Файл: Методика защиты информации в системах электронного документооборота (Эволюция и сущность систем электронного документооборота).pdf

Одной из главных задач специальной настраиваемой базы данных систем электронного документооборота является управление доступом пользователей к документам.

Такая база обычно содержит информацию о таких параметрах, как иерархия штатной структуры организации, которая состоит из штатных и структурных единиц, и функциональные роли.

В такой базе прописываются права на различные операции и доступ к документам штатной или структурной единицы или замещающего ее и функциональные роли, которые определяют набор доступных функций. Набор видов доступа варьируется от одной системы электронного документооборота к другой, но в целом можно сформировать такую классификацию доступа к документам:

• общий доступ, при котором документ доступен для ознакомления всем лицам;
• регулируемый доступ, при котором документ доступен сотрудникам, имеющем на это право;
• доступ по типу документа ^[32].

У сотрудников могут быть права:

• полный контроль над документом с возможностью создавать, редактировать и удалять;
• право редактировать, но не уничтожать документ;
• право доступа к регистрационно-контрольной карточке документа;
• право оставлять комментарии к документу, но не редактировать документ и не создавать новые версии;
• полное отсутствие прав доступа к документу;
• право читать, но не редактировать документ ^[33].

Настройка прав и ограничений доступа к документам может осуществляться как на уровне системы в отражающей организационную структуру компании базе, так и на уровне пользователя, самостоятельно определяющего список сотрудников, которые имеют возможность просмотра документа, его редактирования и осуществления других действий^[34] [6, 7].

2.2. Основные принципы электронного документооборота

В качестве основных принципов электронного документооборота можно назвать такие, как:

• возможность параллельного выполнения операций, которая повышает оперативность их исполнения и позволяет сократить время движения документов;
• позволяющая однозначно идентифицировать документ однократная регистрация документа;
• единая база документной информации, которая позволяет исключить возможность дублирования документов;
• непрерывность движения документа, которая позволяет идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа^[35];
• развитая система отчетности по различным атрибутам и статусам документов, которая позволяет контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов;
• эффективно организованная система поиска документа, которая позволяет находить документ, обладая минимальной информацией о нем^[36] [3].

2.3. Преимущества электронного документооборота

В качестве преимуществ электронного документооборота можно назвать следующие.

1. Экономия времени, при которой служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Регулярно создаются резервные копии файлов благодаря центральной базе данных, за счет чего исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в транспорте, преднамеренно или случайно уничтожат или он просто пропадет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски документов и файлов, которых не оказалось на своем месте по какой-то причине^[37].
2. Более адекватное использование техники и физического пространства, когда занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов ценные квадратные метры могут быть освобождены. В зависимости от актуальности и статуса информации, файлы и документы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.
3. Повышение прозрачности внутренней работы предприятия, при котором системы электронного документооборота позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его утверждения и согласования. В дополнение к этому, системы электронного документооборота позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчет о том, кто его создал, имел к нему доступ и редактировал^[38].
4. Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации, при которой системы электронного документооборота позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с поставщиками и клиентами. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, для вызова всех необходимых документов, содержащих требования, которые связаны с различными типами взаимоотношений между внешними субъектами и организацией.
5. Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников, когда, благодаря возможностям коммуникаций и электронного доступа, служащие получают возможность работать удаленно. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса^[39].
6. Повышение безопасности документов и информации: за счет того, что, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, снижая риск умышленной или случайной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.
7. Снижение затрат на почтовые марки, распечатку, пересылку и конверты, за счет того, что пересылаемые между поставщиками или отделами бумажные документы могут пересылаться в электронном виде.
8. Повышение уровня удовлетворенности руководителей и служащих за счет оптимизации ежедневных задач, что позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей для контроля работы своих подчиненных. В конечном счете, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень^[40] [1, 3].

2.4. Рынок систем электронного документооборота в России

По данным агентства International Data Corporation, на которые ссылается издание PC Week, в 2012 году затраты компаний на внедрение СЭД выросли на 20 % по сравнению с 2011 годом, а объем продаж тиражных программных продуктов вырос на 13 %. Согласно обзору аналитического агентства TAdviser, который представлен в материале Cnews, российский рынок систем электронного документооборота и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объеме 25,6 миллиарда рублей, а ежегодный рост рынка составляет от 20 до 35%. На российском рынке представлены как созданные внутри страны отечественные системы, так и решения на базе крупнейших систем электронного документооборота и ЕСМ-систем^[41].

Лидером по количеству реализованных проектов внедрения систем электронного документооборота является продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы» с 49% проектов. К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере в 2012—2013 году в обзоре отнесены внедрения система электронного документооборота «Дело» в Центробанке, проект по внедрению DocsVision в Сбербанке и внедрение EMC Documentum в Ростелекоме^[42]. К крупнейшим интеграторам систем электронного документооборота авторы обзора отнесли компании «КРОК инкорпорейтед», «ИнтерТраст», «Логика бизнеса», ЭОС и все ее партнеры, «Хоулмонт» и «Парма-Телеком».

По данным аналитического отчета петербургской компании DSS-Consulting к числу наиболее внедряемых продуктов отечественного рынка систем электронного документооборота относятся следующие: по числу проектов внедрений в 2012 году — система электронного документооборота Дело, DocsVision, Directum, CompanyMedia, 1С: Документооборот; по числу автоматизированных рабочих мест — система электронного документооборота Дело, DocsVision, CompanyMedia, Directum. Еще одним критерием является количество новых внедрений в 2012 году, по данной позиции лидерами являются пять продуктов — система электронного документооборота, DocsVision, Directum, ТЕЗИС и Логика ЕСМ^[43].

Что касается государственной сферы, по данным отчета Министерства коммуникаций и связи, основанного на данных опроса 79 ведомств, в 2013 году системы электронного документооборота были внедрены в 74 федеральных органах исполнительной власти, из них 4 органа используют несколько разных систем, а 17 ведомств подключены к межведомственным системам электронного документооборота, а три из них так же подключены к элементам электронного правительства. Не были внедрены системы электронного документооборота в ФСБ, ФСТЭК, МВД, Ростуризме и СВР ^[44] [7, 8].

По итогам данной главы можно сделать вывод, что системы электронного документооборота набирают популярность в наши дни и развиваются в соответствии с требованиями рынка к безопасности и удобству для конечного пользователя.

Заключение

В данной работе были рассмотрены основные понятия систем электронного документооборота, такие как сама система электронного документооборота, документооборот, электронный документооборот, машиночитаемый документ, электронный документ и электронная подпись. Система электронного документооборота является автоматизированной многопользовательской системой, сопровождающей процесс управления работой иерархической организации для обеспечения выполнения данной организацией своих функций. Документооборот является движением документов в организации с момента их создания или получения до окончания отправления или исполнения. Электронный документооборот является единым механизмом по работе с документами, который представлен в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Машиночитаемый документ является документом, который пригоден для автоматического считывания содержащейся в нем информации. Электронный документ является документом, который создан с помощью средств компьютерной обработки информации и может быть подписан электронной подписью с сохранением в виде файла соответствующего формата на машинном носителе.Электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, которая является обеспечивающим возможность контроля подтверждения и целостности подлинности электронных документов средством защиты информации.

Также были рассмотрены основные принципы электронного документооборота и были выделены этапы истории развития электронного документооборота, с начала 80-х годов 20 века до наших дней. Была проведена классификация систем электронного документооборота с выделением коробочных систем, индивидуально разрабатываемых и комбинированных

Отдельным вопросом были рассмотрены ограничения доступа в системах электронного документооборота. Были выделены общий доступ, доступ по типу документа и регулируемый доступ. Для регулируемого доступа были рассмотрены допустимые права.

Также были выделены восемь основных преимуществ систем электронного документооборота. В конце работы были рассмотрены особенности использования систем электронного документооборота в России.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9.
2. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005
3. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – 272 с.
4. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – 452 с.
5. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. – 512 с.
6. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – 288 с.
7. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – 446 с.
8. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – 84 с.

1. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 132. ↑

2. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. – С. 124. ↑

3. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Г. Минцберг. – СПб.: Питер, 2004. –С. 125. ↑

4. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 241. ↑

5. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. –С. 241. ↑

6. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 253. ↑

7. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. –С. 354. ↑

8. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – С. 292. ↑

9. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

10. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

11. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С.353. ↑

12. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

13. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 314. ↑

14. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – С. 324. ↑

15. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

16. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 325. ↑

17. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

18. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

19. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 126. ↑

20. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству / В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

21. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 153. ↑

22. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

23. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – С. 25. ↑

24. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – С. 115. ↑

25. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

26. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – С. 35. ↑

27. Куняев Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот / Н. Н. Куняев, А. С. Демушкин, А. Г. Фабричнов. – М: Логос, 2011. – С. 116. ↑

28. Жеребенкова В. Документооборот на предприятии / В. Жеребенкова. – Вершина, 2005 ↑

29. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – С. 42. ↑

30. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 355. ↑

31. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – С 152. ↑

32. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 335. ↑

33. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В. В. Сапков. – СПб.: Academia, 2006. – С.225. ↑

34. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С.366. ↑

35. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 114. ↑

36. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

37. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 214. ↑

38. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

39. Клименко С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ и др. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999. – С. 145. ↑

40. Баласанян В. Э. СЭД на пути к безбумажному документообороту и электронному правительству /В. Э. Баласанян // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2011 – №9. ↑

41. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 241. ↑

42. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – С. 52. ↑

43. Чернов В. Н. Системы электронного документооборота / В. Н. Чернов. – М: РАГС, 2009. – С. 72. ↑

44. Саттон М. Д. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М. Д. Д. Саттон. – СПб.: Азбука, 2002. – С. 359. ↑