Файл: Разработка конфигурации «Транспортная доставка заказов» в среде 1С:Предприятие 8.3..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Одной из основных целей автоматизации является решение насущной для российских компаний задачи анализа и совершенствования организации деятельности. Не секрет, что производительность труда в России, определяемая как валовый внутренний продукт на одного занятого в несколько раз меньше производительности труда в развитых странах. Другими словами, ту же самую работу, которую в российских компаниях выполняют несколько человек, в развитых выполняет один.

Интерес к автоматизированным системам учета вызван качественно новыми технологическими возможностями обработки управленческой информации, которые имеют прямое приложение для задач повышения экономической эффективности работы, повышение конкурентоспособности и рентабельности рынка, за счет использования информационных методов, позволяющих рационализировать управление ресурсами.

Актуальность данной работы объясняется тем, что единая информационная среда, в которой могли бы работать сотрудники транспортной компании, повысила бы эффективность их труда, сократила бы издержки компании. Помимо снижения трудозатрат, внедряемая система автоматизации, позволила бы получать руководству компании более точные сведения о ее функционировании, что позволило бы принимать более взвешенные решения о дальнейшем развитии компании.

Практическая значимость работа заключается в использовании комплексной системы автоматизации работы транспортной компании позволит упорядочить работу диспетчеров и руководителей, по контролю выполнения заявок, учету документов и получению различного вида отчетности, обеспечив работу в единой информационной базе. Разработанное программное обеспечение может быть использовано для автоматизации деятельности предприятий, занимающихся транспортными перевозками населения, где схема работы организации такая же или более простая, чем у исследуемого предприятия.

Целью работы является повышение эффективности управления предприятием путем автоматизации процесса транспортной доставки заказов.

Для реализации курсовой работы были поставлены следующие задачи:

1. Провести анализ комплекса задач автоматизации;
2. Охарактеризовать документооборот, возникающий при решении задачи;
3. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению;
4. Спроектировать и разработать информационную систему.

ГЛАВА 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Одной из важных и в то же время сложных задач современного менеджмента является проектирование оптимальных бизнес-процессов и организационной структуры, которые способны реализовать стратегические цели организации.

Если возникает необходимость провести более глубокий анализ деятельности той или иной организации, то целесообразно разработать модель бизнес-процессов, которая является своего рода расширением организационно-функциональной модели, что позволит упростить работу и наладить многие процессы для более быстрого выполнения задач и упрощенное осведомление всех сотрудников о выполнении.

Данная модель бизнес-процесса, в отличие от организационно-функциональной модели, показывает взаимосвязи между функциями, последовательность их выполнения, а также материальные и информационные потоки, имеющие место при функционировании организации, что в свою очередь делает возможным проведение более глубокого анализа и позволяет выявить узкие и неоптимальные участки бизнес-процесса, включая разрывы в материальных потоках и информации.

Для анализа понимания структуры и взаимосвязей автоматизируемых процессов необходимо построить структурно-функциональную модель, с помощью которой можно достаточно эффективно проанализировать узкие места в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.

Моделирование будем проводить с помощью стандарта IDEF0 в контексте AS-IS. Данная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии.

IDEF0 Методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT, позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности предприятия в виде иерархической системы взаимосвязанных функций. Она позволит понять, какой результат последует из проводимой работы, какие объекты или информация служат необходимым набором для реализации процессов, что является управляющими факторами. Так же по средствам нотации IDEF0 можно выявить и недостатки бизнес-процессов, что является весьма ощутимой помощью входе анализа деятельности организации.

Контекстная диаграмма автоматизируемого процесса представлена на рисунке 1.1. На данном рисунке представлен нулевой уровень диаграммы, которая отражает смысл автоматизируемого бизнес-процесса. На ней видно какие данные являются входными и выходными, и по средствам каких исполнителей, и с учетом каких ограничений протекает процесс.

Рис. 1.1. Контекстная диаграмма процесса учёта транспортной доставки заказов

Декомпозиция процесса управления персоналом представлена на рисунке 1.2.

Рис. 1.2. Декомпозиция диаграммы процесса учёта транспортной доставки заказов

Далее приведены схемы нижних уровней разработанной контекстной диаграммы.

Рис. 1.3. Блок А1- Оформление заявки

Рис. 1.4. Блок А2 - Формирование маршрута

Рис. 1.5. Блок А3 - Оформление сопроводительных документовРис. 1.6. Блок А4 - Выполнение заявки

По различным проведенным оценкам многих международных специалистов возможность внедрения российскими компаниями в свою работу современных технологий и проектов организации и управления бизнесом сможет значительно повысить и улучшить их производительность труда от двух и выше раз. Данные процессы очень просты в использовании но их выполнение значительно упрощает работу сотрудников, уменьшает количество бумажных работ и увеличивает быстроту осведомления всех участников процесса о выполнении поставленных задач.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Разрабатываемая автоматизированная система предназначена для автоматизации процесса учёта транспортной доставки заказов маленькой компании, с внесение в процесс только самых важных данных.

Высокая трудоёмкость обработки информации, низкая оперативность, дублирование потоков информации, несовершенство организации сбора и регистрации информации – факторы, негативно влияющие на процесс управления персоналом.

Кроме того, необходимо учесть, что базовая технология была ручная. Она имела множество недостатков замедляющих работу всего процесса выполнения поставленных задач а основными из них являются:

• высокие временные затраты на работу с используемой в процессе работы с информацией
• огромная доля рутинного труда сотрудников с бумажной документацией;
• необходимость привлечения большого числа сотрудников для решения всего комплекса поставленных в процессе работы задач и их выполнение;
• низкая оперативность;
• несовершенство организации сбора и регистрации информации;
• недостоверность получаемых результатов.

Оптимальным и наверное лучшим решением для обозначенных выше изложенных проблем является автоматизация текущего рабочего процесса доставки заказов путём внедрения автоматизированной системы, которая позволит максимально исключить ошибки ввода/заполнения данных, а также возможность утери документов на бумажных носителях и позволит в целом ускорить основные бизнес-процессы.

При этом система должна иметь все необходимые технологии и инструментарий для работы руководителей и специалистов всех уровней.

Проанализируем условия, при которых такая система будет работать эффективно.

Эффективность функционирования любой системы управления бизнес-процессами определяется ее вкладом в достижении организационных целей.

Управление эффективно настолько, насколько сотрудники организации используют свой потенциал для реализации стоящих перед ней целей и насколько эти цели являются достигнутыми. Утверждение этого положения является наиболее важным условием для создания эффективной системы управления транспортным предприятием.

Рассмотрим схему документооборота, которая представлена на рис1.7.

Рис. 1.7. Схема документооборота

Проанализировав построенную выше схему документооборота, сформируем таблицу с показателями временных затрат на решение задачи управления персоналом без автоматизации (таблица 1)

Таблица 1

Показатели затрат на задачу без автоматизации

Автоматизация задачи предположительно снизит затраты трудовые и экономические приблизительно в 3 раза, так как возрастет скорость и качество обслуживания.

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение – это совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного предоставления информации и принятия управленческих решений. Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из вне машинного (информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств) и внутри машинного информационного обеспечения – это экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результативной информации.

К внемашинному информационному обеспечению можно отнести следующие информационные документы:

• инструкция пользователя ИС планирования;
• инструкция по инсталляции ПО ИС отдела планирования.

Инструкция пользователя должна содержать следующее: схему работы с программой, порядок доступа персонала, порядок работы с программой, штатный режим работы программы, завершение работы с программой. Инструкция пользователя является необходимым информационным обеспечением ИС отдела планирования.

Инструкция по инсталляции позволяет правильно установить и запустить ПО ИС планирования.

В состав базы данных ИС планирования должны входить следующие таблицы:

• таблица «заявка на перевозку», поскольку она будет содержать данные необходимые для оформления доставки товара;
• таблица «формирование маршрута», поскольку она будет содержать данные для формирования маршрута погрузки и разгрузки;
• таблица «виды груза», поскольку она будет содержать данные всевозможных грузов готовых к отправке;
• таблица «водители» », поскольку она будет содержать данные всех водителей работающих в компании;
• таблица «клиенты», содержит данные всех клиентов компании для выполнения продаж и доставки грузов;
• таблица «пробег транспорта», поскольку она будет содержать данные о расстоянии которое проехала каждая машина, и сравнения данных с общим расстояние от точки отправки до места разгрузки;
• таблица «пункты назначения», поскольку она будет содержать точные данные куда должен быть доставлен груз;
• таблица «расстояние между пунктами», поскольку она будет содержать статистические данные всего расстояния;
• таблица «транспорт», поскольку она будет содержать все автомашины находящиеся в служебном пользовании компании для доставки грузов.