Файл: Планирование закупок и размещение заказов__ поставщикам.pdf
Добавлен: 18.06.2023
Просмотров: 84
Скачиваний: 2
ВВЕДЕНИЕ
Деятельность каждой организации сопровождается закупками. Это могут быть как расходные материалы (например, бумага, канцтовары, картриджи для печатающих устройств и т.д.), так и сырье и материалы, необходимые для производства готовой продукции.
Для осуществления процесса производства необходимо постоянное обеспечение материалами в достаточном количестве для того, чтобы избежать простоев и минимизировать издержки. Для того, чтобы обеспечить производство необходимым сырьем и материалами, составляется план закупок на основании плана производства.
В процессе составления плана закупок определяют следующие показатели:
- наименование и количество необходимых материалов;
- время, в которое понадобятся материалы;
- поставщики и их возможности;
- площадь склада, необходимая для размещения сырья и материалов;
- затраты на закуп сырья и материалов.
Для того, чтобы определить потребность в материалах, специалисты используют ряд методов:
- Детерминированный метод основан на том, что известны определенные периоды выполнения заказа и потребности в материалах по количеству и срокам.
- Стохастический метод, в котором основой для расчета являются математико-статистические методы, с помощью которых рассчитывают ожидаемую потребность. Этот метод основан на прогнозировании.
- Эвристический метод заключается в том, что потребность в сырье определяется на основе опыта работников службы снабжения. Этот метод используется в том случае, когда нет исходных данных для расчетов.
Каждый из этих методов в том виде, в котором они представлены не используется. Однако, эти методы комбинируют для обеспечения эффективности.
Использование комбинированных методов позволяет обеспечить производство необходимыми материалами. Однако их применение требует значительных трудозатрат со стороны персонала компании. Для устранения этого недостатка разрабатываются автоматизированные информационные системы, позволяющие осуществить расчет потребности в ресурсах.
Актуальность работы заключается в применении информационных технологий в процессе расчета потребности в материалах.
Объектом исследования является процесс планирования закупок и размещения заказов поставщикам.
Предметом исследования является автоматизация процесса планирования закупок и размещения заказов поставщикам.
Целью работы является проектирования информационной системы, автоматизирующей процесс процесса планирования закупок и размещения заказов поставщикам.
Для достижения поставленной цели необходимо осуществить ряд задач:
- Дать характеристику существующих бизнес-процессов.
- Описать документооборот бизнес-процессов предметной области.
- Дать обоснование проектным решения по информационному и программному обеспечению.
- Создать информационную модель предметной области.
- Охарактеризовать данные, необходимые для решения поставленной задачи.
- Дать характеристику базе данных.
- Описать назначение и состав программных модулей.
- Разработать контрольный пример реализации проекта.
Для осуществления процесса производства необходимо постоянное обеспечение материалами в достаточном количестве для того, чтобы избежать простоев и минимизировать издержки. Для того, чтобы обеспечить производство необходимым сырьем и материалами, составляется план закупок на основании плана производства.
В процессе составления плана закупок определяют следующие показатели:
- Наименование и количество необходимых материалов;
- Время, в которое понадобятся материалы;
- Поставщики и их возможности;
- Площадь склада, необходимая для размещения сырья и материалов;
- Затраты на закуп сырья и материалов.
Для того, чтобы определить потребность в материалах, специалисты используют ряд методов:
- Детерминированный метод основан на том, что известны определенные периоды выполнения заказа и потребности в материалах по количеству и срокам.
- Стохастический метод, в котором основой для расчета являются математико-статистические методы, с помощью которых рассчитывают ожидаемую потребность. Этот метод основан на прогнозировании.
- Эвристический метод заключается в том, что потребность в сырье определяется на основе опыта работников службы снабжения. Этот метод используется в том случае, когда нет исходных данных для расчетов.
В процессе планирования закупок и размещения заказов поставщикам образуются следующие входные информационные потоки:
- Потребность в сырье и материалах;
- Период времени, через который необходимо обеспечить производство сырьем и материалами.
- Список поставщиков.
Выходными информационными потоками процесса являются:
- Сформированные заказы.
Границы рассматриваемой задачи включают следующие функции:
- Загрузка плана производства;
- Расчет потребности в сырье и материалах;
- Выбор поставщиков;
- Расчет оптимальной партии сырья и материалов;
- Сформированный заказ [10].
Рассматриваемая задача связана с задачей планирования производства, поскольку данные, полученные в результате планирования будут использованы при планировании закупок.
Важность задачи для организации в целом обусловлена минимизацией издержек, возникающих в процессе простоя производства в связи с отсутствием необходимого сырья и материалов.
В ходе решения задачи планирования закупок и размещения заказов поставщикам задействованы специалисты отдела закупок, задачей которых является своевременное обеспечение производства необходимыми сырьем и материалами в нужном объеме, и плановый отдел, задачей которого является оптимальное планирование производства, при котором минимизируются издержки и максимизирует планируемый объем прибыли.
Результатными показателями, рассчитанными на базе использования совокупности исходных показателей в процессе выполнения функции планирования закупок, являются:
- Наименование материала или сырья;
- Оптимальный объем партии закупаемого сырья и материалов;
- Список поставщиков, у которых можно осуществить закупку.
Для расчета перечисленных показателей используются методы линейного программирования и оптимизации. Источниками для осуществления расчетов являются документы:
- План производства;
- Финансовый план.
Документами, в которых отражены результатные показатели являются:
- План закупок.
Исполнителями этапов расчета плана закупок являются специалисты планового отдела. Регламент выполнения расчетов выглядит следующим образом:
- Анализ плана производства.
- Выделение необходимых сырья и материалов и их количества.
- Выделение из финансового плана суммы затрат на закуп сырья и материалов.
- Анализ поставщиков и их предложений.
- Расчет оптимальной партии закупаемых сырья и материалов с учетом размещения их на складе.
- Формирование плана закупок.
- Передача плана закупок в отдел закупок.
Основным бизнес-процессом предметной области является процесс планирования закупок. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Входом процесса является план производства. Выходом процесса является сформированный заказ. Управление процессом осуществляется директором организации и регламентом. Механизмами процесса являются: плановый отдел, отдел закупок и табличный процессор MS Excel.
На рисунке 2 представлена декомпозиция бизнес-процесса планирования закупок. На основании плана производства специалисты планового отдела осуществляют анализ плана. В результате анализа получается ряд параметров, которые используются для расчета оптимальной партии сырья и материалов. Далее специалист планового отдела с помощью табличного процессора «MS Excel» решает задачу формирования оптимальной партии сырья и материалов.
Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса планирования закупок
Рисунок 2. Декомпозиция процесса планирования закупок
В результате формируется план закупок, который передается в отдел закупок. Специалисты отдела закупок формируют заказ для поставщиков.
На рисунке 3 представлена декомпозиция модели Анализа плана производства. С помощью плана производства специалист планового отдела определяет наименование необходимого для производства готовой продукции сырья и материалов, их объемов и сроков поставки. На основании полученных данных формируются параметры для решения задачи оптимального расчета партии сырья и материалов.
Рисунок 3. Модель процесса анализа плана производства
На рисунке 4 представлена модель процесса расчета оптимальной партии сырья и материалов. Специалист планового отдела вводит в табличный процессор «MS Excel» параметры решения задачи. С помощью функции «Поиск решения» в процессоре формируются параметры оптимальной партии сырья и материалов. Специалист оформляет полученные результаты в документ. В итоге получается план закупок, который передается в отдел закупок.
Рисунок 4. Модель процесса расчета оптимальной партии сырья и материалов
На рисунке 5 представлена модель процесса формирования заказа сырья и материалов. На основании плана закупок специалист отдела закупок осуществляет поиск поставщиков. Из найденных поставщиков осуществляется отбор. В результате специалист отдела закупок формирует заказ у выбранных поставщиков.
Проанализировав бизнес-процессы предметной области можно отметить высокие временные затраты на анализ плана производства и расчет оптимальной партии товара. Несмотря на то, что расчет оптимальной партии автоматизирован, для его осуществления необходимо составить экономико-математическую модель задачи. Для этого специалисту планового отдела необходимо вручную вводить ряд параметров. Чем крупнее производство в организации, тем больше параметров необходимо ввести. Параметры извлекаются из плана производства в результате его анализа, который тоже проводится вручную. Для минимизации временных затрат необходимо спроектировать информационную систему, в которой эти задачи будут автоматизированы.
Рисунок 5. Модель процесса формирования заказа сырья и материалов
Рассмотрим изменения в бизнес-процессах, которые произойдут в результате внедрения информационной системы. На рисунке 6 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса. Отличие от модели «As-Is» заключается в наличии в механизмах информационной системы (ИС).
На рисунке 7 представлена декомпозиция модели «To-Be» процесса планирования закупок. Специалист планового отдела загружает в ИС план производства. ИС анализирует план, выявляет параметры для расчета оптимальной партии заказа, осуществляет расчет и формирует план закупок. Затем план закупок передается в отдел закупок, где специалисты отдела формируют заказ поставщикам.
На рисунке 8 представлена модель бизнес-процесса анализа плана производства.
Рисунок 6. Модель «To-Be» процесса планирования закупок
Рисунок 7. Модель «To-Be» процесса планирования закупок
Рисунок 8. Декомпозиция процесса анализа плана производства
Специалист планового отдела загружает план производства в ИС. Затем ИС осуществляет выявление параметров для расчета оптимальной партии сырья и материалов.
На рисунке 9 представлена модель процесса расчета оптимальной партии сырья и материалов. С помощью параметров ИС составляет экономико-математическую модель решения задачи и осуществляет поиск решения. В результате формируется план закупок, который специалист планового отдела передает в отдел закупок.
Процесс формирования заказа в результате автоматизации не изменился, поэтому модель «To-Be» этого процесса не рассматривается.
В результате автоматизации процесса планирования закупок произойдет снижение временных затрат на составление плана закупок, которое связано со снижением участия в бизнес-процессе человеческих ресурсов, поскольку все расчеты и анализ осуществляется информационной системой.
Рисунок 9. Расчет оптимальной партии сырья и материалов
При осуществлении бизнес-процесса используются два документа: