Файл: Документооборот в управлении.pdf

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Этапы развития способов документирования

Системы документирования (методы и средства фиксации информации) тесно связаны с четырьмя основными способами документирования:

• Текстовое документирование.
• Техническое документирование.
• Кино-, фото- и видео документирование.
• Электронное документирование.

Текстовое документирование

Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Звуковая передача речи имеет существенный недостаток — ее нельзя передать на расстояние. Попытками преодолеть это ограничение стали предметные способы передачи сообщений, использующие различные сигнальные средства: язык костров, барабаны и др.

Другой недостаток звуковой передачи речи — ее невозможно сохранить.

Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования.

Дальнейшим развитием предметного способа передачи сообщений стал начертательный способ, когда для фиксации информации о количестве предметов используется их символическое изображение

Письменность имела несколько этапов развития:

• Пиктографическое письмо (использование рисунков для обозначения слов). Идеографическое письмо (использование иероглифов).
• Слоговое письмо (каждый знак обозначает слог).
• Буквенно-звуковое письмо.

Этапом в развитии текстового документирования стало изобретений пишущей машинки и появления машинописи как способа фиксации информации.

Техническое документирование.

Машиночитаемый текст - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Фотодокументирование. Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Кинодокументирование. Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Фонодокументирование. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Фотокинофонодокументирование.

Фотография – совокупность процессов и способов получения изображения на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. Фотодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т.д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. В настоящее время на смену кинодокументам пришли видеодокументы.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фотодокументов (звуковой документ). Под фотодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной механической или другой записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, лазерном диске.

Заключение

     В заключении работы можно сделать  следующие выводы:

     Документ  – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. позволяющими ее идентифицировать.

     Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической. бухгалтерской. оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

     Документы сопровождают человека уже несколько  веков. За это время они неузнаваемо  изменились. С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов. с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны. особенности быта и различных отношений. складывающихся в те далекие времена.

     Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

     1) приказное (столбцовое) – XV-XVII вв.

     2) коллежское (коллегиальное) – XVII-XIX вв.

     3) министерское (исполнительное) – XIX-XX вв.

     В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и  прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены. а новые не созданы.

     В связи с развитием автоматизации  управленческих процессов у нас  в стране разработаны унифицированные системы документации.

  Список использованной литературы

Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Кузнецовой Т.В. - М: МЦФЭР., 2007.

Кудряев В.А., Корнеев Г.Н. Организация работы с документами: Учебник. - М., 2005.

Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - Киев, 2007.

Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2006 - №2.

Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2005.

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов н/Д., 2007.