Добавлен: 15.11.2018
Просмотров: 2320
Скачиваний: 12
31
быть таблица в редакторе Word, но может быть внешний источник, созданный в
приложении: Outlook Express, Excel, Access и другие. В нашем примере источник
будет находиться в файле Excel. Обратите внимание на то, что каждый столбец
таблицы должен иметь заголовок в первой строке рабочего листа Excel.
Этап 2. Создание основного документа. В редакторе Word набирается текст
основного письма, в данном случае приглашения на презентацию. Документ
должен содержать так называемые поля, то есть не заполненные места, в которые
на этапе 3 будут вставлены названия заголовков поля столбцов таблицы Excel для
точного указания столбца источника данных, откуда и должны в итоге вводиться
данные. Выбирается меню Сервис команда Слияние и перед вами открывается
диалоговое окно, показанное на рисунке 4. Весь процесс создания итогового
документа в режиме Слияние разбивается на три шага. Первый шаг - Основной
документ выполняется нажатием кнопку Создать. Вам предлагается четыре вида
основного документа – Документ на бланке, Наклейки, Конверты и Каталог. Мы
рассмотрим только один вариант составления итогового документа - Документы на
бланке, остальные вы можете освоить самостоятельно, воспользовавшись
справочной информацией редактора.
В ответ на нажатие кнопки Документы на бланке, перед вами откроется
дополнительное окно, предназначенное для выбора основного документа. Если
документ уже создан, то это может быть активное окно. Если документа еще нет, то
создается новое окно Word, в котором надо будет набрать текст основного
документа.
В окне слияние переходим к шагу 2, который называется Источник данных,
нажимая кнопку Получить данные. На этом шаге вы должны указать редактору, где
находится таблица – источник данных. Если это таблица Excel, то открывается
соответствующий файл. Можно выделить интересующий нас диапазон ячеек
рабочего листа, иначе информация будет сниматься со всего активного листа.
Этап 3. Вставка в основной документ полей (заголовков столбцов) для
изменяемой информации из таблицы Excel. Перейдите в режим Правка основного
документа для указания полей, в которые должны быть вставлены данные из
источника. Установите курсор в том месте основного документа, куда вы хотите
внести информацию из источника данных. Нажмите кнопку Добавить поле слияния.
Из открывшегося в ответ списка заголовков полей источника выберите название
интересующего вас поля, из которого и будет вставляться информация в итоговый
документ. Если требуется, то эти действия можно повторить с другими полями.
Этап 4. Объединение - получение новых документов, содержащих текст
основного письма и сведений из источника данных. Назначение последнего этапа
заключается в создании итоговых документов по числу строчек в таблице
источнике. Для того, чтобы выполнить объединение, надо нажать соответствующую
кнопку на панели Слияние. На панели есть кнопки, позволяющие посмотреть
результат слияния до объединения для выявления опечаток, кнопки отбора
записей из источника, кнопка печати результата без его размещения в файл на
диске и другие.
Пример 2. Составим приглашения на презентацию. Предположим, что мы должны
пригласить на представителей фирм, данные о которых находится на рабочем листе Excel
(рисунок 3). Таблица содержит заголовки столбцов, которые размещены в первой строке
рабочего листа Excel. Создадим новый документ Word и наберем в нем текст приглашения,
оставляя в нем места для вставки полей. Пусть текст приглашения имеет такой вид:
Директору мясокомбината ___________________
Господин ______________________________________________________
Приглашаем ВАС на презентацию фирмы «Мясные деликатесы», которая
состоится 01.11.12 в фойе ресторана «МЯСОЕД» в 17.00.
32
В тексте основного документа после слова Директору предполагается ввод названия фирмы,
а после слова Господин – фамилии приглашенного. Нам нужно указать вместо этого названия
заголовков таблицы- источника с этой информацией.
Откроем источник данных, и далее в диалоге укажем диск, имя и тип файла, в котором
располагается таблица (рисунок 3). Появляется окно Excel, где можно указать диапазон ячеек
таблицы или выбрать весь лист. Выбираем второй вариант и в ответ получаем диалоговое
окно с информацией о том, что в основном документе отсутствуют поля слияния. Согласимся
с этой информацией и нажмем кнопку Правка основного документа.
Подведем курсор правее слова Директору, щелкнем там мышью для точного
указания позиции в тексте. Нажмем кнопку Добавить поле слияния на панели Слияние. Перед
вами раскроется список заголовков столбцов таблицы – источника. Выбираете щелчком поле
ФИРМА, содержащее названия фирм, где работают приглашенные. Подведем курсор правее
слова Господин, щелкнем мышью и зададим позицию размещения поля ФИО, содержащего
фамилии приглашенных. Теперь основной документ содержит основной текст, неизменяемый
для каждого из приглашенных, и поля вставки из документа источника.
Рисунок 3 – Вариант таблицы - источника данных, находящегося в файле EXCEL
Выполним объединение. У нас получится три однотипных документа, отличающиеся
названиями фирмы и фамилией приглашенного.
Директору мясокомбината Самсон___________________
Господин Иванов______________________________________________________
Приглашаем ВАС на презентацию фирмы «Мясные деликатесы», которая
состоится 01.11.12 в фойе ресторана «МЯСОЕД» в 17.00.
Директору мясокомбината Парнас___________________
Господин Петров______________________________________________________
Приглашаем ВАС на презентацию фирмы «Мясные деликатесы», которая
состоится 01.11.12 в фойе ресторана «МЯСОЕД» в 17.00.
Директору мясокомбината Черкизовский___________________
Господин Сидоров_____________________________________________________
Приглашаем ВАС на презентацию фирмы «Мясные деликатесы», которая
состоится 01.11.12 в фойе ресторана «МЯСОЕД» в 17.00.
Если бы таблица источника данных содержала 500 строк записей, то таких документов
было бы создано 500.
Когда вы будете оформлять приглашения, задумайтесь и над тем, чтобы, с
одной стороны, зря не тратилась бумага, а, с другой стороны, оно должно быть
красиво оформлено, чтобы адресату было приятно его получить.
8.2.15
Совместная работа над документами и внесение исправлений
Работа над большим документом представляет собой достаточно сложный и
плохо организуемый процесс. Дополнительные трудности возникают в том случае,
когда с документом работает несколько человек. Возникает, по крайней мере, две
серьезных проблемы. Во-первых, если несколько человек одновременно работают
над разными разделами документа, то объединение результатов их труда может
быть сопряжено с серьезными ошибками. Во-вторых, исправления могут вноситься
в один и тот же раздел, в связи с чем бывает необходимо получить согласие на них
от лица, отвечающего за текст этого раздела. В Word имеются средства,
позволяющие в той или иной мере уменьшить указанные трудности.
Если документ создан с использованием описанной здесь технологии (см.
), то, пользуясь возможностями Режима структуры, можно разбить его на набор
самостоятельных файлов. Для этого надо перейти в Режим структуры, выделить
33
нужный фрагмент документа и на панели Структура нажать кнопку Создать
вложенный документ. В ответ на это Word сформирует текстовый файл, содержащий
выделенный фрагмент, и присвоит ему имя. В дальнейшем это имя будет
отображаться в тексте документа как гиперссылка. Созданный документ можно
редактировать
отдельно.
Непосредственное
включение
созданного
самостоятельного документа в текст основного документа осуществляется кнопкой
Развернуть вложенные документы на панели Структура. Необходимо отметить, что
если в состав документа входят вложенные документы, то для обновления
оглавления, предметного указателя и т.п. требуется первоначально развернуть
полный текст документа.
8.3
Методика выполнения работы по созданию таблиц
средствами табличного процессора Excel
Описания методов работы с табличным процессором Excel представлены в
самых разнообразных источниках. Кроме системы помощи, большой и достаточно
полный объем данных имеется, например, в [7,9]. Наконец, наиболее полное
описание методов программирования в Excel содержится в [18].
Определите, какой материал вы собираетесь выносить в таблицы. Исходя из
предполагаемой структуры таблиц, придумайте названия их колонкам. Запустите
табличный процессор Excel, создайте новую книгу, задайте ей собственное имя и
начните программирование таблицы.
В Excel принято несколько вариантов обозначения адресов ячеек. Наиболее
широко используется способ, который получил название A1. В этом случае имя
ячейки образуется в виде комбинации имени столбца, которое описывается одной
или двумя буквами латинского алфавита, и имени строки, которое представляет
собой ее номер. Имя ячейки может содержать признак абсолютной адресации $.
Если признака абсолютной адресации нет, то адресация считается относительной.
Адресация может быть абсолютной по столбцам, по строкам и по столбцам и
строкам одновременно.
Пример 3. Относительные адреса ячеек B35, AB1234. Абсолютные адреса ячеек
$IV$12, $A$2003. Ячейки с абсолютным адресом по столбцу и относительным по строке $BJ144,
$A2. Ячейки с относительным адресом по столбцу и абсолютным по строке DE$123, DD$2.
В ячейки Excel могут быть записаны тексты и цифровые значения. По
умолчанию всю записываемую в ячейку информацию Excel рассматривает как
текст
(последовательность
произвольных
символов).
Если
введенная
последовательность содержит признаки числовых данных (цифры, десятичный
разделитель, признак экспоненциального формата, знаки денежных единиц и т.п.),
то Excel автоматически преобразует ее в числовое представление. С целью
уменьшения вероятности ошибки при вычислениях рекомендуется явно задавать
тип информации, хранимой в ячейках с помощью пункта главного меню Формат
строка Ячейки вкладка Число.
Кроме собственно информации в ячейку может быть записана формула.
Если это сделано, то на рабочем листе отображается результат вычислений по
этой формуле, а сама формула показывается в специальной строке формул выше
поля ячеек на панели инструментов. Если эта строка отсутствует, то ее необходимо
включить. Признаком формулы является символ
=
, вводимый первоначально.
Формула может содержать имена ячеек (абсолютные и относительные),
символы математических операций, числа, тексты, условия и логические значения,
значения ошибки и имена встроенных функций. Использование в формуле
абсолютных адресов ячеек позволяет обеспечить сохранение ссылки на ячейку при
выполнении операции копирования формулы. Если указан относительный адрес,
34
то при копировании формулы Excel автоматически изменяет адрес ячейки,
указанной в формуле, вместе с изменением положения ячейки, в которой
находится формула. Данные для вычислений в новой ячейке берутся из ячейки,
смещенной на столько же строк и столбцов по отношению к ячейке, в которую
копируется формула, насколько они были смещены в исходной ячейке. Если указан
абсолютный адрес ячейки, то при копировании формулы он не изменяется.
Пример 4. В ячейке E2 была запрограммирована формула =A2+$B$2+$C2+D$2. При
копировании ее в ячейку F4 формула примет вид =B4+$B$2+$C4+E$2.
Разновидностью формул, существующих в Excel, являются так называемые
формулы массивов. Массив – это упорядоченная в памяти последовательность
данных одного типа. В Excel существуют одномерные, хранящиеся только в
столбцах или строках, или двумерные массивы. Формула массива позволяет
выводить вычисления сразу в несколько ячеек. Это оказывается удобным при
выполнении однотипных операций над данными. Признаком формулы массива
является пара открывающейся и закрывающейся фигурных скобок. Обратите
внимание на то, что в формулу массива их нельзя ввести с клавиатуры. Для
программирования формулы массива в Excel зарезервирована специальная
комбинация клавиш <Ctrl+Shift+Enter>.
Пример 5. На Рисунок 7 представлен вариант программирования однотипных
табличных
вычислений
с
использованием
формулы
массива.
Непосредственное
программирование формулы проводилось в ячейке D3. Аргументы формулы задавались в
виде одинаковых по размеру диапазонов ячеек. После ввода формулы была нажата
комбинация клавиш <Ctrl+Shift+Enter>. Excel автоматически заполнил строки колонки D
формулами и отобразил результат вычислений.
Рисунок 7 – Программирование однотипных табличных вычислений с
использованием формулы массива
Рисунок
Еще одним эффективным средством Excel является возможность
построения различного рода диаграмм и графиков на основе имеющихся на
рабочем листе данных. Для того, чтобы воспользоваться этой возможностью,
войдите в пункт Вставка главного меню Excel, выберите режим Диаграмма и
ответьте на вопросы мастера построения диаграмм.
8.4
Технология подготовки к публичному выступлению
Прежде всего, подумайте, о чем вы хотите сказать. Вполне вероятно, что вы
составляли структуру документа, руководствуясь некой его внутренней логикой.
Попробуйте использовать эту логику и в тексте своего выступления. В этом случае
ваш доклад содержит, по крайней мере, столько тезисов, сколько у вас разделов.
Скорее всего, каждый из тезисов вашего доклада подкрепляется положениями,
изложенными в подразделах, пунктах и подпунктах. Тогда все это вместе и
составляет текст вашего доклада.
Вопрос о том, насколько подробно вы можете излагать положения доклада,
определяется количеством предоставляемого вам времени на выступление.
Существует два крайних состояния. В одном случае вы можете полностью зачесть
имеющийся у вас текст, а в другом произнести только название. По-видимому,
истина, как всегда, находится где-то посередине. Составьте текст так, чтобы в нем
35
были упомянуты все положения вашей работы и, в тоже время, постарайтесь не
перегружать слушателей информацией. Имейте в виду, у вас еще будет
возможность ответить на вопросы, и тут вас никто не будет ограничивать во
времени.
Отдельный вопрос касается иллюстративного материала. Было бы очень
хорошо, если бы каждый тезис вашего выступления был бы проиллюстрирован.
Отсюда и получается минимально необходимое количество подготавливаемых
слайдов. А вот сверху число демонстрируемых слайдов ограничивается опять-таки
временем вашего выступления. Маловероятно, что кто-то будет в состоянии
воспринять информацию с экрана, если слайд демонстрируется меньше 10 секунд.
Кроме этого вы должны учесть, что на смену слайда вам тоже потребуется время.
Наконец, примите во внимание такой фактор, как зрелищность слайдов. Было бы
очень хорошо, если бы третья часть ваших слайдов содержала тексты и формулы,
другая треть таблицы, а последняя разнообразные рисунки. Поскольку таблицы вы
уже разработали раньше, построили на основании их графики, которые, кстати,
есть ничто иное, как рисунок, вам остается составить перечень слайдов,
содержащих
текст,
и
после
этого
постараться
оценить
реальную
продолжительность вашего доклада. Если она укладывается в требуемые
ограничения, то остается непосредственно заняться подготовкой слайдов.
8.5
Технология подготовки слайд-шоу программой подготовки
презентаций Power Point
8.5.1
Создание структуры документа
Для человека, который подготовил документ Word так, что он автоматически
составил оглавления, предметный указатель и заполнил ссылки на литературу,
освоить пакет Power Point не представляет особых трудов. Разработчики этих
программ если и не сидели в школе за одной партой, то, безусловно, были очень
близко знакомы. По крайней мере, идеи, заложенные в Power Point, ничем
принципиальным не отличаются от идей Word. С некоторыми из них можно
дополнительно познакомиться в [1,2].
В основе разработки набора слайдов для выступления (слайд-шоу) также
лежит структура документа. Создайте новую презентацию и перейдите в Режим
структуры. Поскольку список необходимых вам для выступления слайдов уже
имеется, введите заголовки слайдов. Не забудьте про титульный слайд, который
будет стоять на экране с того момента, как вы будете готовы к выступлению до того
момента, как вам разрешат его начать. Выберите и примените шаблон
оформления. Задайте фон и цветовую схему слайда. Целесообразно войти в
режим колонтитулов и задать в нижнем колонтитуле номер слайда.
8.5.2
Разработка слайдов
Установите маркер на название первого слайда. Вызовите пункт меню
Разметка слайда и выберете необходимый вам вариант. Наверное, это будет
Титульный слайд. Перейдите в Режим слайдов и наберите необходимый текст.
Клавишей Page Down перейдите к следующему слайду. Задайте для него вариант
Разметки слайда и наберите необходимый текст. Если требуется, то вы можете
вставить картинку или таблицу, подготовленную ранее. Для этого достаточно ее
выделить в исходном документе, копировать и вставить на слайд. Для выполнения
этих действий можно пользоваться пунктами Правка и Вставка главного меню. Все
эти операции выполняются для всех слайдов шоу.