Файл: Способы документирования и их развитие. (Этапы развития способов документирования).pdf

Основу управления составляет документированная информация, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Документирование - это процесс создания и оформления документа.

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения.

С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

В технологию работы с документами входит:

прием и первичная обработка документов;
их предварительное рассмотрение и распределение;
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
информационно-справочная работа;
исполнение документов;
их отправка;
систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Необходимо фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука - и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факс грамма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.

Начертательный способ закрепления и передачи информации:

Текстовое документирование.
Пиктографическое письмо.
Логографическое письмо (идеографическое письмо).
Слоговое письмо.
Возникновение фонетического (буквенного) письма.
Развитие графики русского письма.

Этапы развития способов документирования

Системы документирования (методы и средства фиксации информации) тесно связаны с четырьмя основными способами документирования:

Текстовое документирование.
Техническое документирование.
Кино-, фото- и видео документирование.
Электронное документирование.

Текстовое документирование

Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Звуковая передача речи имеет существенный недостаток — ее нельзя передать на расстояние. Попытками преодолеть это ограничение стали предметные способы передачи сообщений, использующие различные сигнальные средства: язык костров, барабаны и др.

Другой недостаток звуковой передачи речи — ее невозможно сохранить.

Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования.

Дальнейшим развитием предметного способа передачи сообщений стал начертательный способ, когда для фиксации информации о количестве предметов используется их символическое изображение

Письменность имела несколько этапов развития:

Пиктографическое письмо (использование рисунков для обозначения слов).
Идеографическое письмо (использование иероглифов).
Слоговое письмо (каждый знак обозначает слог).
Буквенно-звуковое письмо.

Этапом в развитии текстового документирования стало изобретений пишущей машинки и появления машинописи как способа фиксации информации.

Техническое документирование.

Машиночитаемый текст - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Фотодокументирование. Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Кинодокументирование. Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Фонодокументирование. Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Фотокинофонодокументирование.

Фотография – совокупность процессов и способов получения изображения на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. Фотодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т.д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. В настоящее время на смену кинодокументам пришли видеодокументы.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фотодокументов (звуковой документ). Под фотодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной механической или другой записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, лазерном диске.

Электронное документирование.

Документирование осуществляется не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном. В этом случае информация обрабатывается с помощью компьютера, кодируется. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах - государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно - методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

обеспечение юридической силы документа;

создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска;

возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ.

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р. 6.30-2003.

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Заключение

В заключении работы можно сделать следующие выводы:

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. позволяющими ее идентифицировать.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической. бухгалтерской. оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов. с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны. особенности быта и различных отношений. складывающихся в те далекие времена.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

1) приказное (столбцовое) – XV-XVII вв.

2) коллежское (коллегиальное) – XVII-XIX вв.