Файл: Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, порядок ее проведения (Экспертиза ценности документов как важный этап хранения документов в делопроизводстве.).pdf

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

В конце 60-х - начале 70-х годов прошлого столетия для создания документов стали использоваться средства вычислительной техники: каким-либо способом создавался документ на машинном носителе, который являлся прообразом для нанесения с помощью знакопечатающих автоматов, а позднее - знакосинтезирующих устройств (матричных, струйных, лазерных и т.п. принтеров), реквизитов на бумажные носители, которые получили название «машинограммы».

Таким образом, в подавляющем большинстве случаев установить источник распечатки машинограммы не представляется возможным. Потому было предложено рассматривать документ на машинном носителе, который являлся прообразом для изготовления машинограммы, как исходную печатную форму, но с особыми свойствами. Однако подходы, аналогичные диагностическому и идентификационному исследованию полиграфических форм, клише печатей и штампов, оказались не применимы.

Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

Следующей проблемой является быстрая смена и устаревание аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.

Также возникают проблемы обеспечения сохранности электронных документов, связанных с выбором типа носителя, его долговечности. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах.

---

4. Организация проведения экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Приложение 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

1. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
2. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
3. организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

1. организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
2. рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
3. подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
4. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

---

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Приложение 2).

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

-документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

-документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

-документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Заключение

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранения или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Цель экспертизы - определить сроки хранения документов и разделить последние на две группы - постоянного и временного хранения. Отнесение документов к той или иной группе по срокам хранения осуществляют с помощью перечня документов с указанием сроков хранения документов.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений. Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятие создается экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия.

Примерный состав ЭК: зам. директора (главный бухгалтер); ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива); секретарь-референт.

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 6 октября 2000 г.

ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно во избежание ошибок.

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

---

Список литературы

1. Федеральный закон от 25.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»//СЗ РФ.-2004.-№43.-ст. 4169

2. Быкова Т.А. Делопроизводство: Учеб./Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Снаткина.-М, 2006.-560 с.

3. Иванов Н. Экспертиза документов на машинных носителях и машинограмм//Законность.-2005.-№8

4. Кошелева Е.А. Проведение экспертизы ценности документов//Секретар-референт.-2008.-№11

5. Носевич В.Л. Архив электронных документов: белорусский опыт // Отечественные архивы. -2002.- N1

6. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, Н.И. Воробьев.-СПб, 2002.-304 с.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие.-М, 2007.-176 с.

8. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие.-М, 2007.-304 с.

9. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб.-М, 2008.-224 с.

Приложение 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«САЛЮТ»

ПРИКАЗ

01.08.2008                                                                                                                                                   № 35

Москва

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.     Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии:                              Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь:                                                       Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

      Члены комиссии:                                                                                  Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

2.   Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор                               Минаев                                                                                С.И. Минаев

---

Приложение 2

Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной

ответственностью «Московский текстиль» 

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии 

08.08.2008                         № 2

Москва

Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора

Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии:             Каримов И.В. – главный бухгалтер

Гусев С.И. – старший менеджер

Петухова И.С. – ответственный за архив

ПОВЕСТКА ДНЯ 1. Рассмотрение описи № 1 л/с дел долговременного хранения по личному составу ООО «Русский текстиль» за 1994–2001 годы.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

1. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову – ответственного за архив, которая представила на рассмотрение членов комиссии опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Московский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы. В опись включены приказы по личному составу и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам. Документы, включенные в опись, имеют долговременный срок хранения – 75 лет и являются основанием для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы работников. Документы упорядочены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

ВЫСТУПИЛИ:

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

РЕШИЛИ:

Опись № 1 л/с дел по личному составу ООО «Русский текстиль» и его предшественника, ТОО «Фирма «Текстиль», за 1994–2001 годы в количестве 24 единиц хранения согласовать.

2. СЛУШАЛИ:

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

---