Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса реализация билетов через розничные кассы (Выбор комплекса задач автоматизации.).pdf

Введение

Современные условия для работы по обслуживанию клиентов уже достигло того уровня, когда обслуживающая система предприятия обрабатывает данные с очень большой скоростью в многопользовательском режиме. Весь документооборот осуществляется на компьютере, и вся информация храниться в специальных базах.

Объемы информации в огромны и растут, с каждым годом, всё с большей скоростью. Поэтому в любой организации, как в большой или маленькой возникают проблемы с обработкой информации, это сильно сказывается на эффективности работы всего предприятия.

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базах данных (БД) с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей.

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. Со временем возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизации.

Объектом и предметом исследования является процесс продажи билетов через розничные кассы.

Цели работы

- качественное и эффективное обслуживание клиентов;

- упрощение процедуры приобретения билета;

- уменьшение цены билета за счёт минимальных накладных расходов;

- сокращение расходов и повышение доходов компании;

- интеграция в единую систему продаж.

Методы исследования: анализ предметной области и полученных результатов и их систематизация, анализ данных.

В процессе работы рассматриваются особенности процесса реализации взаиморасчетов, а также разрабатывается информационная система по данному процессу в системе «1С:Предприятие 8.2».

Эффективность от внедрения данного процесса определяется такими показателями как доступность, эффективность, управляемость ИТ-инфраструктурой, а также позволяет минимизировать негативное влияние ИТ-инцидентов на бизнес и увеличить качество предоставляемых ИТ-сервисов.

Можно выделить основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы для достижения основной цели:

1. - Провести анализ и описание предметной области;
2. - Создать хранилище данных;
3. - Обеспечить систему функцией контроля правильности оформления документов;
4. - Изучить особенности работы пользователя и области применения информационной системы;
5. Обеспечить максимальную безопасность данных в системе;
6. Разработать интерфейс пользователя, учитывающий особенности специфики работы пользователя;

Итогом проделанной работы должен стать АИС для автоматизации процесса продажи билетов через розничные кассы, для информационной системы железнодорожных касс, настроенный под требования сотрудников.

1 глава. Аналитическая часть.

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации.

    Агентство Экспресс-2 - универсальное агентство на рынке продаж авиационных и железнодорожных перевозок. Агентство создано в 1996 году для оказания транспортных услуг клиентам "Инвестсбербанк". Через короткое время Агентство вышло за рамки задач, первоначально поставленных акционерами, и давно уже занимает одно из высших мест в рейтинге авиаперевозчиков и среди лучших агентств Московского транспортного узла.

Агентство обладает штатом высокопрофессиональных специалистов и менеджеров, что позволяет обеспечить клиентов компании качественными услугами, лучшим подбором компаний и удобной стыковкой авиарейсов, возможностью оказывать VIP и спец. услуги. «Агентство Экспресс-2» неоднократно награждалось дипломами перевозчиков за высокий уровень обслуживания пассажиров, уникальную систему учета и отчетности, стабильный рост мастерства авиа и ж/д операторов и систему взаиморасчетов.

Агентство обладает разветвленной собственной сетью авиа и железнодорожных касс. Наши корпоративные клиенты всегда получают необходимые им услуги и сервис. Число постоянных клиентов компании стабильно растет.

Прямые договора с крупнейшими авиаперевозчиками и ТКП (Транспортная Клиринговая Палата) дают возможность Агентству иметь развитую субагентсткую сеть. За 11 лет работы на профессиональном рынке авиа и железнодорожных перевозок Агентство Экспресс-2 заработало высокую репутацию надежного партнера.

Многогранность предоставляемых услуг опирается на отлаженную банковскую технологию оплаты билетов, значительно упрощающую процедуру взаимоотношений с пассажирами, большой опыт сотрудников Агентства, устоявшуюся систему руководства.

Основная сфера деятельности агентства - услуги в области продаж авиа и железнодорожных билетов.

Внутренние и международные направления:

продажа, бронирование билетов;

доставка билетов по Москве;

корпоративные договоры;

безналичное обслуживание;

продажа билетов по пластиковым картам;

специальные тарифы авиакомпаний;

разработка сложных маршрутов;

скидки туристическим агентствам.

Агентство Экспресс-2 - агентство, ориентированное на клиентов.

Задачей Агентства является создание многогранных партнерских отношений, позволяющих учитывать интересы каждого клиента.

Среди постоянных клиентов Агентства:

Министерство путей сообщения;

Корпорация "Трансстрой";

Московское представительство "Автоваз";

Балтийская строительная компания;

Фонд социального страхования РФ;

Госкомстат РФ;

Страховые компании "Якорь" и "Сибирь";

Фонд поддержки малого предпринимательства РФ.

Ближайшие задачи Агентства:

создание разветвленной агентской сети, выход на региональный рынок продаж;

открытие новых офисов по продаже;

модернизация технологической и технической базы агентства, совершенствование системы взаиморасчетов с партнерами;

заказ дополнительных сервисных услуг пассажирам в аэропортах вылета;

трансфер в аэропорты и вокзалы.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Бизнес-процесс - это реализация функции во времени, способ решения бизнес-задачи. Бизнес-процесс описывает процесс выполнения функции, в какой последовательности и в каких вариантах, а также взаимодействие функций между собой в работе организации.

Можно представить следующую классификацию бизнес-процессов учета ремонтных работ жилищно-коммунального хозяйства:

Основные бизнес-процессы:

- принять запрос;

- найти свободное место;

- распечатать билет

Процессы управления:

- обеспечение соблюдения технологии обработки рецептов и порядка документооборота.

- анализ работы сотрудников

Автоматизации в нашем случае подлежат следующие процессы:

- найти свободное место;

- распечатать билет

Построим модель Как есть (рис. 1, 2).

Рис. 1.1. Функциональная модель нулевого уровня «Учет продажи билетов» AS-IS

Входными данными являются:

Запрос пассажира

Паспорт

Выходными данными являются:

Билет

Отчеты

Рис.1. 2. Функциональная модель первого уровня «Учет Учет продажи билетов» AS-IS

В процессе анализа предметной области выявлено, что в процессе работы тратится много времени, возникает путаница с документами, которые подлежат строгой отчетности, документы в бумажном виде часто теряются. Так же много времени уходит на оформление отчетов.

Построим модель Как будет (рис. 3, 4).

На для процессов:

- найти свободное место;

- распечатать билет

добавляется Информационная система

Рис. 1.3. Функциональная модель нулевого уровня «Учет Учет продажи билетов» TO-BE

Информационная система участвует во всех бизнес-процессах, что приводит к значительной экономии времени

Рис. 1.4. Функциональная модель первого уровня «Учет Учет продажи билетов» TO-BE

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи.

Основными документами в рассматриваемой задаче являются Заявка, Акт выполнения и Квитанция. Схема документооборота приведена в таб. 1.1

Таблица1.1

Схема документооборота

Существующий способ учета связан с большой трудоемкостью, разрозненностью сведений, что с большой вероятностью ведет к их утере или неправильной интерпретации. На сегодняшний день невозможно получить сведения об отпуске лекарств по льготным и обычным рецептам, провести анализ основных причин низкого спроса и выявить ответственных.

Кроме того, в отчетный период необходимо составление аналитических отчетов, включающих в себя анализ работы за определенный период, что очень затруднительно.

Временные характеристики описанных процессов приведены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристики описанных процессов

Таким образом, ежедневно, в среднем, 330 минут или 5 часов 30 минут, сотрудник занят занесением необходимых сведений в книги учета, а также, при необходимости анализом и поиском нужных сведений. Учитывая, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, делаем вывод, что на выполнение остальных обязанностей остается менее 40 % рабочего времени, что крайне неэффективно.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Возможность потери важных документов (заявки, акты о выполнении работ, наряды)
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.

В результате проводимой автоматизации предполагается постоянно иметь точнейшие сведения о количестве поступившего и отпущенного товара, сократить время на подготовку аналитических отчетов и передачу документов за счет их электронной формы.

Очевидно, что для автоматизации необходимо использовать такие средства, как персональные компьютеры, принтеры, а также специальное программное обеспечение и, возможно, локальную вычислительную сеть.

Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В таблице 1.3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 1.3

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 5 часов ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы бухгалтерии.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению.

Информационное обеспечение состоит из внутримашинного, которое включает массивы данных (входные, промежуточные, выходные), программы для решения задач, и внемашинного, которое включает системы