Добавлен: 15.11.2018
Просмотров: 2323
Скачиваний: 12
26
списка, войдите в пункт Список главного меню и включите флажок Начать заново. Структура
документа должна приобрести вид, показанный на Рисунок 6. Аналогично предыдущему
оформляется и структура остальных разделов документа, причем применительно к
подпунктам нумерация не применялась. Собственно ввод основного текста документа
удобнее производить в Режиме разметки.
Рисунок 6 – Завершение подготовки структуры документа и начало ввода
основного текста
В соответствии с ГОСТ 7.32-2001 [6] безусловным требованием к тексту
пояснительной записки является соблюдение правил грамматики и синтаксиса
русского языка. Включаемые в текст формулы должны рассматриваться как части
предложений, на них распространяются общепринятые знаки препинания.
8.2.3
Установка параметров страницы
Перед тем как набирать текст нового документа необходимо проверить
устраивают ли вас поля слева, справа, сверху и снизу от краев листа до
набираемого вами текста. Существуют определенные стандарты полей при
оформлении различных документов. Вы можете использовать размеры полей,
заданные системой по умолчанию или установить свои.
Можно выбрать формат листа и определить его ориентацию – книжную или
альбомную.
Страницы с текстом следует нумеровать арабскими цифрами, соблюдая
сквозную нумерацию по всему тексту, включая приложения. Номер страницы
проставляют в нижней части листа в центре без точки в конце. Титульный лист
включают в общую нумерацию страниц работы, но номер страницы (1) на нем не
проставляют.
Иллюстрации и таблицы, расположенные на отдельных листах, и распечатки
с ЭВМ включают в общую нумерацию страниц; различные материалы на листе
формата А3 учитывают как одну страницу.
8.2.4
Разработка и создание колонтитулов документа
Колонтитул — это текст и/или рисунок, который печатается внизу или вверху
каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем
или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.
Колонтитулы используются в многостраничных документах. Колонтитулы
документа могут быть различными для четных и нечетных страниц, а также
колонтитулы первого листа могут отличаться от колонтитулов остальных страниц.
27
Для задания размещения колонтитулов на страницах документа
используется
команда
Колонтитулы.
Необходимо
произвести
настройку
колонтитулов
6
:
o
различаются ли колонтитулы четных и нечетных страниц;
o
отличается ли колонтитул первой страницы от остальных;
o
осуществить вертикальное выравнивание текста заполненных страниц
(незаполненные страницы выравниваются по верхнему краю).
На панели колонтитулов есть кнопки, позволяющие установить номер
страницы, количество страниц, дату, время в колонтитуле, а также кнопки перехода
от одного колонтитула к другому и кнопка перехода к основному тексту.
Пояснительная записка должна содержать колонтитулы, содержащие
нумерацию страниц, дату создания документа, фамилию и номер группы автора.
8.2.5
Вставка сносок
Текстовый процессор Word поддерживает два вида сносок – обычные и
концевые. Обычная сноска размещается на том же листе, где она помечена.
Концевые сноски собираются в конце документа. Каждая сноска имеет номер,
который помогает связать ее с конкретным фрагментом основного текста.
Созданную сноску можно перенести, скопировать или удалить. Для этого
надо работать с самим знаком сноски, а не с текстом в области сносок. Нумерация
сносок производится автоматически.
8.2.6
Создание подрисуночных надписей
Иллюстрации (чертежи, графики, схемы, диаграммы, фотоснимки или их
качественные ксерокопии) следует располагать непосредственно после текста, в
котором они упоминаются впервые, или на следующей странице.
Иллюстрации (за исключением иллюстраций приложений) нумеруются в
пределах всей пояснительной записки (Рисунок 1, Рисунок 2 и т. д.) или в пределах
раздела (Рисунок 1.1, Рисунок 1.2 и т. д.). Если иллюстрация одна, она также
нумеруется. Иллюстрации каждого приложения должны иметь сквозную нумерацию
в пределах данного приложения с добавлением обозначения приложения
(например, Рисунок А.2 и т. п.).
Иллюстрация может иметь название и поясняющие данные (подрисуночный
текст). Номер и название помещают ниже иллюстрации и подрисуночного текста в
середине строки (например, Рисунок 1 – Функциональная схема системы). Номер и
название иллюстрации выполняют шрифтом (и размером) основного текста.
На все иллюстрации должны быть ссылки в тексте. При ссылке следует
писать слово «рисунок» с указанием его номера.
8.2.7
Создание формульных выражений
Иногда возникает необходимость вставить в текст математическую формулу.
Конечно, ее можно набрать пользуясь обычными символами, имеющимися на
клавиатуре и поддерживаемыми Word. Однако в математических формулах часто
встречаются специальные символы, например, знак суммы или интеграла. Кроме
этого, математики любят использовать в качестве обозначений буквы греческого
алфавита и некоторые специальные значки. В некоторых программных системах
оказывается удобным для создания формул применять специальную программу
Microsoft Equation.
6
Задать режим размещения колонтитулов в документе можно и воспользовавшись командой
Файл пункт Параметры Страницы вкладка Макет.
28
В соответствии с ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской
работе: структура и правила оформления» формулы и уравнения выделяются из
текста в отдельную строку (между двумя свободными строками сверху и снизу) и
нумеруются арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем правом положении на
завершающей строке соотношения. Правила нумерации формул и уравнений
аналогичны правилам нумерации рисунков.
Пояснение значений символов и констант приводится непосредственно под
формулой (уравнением) в той же последовательности, в которой они даны в
формуле. Пояснение каждого элемента формулы дают с новой строки, а первую
строку пояснения начинают со слова “где“ без двоеточия. Пояснения должны быть
представлены для всех используемых символов и констант после первого их
использования в формуле или в перечне сокращений, условных обозначений,
символов, единиц и терминов. Ссылки на формулы и уравнения оформляются
указанием их номеров в круглых скобках.
8.2.8
Разработка и создание таблиц
Для создания и форматирования таблиц используется меню Таблица.
Команда Нарисовать таблицу позволяет создавать таблицу любой сложности, при
этом курсор мыши принимает вид карандаша, которым вы рисуете на экране
структуру вашей таблицы. Дополнительно на экран выводится панель
инструментов Таблицы и границы, на которой есть кнопки форматирования
созданной таблицей. Можно создавать простую таблицу при помощи команды
Добавить таблицу. Эта команда вызывает появление окна Вставка таблицы, в
котором нужно задать количество строк и столбцов таблицы, установить
конкретную ширину столбцов, а также применить автоматическое форматирование
к создаваемой таблице.
Вы можете создавать таблицу любым способом, но при этом она должна
быть отформатирована, иметь заголовок (и нумерацию, если таких таблиц
несколько).
Созданная средствами Word таблица может быть передана (экспортирована)
в любую программу пакета Microsoft Office. Для того чтобы выполнить экспорт
таблицы, ее необходимо выделить. После этого с помощью команды главного
меню Правка надо скопировать ее во внутренний буфер. Затем надо перейти к
программе, куда вы хотите произвести экспорт, установить ее маркер в нужное
место и выполнить команду Вставка в главном меню программы.
В соответствии с ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской
работе: структура и правила оформления» [6] цифровой материал большого
объема, как правило, должен оформляться в виде таблиц, которые располагают
непосредственно после текста при первом упоминании или на следующей
странице. На все таблицы должны быть ссылки в тексте. При ссылке следует
писать слово «таблица» с указанием ее номера.
Правила нумерации таблиц аналогичны правилам нумерации рисунков.
Рекомендуется присваивать таблице название, точно и кратко отражающее
ее содержание. Номер и название таблицы следует располагать над ней слева без
абзацного отступа (например, Таблица 1 – Результаты моделирования).
Перечисления выделяются дефисами или, при необходимости ссылок на
них, строчными буквами с круглой скобкой (например, а), б) и т. д.) и выполняются
без абзацного отступа. Для дальнейшей детализации перечислений следует
использовать арабские цифры с круглой скобкой и абзацный отступ.
29
8.2.9
Вставка ссылок на литературу
Сведения об источниках следует располагать в порядке появления ссылок
на источники в тексте работы и нумеровать арабскими цифрами. Сведения об
учебниках, учебных и методических пособиях, монографиях должны включать в
себя их полные библиографические данные.
Ссылки на источники следует указывать порядковым номером в квадратных
скобках по списку источников.
Ссылки на литературу могут вставляться в текст документа как Перекрестная
ссылка на номер абзаца. Список литературы должен быть оформлен в виде списка
Word
стилем Список литературы. В пункте Вставка главного меню выберите строку
Перекрестная ссылка. В открывшемся окне задайте Тип ссылки - Абзац и в окне
Вставить ссылку на - Номер абзаца (краткий). В окне Для какого абзаца выберите
интересующий вас абзац, после чего нажмите кнопку Вставить.
Вставленная перекрестная ссылка связывается с соответствующим абзацем
текста документа. Если производится корректировка списка литературы и номер
источника изменяется, в тексте сохраняется отображение ранее установленного
номера. Для автоматической корректировки номеров ссылок надо выделить поле,
где она находится, нажать правую кнопку мыши и в открывшемся меню выбрать
пункт Обновить поле. Для упрощения можно выделять не только само место ссылки,
но и часть текста, в том числе и весь документ (Ctrl+A). В этом случае режим
Обновить поле произведет корректировку всех ссылок документа (ссылки на
литературу, предметный указатель, оглавление и т.п.).
8.2.10
Использование закладок
При создании документов часто возникает необходимость указывать ссылки
на его отдельные фрагменты, например, на номер формулы, рисунка и т.п. Для
того, чтобы автоматизировать действия по изменению ранее указанного значения,
можно воспользоваться режимом закладок. Чтобы создать закладку, надо
выделить фрагмент текста и выбрать пункт меню Вставка строка Закладки.
Открывшееся окно диалога попросит вас ввести имя закладки. Целесообразно
выбирать осмысленное имя, чтобы потом легко узнавать, к чему собственно
относится закладка, однако при этом надо иметь в виду, что пробелы в имени
закладки не допускаются. Когда закладка создана, в любом другом месте
документа можно установить Перекрестную ссылку на любую из имеющихся
закладок.
В процессе работы с документом содержимое закладки может быть
изменено. Обратите внимание на то, что в процессе редактирования текста
закладки нельзя допускать его полного удаления, поскольку в этом случае исчезнет
сама закладка. Поэтому для изменения, например, номера рисунка сначала
введите новый номер, а потом удалите старый.
Для того, чтобы измененный текст закладки отразился в точках перекрестных
ссылок на нее, выделите текст документа и выберите пункт Обновить поле.
8.2.11
Составление оглавления, списка таблиц и иллюстраций
Одной из важных причин, из-за которых целесообразно использовать режим
Структуры документа и задавать стили абзацам является возможность
автоматического составления оглавления, списка таблиц и иллюстраций. Для того
чтобы впервые воспользоваться этой системой, надо выбрать место в исходном
документе, куда вы хотите построить оглавление, и установить туда маркер. После
этого в пункте Вставка главного меню надо выбрать режим Оглавление и указатели. В
открывшейся таблице надо выбрать соответствующую вкладку, нажать кнопку
30
Параметры и задать уровень стилей заголовков документа, которые используются
при построении оглавления, после чего нажать кнопку OK. При последующих
составлениях оглавления маркер должен быть установлен в начало
существующего оглавления, при этом вы получите запрос на разрешение замены
старого содержания оглавления. Если на этот вопрос вы ответите отрицательно, то
будет создано еще одно оглавление, соответствующее текущему состоянию
документа.
Для построения списка таблиц и рисунков необходимо выполнить
аналогичные действия. Основное отличие сводится к тому, что перед их
составлением надо указать стиль, который используется для подрисуночных
надписей или заголовков таблиц.
8.2.12
Автоматизация создания предметного указателя
Предметный указатель представляет собой алфавитный список терминов,
используемых в документе, с указанием номера страницы, на которой о них есть
упоминание. Для создания предметного указателя выделите в тексте
интересующее вас слово или группу слов. После этого в пункте Вставка главного
меню надо выбрать режим Оглавление и указатели вкладка Указатель. Нажмите
кнопку Пометить и в открывшемся окне откорректируйте текст так, как бы вы хотели,
чтобы он появился в предметном указателе, еще раз нажмите кнопку Пометить, а
затем кнопку Закрыть. В тексте документа появится отметка, которая позднее будет
использована для составления указателя. При итоговом составлении указателя
надо, как и в случае создания оглавления, выбрать для него место в документе,
вызвать вкладку Указатель и нажать кнопку OK.
8.2.13
Создание приложений
Приложения следует оформлять как продолжение пояснительной записки на
ее последующих страницах, располагая их в порядке появления на них ссылок в
тексте работы. Каждое приложение должно начинаться с новой страницы и иметь
содержательный заголовок, оформленный в середине строки без точки в конце с
прописной буквы выбранным для всей пояснительной записки шрифтом, не
подчеркивая. Над заголовком приложения в середине строки помещают слово
«Приложение» и обозначение данного приложения без точки в конце. Приложения
обозначают заглавными буквами русского или латинского алфавита (например,
Приложение А).
Если текст приложения разбит на разделы, подразделы, пункты, подпункты,
содержит иллюстрации, таблицы, формулы и уравнения и др., к ним применяются
правила оформления, нумерации и ссылок, представленные в пунктах 8.2.1-8.2.9.
При этом каждый номер элемента приложения должен начинаться с обозначения
приложения (например, Таблица А.1, номера подразделов А.1, А.2 и т. д., номера
формул (В.1), (В.2) и т. п.).
8.2.14
Создание документов массовой рассылки
Текстовый процессор Word позволяет автоматизировать составление
однотипных документов, содержащих небольшие отличия в некоторых полях.
Обычно такие документы называют документами массовой рассылки. Для создания
таких документов используется режим Слияние, для вызова которого необходимо
выбрать соответствующую строку пункта
Сервис
главного меню. Слияние
представляет собой мощный инструмент при создании документов массовой
рассылки. Создание документов массовой рассылки проходит в четыре этапа.
Этап 1. Создание таблицы в Excel – источника данных, где располагается
информация, о том кому и куда будут отправлены документы; Источником может