Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление денежными потоками» (Выбор комплекса задач автоматизации)..pdf

ВВЕДЕНИЕ

В нынешнее время на рынке используются большое количество разных решений для автоматизации практически всей деятельности организаций.

Для принятия управленческих решений нужна также информация, что наиболее удобным образом может обобщать учетные данные, то есть требуются разнообразные аналитические формы и отчеты.

Традиционная система управления предлагает стандартные отчеты, но она полного объема данных не позволяет увидеть. При этом в применяемых программных решениях часто используется одинаково структурированная информация с очень низким количеством различий. Также в большинстве случаев использование этого подхода продиктовано острой необходимостью в самые кратчайшие сроки развернуть практически работоспособную систему, при этом выполнив минимальный объем доработок.

Многие развивающиеся страны в полной мере уже давно осознали все уникальные преимущества, что несет распространение и развитие коммуникационных и информационных технологий.

Актуальность решения проблем автоматизации управления денежными потоками в любом предприятии с помощью создания конфигурации 1С:Предприятие является одной из самых основных. Данная проблема охватывает и физическую обработку информации, и безопасность данных, и проектирование пользовательского интерфейса.

Объектом исследования в рамках работы является теория проектирования и анализа бизнес-процессов.

Предмет исследования – автоматизация управления денежными потоками.

Цель работы: рассмотреть и описать методы проектирования информационной автоматизированной системы на основании бизнес-процесса «Управление денежными потоками».

В соответствии с целью к работе поставлены такие задачи:

– выполнить выбор задач автоматизации;

– дать характеристику существующим бизнес-процессам (БП);

– рассмотреть дерево функций и сценарий диалога;

– выполнить характеристику базы данных;

– привести контрольный пример реализации проекта для управления денежными потоками.

Практическая значимость работы заключается в использовании на практике методов и инструментов создания автоматизированных информационных систем с помощью конфигуратора 1С:Предприятия.

Описываемая проблема исследовалась многими учеными, администраторами, программистами с разных континентов.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС.

---

1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

• 1. Выбор комплекса задач автоматизации

В разных компаниях все существующие бизнес-процессы (БП) считаются последствием обращения в компанию клиентов, которые хотят использоваться их услугами или приобрести некий товар.

В результате происходит выполнение управления денежными потоками с клиентами, который содержит следующие документы:

– прайс-листы;

– договоры с клиентами;

– отчетная документация;

– накладные и другое.

Управления денежными потоками – это одна из самых ответственных задач.

Заметим, что очень часто в компаниях четко разделены функции для работы с денежными потоками:

– выбор услуги или продукции;

– оформление предварительного заказа;

– прием заявления клиента и предварительная оплата за продукцию;

– оформление вспомогательной финансовой документации;

– отчетность;

– гарантийные выплаты.

В результате можно подвести итог, что управления денежными потоками зависит только от бизнес-процессов, которые протекают в компаниях, а именно, от специфики деятельности.

К примеру, консалтинговая компания имеет незначительные объемы денежных потоков в сравнении с производственным предприятием.

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Рассмотрим моделирования «КАК ЕСТЬ» для БП «Управление денежными потоками».

Для этого надо применить CASE-средство Allfussion Process Modeller в котором будет рассматриваться декомпозиция указанного бизнес-процесса на более подробные подпроцессы.[11]

На рисунке 1.1 рассмотрен бизнес-процесс «Управление денежными потоками» при помощи контекстной диаграммы.

Рис. 1.1. Полученная контекстная диаграмма

Рассмотрим далее составные компоненты построенной контекстной диаграммы.

На рисунке 1.1 показаны основные входы:

– потребности клиентов;

– перечень предоставляемых услуг.

Под управлением указанного БП понимаются такие методы:

– устав организации;

– законы России.

Механизмами являются:

– менеджеры;

– клиенты.

Выходными (итоговыми) данными являются:

– предоставленные услуги;

– отчетная документация.

Рассмотрим следующий уровень декомпозиции контекстной диаграммы, на которой показаны три подпроцесса (рис. 1.2):

---

– принятие заявки на предоставление услуг;

– рассмотрение возможности выполнения заявки;

– оплата за предоставляемые услуги.

Рис. 1.2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Каждый подпроцесс описывается с помощью приведенного выше алгоритма.

Последний уровень декомпозиции показан на рисунке 1.3.

Рис. 1.3. Декомпозиция подпроцесса «Оплата за предоставляемые услуги»

1.3.Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Чаще всего последствием выполнения автоматизации основных бизнес- процессов любой компании выступают:

– повсеместное увеличение производительности труда персонала и общее снижение трудозатрат в компании;

– повышение скорости реализации основных заданий, что связаны с учетными операциями;

– значительное снижение численности ошибок в итоговой документации, отчетности и других формах документооборота;

– увеличение уровня эффективности учета, а это является причиной для увеличения рентабельности работы компании;

– удобство в осуществлении документооборота и деловых процессов.

Стоит отметить, что каждый из выше перечисленных пунктов, является весомым аргументом в пользу предоставления возможности автоматизации бизнес-процессов любой компании.

Размещение рекламных материалов приостанавливается автоматически при условии достижения заданных показателей, согласованных в Дополнительном соглашении.[4]

В результате управления денежными потоками могут применяться такие документы:

– кассовый чек;

– договор;

– накладная;

– счет по предоставленных услугах и другие.

Под документооборотом понимается процесс движение и оборота документов в компании, который связан с ее профессиональной деятельностью, с момента их получения и до конца выполнения взаиморасчета. [15]

Следует заметить, что работа в типичной организации основывается на принципе движения документов при управлении денежными потоками (рисунок 1.4):

Рис. 1.4. Движение документов

В результате можно сделать вывод, что организация документооборота, в основном, зависит от бизнес-процессов, а не от непосредственно руководства компании.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Под информационным обеспечением (ИО) понимается множество данных, которые представляются для компьютерной обработки в определенной форме. Организационное обеспечение в совокупности с методическим представляют собой множество мероприятий, что направлены на выполнение процесса функционирования ПК.

---

Входными документами для управления денежными потоками являются документы:

– анкета клиента (ФИО, телефон, адрес);

– данные об услуге;

– прайс-лист, данные об оплате и ее периодичности и другие.

Эти документы составляются базовыми для указанного бизнес-процесса.

Кроме этого, входящей документацией системы могут быть документы:

– документы об оплате;

– документы о перерасчете;

– авансовые платежные документы;

– описание затрат в случае ремонта по гарантии.

Любой документ, который был предъявлен должен представляться записью в соответственной БД.

Кроме документов начальными данными могут быть:

– условно-постоянные данные о ценообразовании;

– данные о сотрудниках, которые берут участие в управлении денежными потоками;

– данные о типах услуг и другие.

Вся эта начальная информация в создаваемой системе должна быть сохранена в справочниках, что наиболее подходит для хранения условно-постоянных данных.

Электронные документы, что вводятся в систему, должны также храниться в специальном журнале документов.

Итоговая форма журнала должна иметь возможность просматривать все имеющиеся документы за какой-то определенный период с реализацией отображения всех главных данных документов.

При этом должна быть возможность для наложения условий выборки на список документации по основной информации документов, а также их сочетании.

Для просмотра более детальной информации о документах надо разработать форму, где в более удобном для пользователей виде отображается полностью вся информация документов.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Одной с самых основных составляющих программного обеспечения является операционная система, а ее правильный выбор – это база для корректного создания новой ИС.

На ПК, что применяются в качестве рабочих мест менеджеров по работе с клиентами, могут использоваться такие ОС:

– семейство Windows;

– семейство UNIX (Linux-подобные ОС).

Для выполнения процесса разработки ПО для автоматизации взаиморасчетов с клиентами выбор ОС повлияет только на выбор платформы реализации, а не на перечень применяемых алгоритмов и технологий.

Все из перечисленных выше операционных систем содержат в себе разнообразные интерфейсы для межсетевого взаимодействия, что дают возможность использовать ПО в сетевом режиме, для выполнения параллельных и многопользовательских функций, а также обмена данными между рабочими станциями.

---

Выбор системы управления БД для хранения информации по работе любой компании представляет многопараметрическую задачу, а также является одним с важнейших этапов при выполнении процесса разработки приложения.

Выбранный тип ПО должен удовлетворять всем будущим, так и нынешним потребностям организации, а также следует учесть самые разнообразные финансовые затраты, так как очень часто руководство стоит перед выбором:

– получить полностью рабочий продукт за большую стоимость, а ее поддержка будет выполняться за символическую цену;

– купить по низкой цене базовую платформу, а ее поддержка и внедрение будут стоить больших денег.

Кроме этого, надо убедиться, что выбранная СУБД может принести предприятию реальную выгоду.

Стоит отметить, что в современное время используются так называемые специализированные СУБД (или платформы) для создания разного рода конфигураций ПО, что позже могут внедряться в серверную часть.

Классическим примером этой платформы является система под названием 1С:Предприятия, где присутствует модель по разработке конфигураций.

2.ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная система для управления денежными потоками должна выполнять сбор, обработку, распределение и ввод информации, чтобы поддержать рассматриваемый БП.

Для качественной реализации автоматизированной системы объект разработки должен быть прежде всего адекватно описан, построены непротиворечивые информационные модели ИС.

На рисунке 2.1 показана информационная модель системы управления денежными потоками, которая предоставляет некоторые услуги.

Рис. 2.1. Информационная модель

Заметим, что данная модель комплекса задач служит для отображения процесса описание промежуточных, входных, результатных потоков информации.

Накопленный к настоящему времени опыт проектирования дает возможность рассмотреть, что это сложная, а также длительная и трудоемкая во времени работа, требующая квалификации специалистов.

Но процесс проектирование ИС выполнялся до недавнего времени в основном на интуитивном уровне, а также при использовании неформализованных методов, что базируются на практическом опыте, искусстве, а также дорогостоящих экспериментальных проверках качества функционирования автоматизированной системы управления денежными потоками.

---