Файл: УПРАВЛЕНИЕ ТОВАРНЫМИ ЗАПАСАМИ.pdf

Кафе «Кусочки» это необычное квест-кафе, интерьер которого предлагает погрузиться в атмосферу театра, тюрьмы, госпиталя, кремля, обычной квартиры, венецианского дворика с фонтаном, канарейками, амадинами и купе поезда.  Для создания абсолютного ощущения одного из вышеперечисленных мест владельцы наняли так называемых официантов-актеров: врачей, полицейских, домохозяек.

Организационная структура кафе «Кусочки».

Таблица 2.

Генеральный директор

Бухгалтер

Старший повар

Администратор

Бармен

Повар

Официант

Уборщица

Коренщица

В этом кафе может произойти все что угодно, поэтому не удивляйтесь, если одна из сотрудниц «полиции» Вика прикуёт наручниками посетителя за плохое поведение, а «врач» Дима решит постучать по коленкам молотком или померить давление, выписав соответствующее блюдо.

Площадь разделена на тематические зоны-кусочки, так сидя в театре с соответствующим антуражем можно наблюдать за гостями, сидящими в клетке, облачившись в тюремную робу. В кусочке госпиталя гости надевают мед халаты, пьют коктейли из капельниц и дегустируют шоколад из шприцов. Этот шоколад домашний, по заявлению, которое можно посмотреть на Facebook’е^[3], они его делают сами.

Еда столь же интересна, каждое блюдо с характером и с интересной подачей, например «рибай» вам подадут горящим на виселице с корсангами и операционными ножницами, различные тар тары будут высыпаться с лопаты, а борщ принесут в капусте с торчащей телячьей корейкой на гриле. Заячьи почки, томлённые с барбарисом и тмином в круглом хлебе, и севиче из чавычи с дыней и анчоусами заставят возвращаться на этот вкус снова и снова. 

2.2. Учет запасов на примере кафе «Кусочки».

1) Заказ и приемка продовольственных продуктов. 

Обеспечение кафе продуктами питания исполняется благодаря оптово-продовольственным фирмами. Применяется классическая форма организации поставки продукта через посредников: привоз поставщиками на машинах со складов изготовителей. Вслед за тем продукты поступают на склад кафе, откуда отбираются по необходимости. Заказами товаров занимается директор, исходя из средних потребностей в продукции конкретного типа. 
Приемка продуктов питания ведется в два шага: 

а) 1-ый шаг - подготовительный. Приемка продукции по численности выполняется по товарно-транспортным накладным, счет-фактурам, методом пересчета тарных мест, взвешивания. 

б) 2 шаг- окончательная приемка. Масса нетто и численность товарных единиц проверяются в одно и то же время со вскрытием тары. Масса тары проверяется в одно и то же время с приемкой товара. При невозможности взвешивания продукции без тары (соленья в бочках, молочные продукты в бидонах) масса нетто определяется как разница меж весом брутто и тары. В случае расхождения фактического веса тары итоги проверки оформляются актом на завес тары.^[4]

2) Приходная накладная. 

Создание приходной накладной по форме ТОРГ-12 для формирования отпуска или же реализации материально-производственных ресурсов. 

3) Инвентаризация. 

В ходе проведения инвентаризации можно обнаружить изменения и дефекты. В кафе инвентаризация протекает один раз в месяц. Для проведения инвентаризации назначается комиссия, в состав которой входят: бухгалтер, директор и повар. Перед началом инвентаризации материально ответственное лицо выдает расписку о том, что весь товар введен в книжку учета. В ходе инвентаризации составляется инвентаризационная опись. В нее заносят продукты и тары оставшиеся на базе по завершению месяца. Впоследствии снятия остатков, ее подписывает материально ответственное лицо и члены комиссии. В случае если была выявлена недостача в границах общепринятых норм натуральной убыли, то ее спишут на виновных лиц.
В случае если на производстве остается не применимая для последующего применения продукция, полуфабрикаты (например, с истекшим сроком реализации, с признаками порчи и т.п.), то их переоформляют на списание с реализации. В конце недели в кафе проводится инвентаризация и по ее результатам оформляется акт о списании неприменимой для последующего применения кухонной посуды, инвентаря, производственных средств и др.

Автоматизация систем управления.

На сегодняшний день система автоматизации ресторанного бизнеса - важная часть любого проект. Почти 90 % открывающихся по всей РФ компаний общепита устанавливают эту систему. Осталось совсем не много представителей данной сферы, где пробивают чеки на обычных кассах и

ведут бумажный учет. АСУ дает возможность добиться финансовых целей, которые заключаются в повышении продаж, достижении большей выгоды, обеспечение рентабельности, понижении затрат и расходов, ключевым образом, за счет увеличения эффективности работы. Для ее получения, обработки и представления в применимом для последующих действий в виде, нужен простейший инструмент. Роль такого инструмента играют системы компьютерного контроля. Улучшение и внедрение новейших технологий в предоставленной области дают возможность решить наиболее значимые вопросы, такие как: контроль работы персонала, планирование специализированных рекламных программ, ведение бухгалтерского учета и учета внутреннего перемещения средств, ведение складского учета, контроль хранения, движения и затрат материальных средств, калькуляции и производства, подготовки отчетности и прочее.

2.3. Документированное сопровождение учета запасов.

Для документального сопровождения учета используют приходную накладную.

Официального термина «приходная накладная» не существует, как и определенного бланка. Тем не менее, есть общепринятые бланки, употребляемые для учета товаров. Обычно приходная накладная оформляется по форме ТОРГ-12. Эта форма используется при оформлении отпуска или продаж материально-производственных запасов. Данный документ составляется в двух экземплярах, один остается представителю организации и служит для списания продуктов. (Приложение А).

Покупатель получает второй экземпляр. Поскольку покупатель на основании ТОРГ-12 приходует приобретенные ценности, то для него документ являет собой форму приходной накладной. Кроме ТОРГ-12 основанием для оприходования могут становиться другие документы.

Приходную накладную используют для учета поступивших товаров, как внутри предприятия, так и извне. Накладная включает в себя следующие обязательные реквизиты:

• Наименование организации и ИНН;
• Наименование товара или материала;
• Единица измерения товара или материала;
• Количество и сумма поступления товара;
• Ответственное за передачу лицо.

Все эти данные в совокупности дают возможность отображения прихода материально - производственных запасов в бухгалтерском учете. Именно из приходной накладной в учет переносят стоимостные и количественные показатели приходной операции.

Правильное заполнение приходной накладной.

Приходная накладная позволяет оформить поступление материально-производственных запасов от поставщиков. Для этого документа нет стандартной формы, поэтому для ее создания используются типовые бланки, например ТОРГ-12. Приходную накладную составляет материально-ответственное лицо, который отпускает товар. Один экземпляр он оставляет для дальнейшего использования, а второй для получателя материально-производственных запасов.

2.4. Рекомендации по улучшению учета продуктовых запасов.

С целью благоприятного решения задач по организации учета материально-производственных запасов необходимо правильно организовать складское хозяйство, улучшать систему документооборота, следить за подбором и компетенциями кадров материально ответственных лиц, связанных с учетом, обеспечить своевременное ведение аналитического учета запасов. Для этого на предприятии нужно:

1) Составлять акт о списании товаров;

2) Устанавливать четкую систему документооборота;

3) Применять сальдовый метод учета запасов;

4) Проводить в установленном порядке инвентаризацию, отражать в учете ее результаты.

Акт о списании товара применяется при оформлении возникающей порчи, потери качества продукта. Для этого выписывается 3 экземпляра: один для материально-ответственного лица, второй для бухгалтерии, третий на склад.

Одно из главных условий успешной работы бухгалтерии - это четкая организация документооборота. Поэтому важно разработать и внедрить в кафе график документооборота по учету запасов.

Отсутствие должного внимания к оформлению и обработке документов является одной из причин неэффективного использования учетной информации для управления хоздеятельностью.

Для грамотной организации бухучета требует составить план документооборота, который в свою очередь должен определять порядок оформления документов, поступления и обработки их в бухгалтерии, использования для записей в учетные регистры и передачи в архив. Для обеспечения равномерного движения документов без задержек на отдельных местах по каждому виду документов стоит создать и утвердить график документооборота, который предполагает последовательность прохождения документов, указываются исполнители, которые будут ответственными за соблюдения установленного порядка и сроки оформления и обработки документов.

Для каждого из документов в бухучете существует свой путь движения. Однако для всех обязательными являются пять главных этапов:

1) Составление документа в момент совершения хозоперации в соответствии с требованиями, которые предъявляются к оформлению документов;

2) Подача документа в бухгалтерию, где контролируется своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) Проверка принятых документов бухгалтером.

4) Обработка документов в бухгалтерии:

5) Сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Составлением графика документооборота должен заниматься бухгалтер.

Наиболее прогрессивным можно считать сальдовый метод учета запасов. При этом методе бухгалтерия не дублирует складской учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует как регистр аналитического учета карточки складского учета. В зависимости от установленных сроков работник бухгалтерии проверяет достоверность произведенных записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью. В конце месяца работник бухгалтерии переносит полученные количественные данные об остатках на первое число по каждому номенклатурному номеру товаров из карточек складского учета в сальдовую ведомость. На основании указанных сальдовых ведомостей составляют сводную ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений. Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета товаров.

Людей, отвечающих за закупки продуктов, грубо говоря, можно считать угрозой в кафе, всегда присутствует желание присвоить немного денег на пару с поставщиком. Поэтому, для идеальной работы, разумно было бы нанять не менее троих ответственных за закупки товара. Обязательно должен быть шеф-повар, который определяет количественный и качественный фактор. Поиском поставщиков будет заниматься управляющий, как и налаживать с ними контакт. И ответственный за приемку.

В ресторанном бизнесе существует две схемы работы с поставщиками.

• Тендерная: предприятие осуществляет размещение предложения на закупку со списком требований и желаемой ценой.
• Традиционный: управляющий отбирает из возможных поставщиков лучшего, с наиболее импонирующими ему условиями и заключает с ним договор.

Когда контроль над действиями сотрудников становится невозможным, стоит использовать программные системы. АСУ подразумевают под собой техническое обеспечение, которое упрощает взаимодействие, начиная с официанта и покупателя, заканчивая приемкой и учетом запасов. «Хорошая система может автоматизировать весь цикл закупки ресторана или сети. Освободить время дорогостоящего персонала, занятого закупками, не допустить перерасхода продуктов, коррупционных схем сговора персонала с поставщиками. По итогам можно сократить издержки за счет уменьшения излишков на 20%, и освободить время персонала до 40%» - говорит эксперт из компании POSTER-Родион Ерошек.^[5]

Вывод по главе 2.

Учет материально-производственных запасов является важным составляющим в деятельности всего заведения общественного питания. Учет играет важную роль в процессе формирования запасов, начиная с их поступления в кафе, заканчивая продажи их в виде услуг посетителям.

Улучшение учета на предприятия так же играет важную роль в функционировании предприятия, поскольку постоянно развитие систем автоматизации позволяет упрощать и снижать затраты на учет. Организация же в свою очередь должна обеспечивать соответствующим сотрудникам все блага для улучшения учета.

Заключение.

Таким образом, можно сказать, что предприятие общепита не может обойтись без товарных запасов, если директор хочет постоянно удовлетворять потребности посетителей. Правильное планирование запасов не может обещать лидирование среди конкурентов, но позволит на шаг приблизиться к этой цели, т.к. запасы напрямую связаны с получением прибыли, можно сказать, что запасы – это своеобразные замороженные деньги, которые в процессе производства формируются в услугу, а по итогу в прибыль.