения.

Суммы документов, не проведенных по бухгалтерскому учету, в оправдание остатка кассы не принимаются и считаются недостачей. Суммы выявленных излишков кассы зачисляются на счет № 70107810711011730605 «Оприходование излишков денежной наличности».

Итак, в качестве вывода можно отметить, что результаты проведенной ревизии рассматриваются Управляющим филиалом или его заместителем и даются указания должностным лицам, ответственным за сохранность ценностей, по устранению выявленных недостатков. Материалы ревизий и проверок по филиалу хранятся у начальника отдела кассовых операций.

3. Анализ организации кассовой работы на примере банка АО «Газпромбанк»

3.1. Организация операций по поступлению наличности

Для осуществления кассовых операций в кассе Банка необходима денежная наличность. Подкрепление кассового работника в начале операционного дня наличными деньгами и ценностями производится заведующим кассой.

Заведующий кассой выдает кассовому работнику аванс наличных денег и ценностей с отражением их в книге 0402124 и проставлением в ней собственноручной подписи кассового работника.

Кассовый работник принимает:

• пачки банкнот − по надписям на верхних накладках пачек банкнот, с проверкой количества корешков, правильности и целости упаковки пачек банкнот и пломб, оттисков клише, наличия необходимых реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише;
• отдельные корешки, банкноты Банка России − полистным пересчетом;
• мешки с монетой - по надписям на ярлыках к мешкам с монетой, с проверкой правильности и целости мешков с монетой и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к мешкам с монетой;
• полиэтиленовую упаковку с монетой − по надписям на накладках с проверкой целости упаковки и необходимых реквизитов на оттиске клише;
• отдельные монеты Банка России − поштучным пересчетом;
• сумки с наличными деньгами − по надписям на ярлыках к сумкам с наличными деньгами с проверкой целости сумок и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к сумкам с наличными деньгами [10].

После приема от заведующего кассой полученного аванса кассовый работник отражает его в своей книге 0402124.

Прием от инкассаторского работника доставленных сумок с наличными деньгами/ценностями осуществляет заведующий кассой по приходному ордеру 0402008/ордеру 0402102 в следующем порядке:

• в сумках по надписям на ярлыках к сумкам с проверкой целости сумок и пломб, наличия необходимых реквизитов на пломбах и ярлыках к сумкам, соответствие сумм, указанных на ярлыках к сумкам и в описях;
• в секъюрпаках с проверкой целости упаковки (разрывы, разрезы, целость сварных швов, наличие микрошрифта по периметру секъюрпака, ленты безопасности и др.), признаков исправлений обязательных реквизитов на секьюрпаке;
• пачками банкнот по надписям на верхних накладках пачек банкнот с проверкой количества корешков, правильности и целости упаковки пачек банкнот и пломб, оттисков клише, наличия необходимых реквизитов на верхних накладках пачек банкнот, пломбах, оттисках клише; мешками и полиэтиленовыми упаковками с монетой с проверкой правильности и целости мешков, полиэтиленовых упаковок с монетой, пломб, оттисков клише, наличия необходимых реквизитов на пломбах, ярлыках к мешкам, оттисков клише к полиэтиленовым упаковкам с монетой; отдельными корешками с полистным пересчетом;
• упаковками с ценностями по надписям на упаковках с проверкой целости упаковок.