Файл: Служба документационного обеспечения на предприятии..pdf

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Группировка документов в дела осуществляется по следующим признакам:

- номинальному (по виду - приказы, акты и т.д.);

- предметно-вопросному (по вопросу - "Судебное дело");

- авторскому (по автору, комиссии, учреждению и т.п.);

- корреспондентскому (по корреспонденту);

- географическому (по географическому признаку);

- хронологическому (по временным параметрам);

- экспертному (с учетом сроков хранения).

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течение календарного года на предприятии. Если появляются документы, дело для которых не предусмотрено номенклатурой, на них заводится самостоятельное дело, название которого дописывается в номенклатуру под резервным номером.

Номенклатура дел составляет по установленной форме и включает в себя реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа;

- дату;

- индекс;

- место составления;

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- гриф согласования.

Типовая форма номенклатуры дел и принципы формирования заголовков дел, а также порядок согласования и утверждения данного документа разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Для облегчения работы по составлению номенклатуры дел разрабатываются типовые и примерные номенклатуры. Они устанавливают унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации в отрасли, поэтому обязательны для подведомственных организаций. Примерные номенклатуры дел разрабатываются на основе типовых с добавлением дел, специфичных для данной отрасли. Индивидуальная номенклатура дел разработана и в организацией ООО «ФОРЕСТАЙЛ» на основе типовых и примерных номенклатур. При разработке номенклатуры необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02, а для определения срока хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00[19] .

Номенклатура дел ООО «ФореСТайл»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «ФореСТайл»

Абдурахманов Р.М.

Дата 12.10.2003 г.

ООО «ФОРЕСТАЙЛ»

Номенклатура дел

10.10.2003 №1

на 2003 г.

Индекс дела Заголовок дела

(тома, части) Кол-во дел

(томов, частей) Срок хранения

дела (тома, части) и №№ статей по

перечню Примечание

1 2 3 4 5

01. Администрация

01-01 Устав организации Пост. ст. 13а

01-02 Учредительный договор Пост. ст. 14

01-03 Штатное расписание Пост. ст. 32а

… …

02. Производственный отдел

02-01 Договоры с заказчиками 5 лет. ст. 186 После истечения срока действия договора

02-02 Акты о приеме выполненных работ 5 лет. ст. 188

… …

03. Отдел паспортизации

03-01 Договоры с заказчиками 5 лет. ст. 186 После истечения срока действия договора

03-02 Акты о приеме выполненных работ 5 лет. ст. 188

… …

04. Бухгалтерия

04-01 Годовой бухгалтерский баланс Пост. ст. 135б

04-02 План счетов бухгалтерского учета 5 лет. ст. 142

04-03 Банковские документы 5 лет. ст. 150 При условии

завершения проверки (ревизии)

05. Отдел кадров

05-01 Личные дела 75 лет ЭПК.

ст. 337б

05-02 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним 75 лет. ст. 358а

Референт Нечаева Ю.В.

------------- ----------------

Дата 10.10.2003 г.

СОГЛАСОВАНО

Зав. архивом

Подпись _________ Попова А.Г.

__________

Дата 10.10.2003 г.

Заключение

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

· существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

· Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Список литературы

1. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.

2. Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997.

3. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 608с.: ил.

4. Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005.

5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.

6. Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997.

7. Номенклатура дел ООО «ФОРЕСТАЙЛ» 10.10.2003 №1.

8. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

9. http://portal.tolgas.ru/edt/ef_eo/edt4399/1.htm

10. http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div1/gl4.html

11. http://gmstar.ru/cncat/dir/ext/105841/

[1] Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998.

[2] http://portal.tolgas.ru/edt/ef_eo/edt4399/1.htm

[3] http://portal.tolgas.ru/edt/ef_eo/edt4399/1.htm

[4] Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997

[5] Андреева В.И. Образцы документов в делопроизводстве/ - М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез», 1997

[6] Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005

[7] Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 608с.: ил.

[8] Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997

[9] Плешкевич Е.А. Основы общей теории документа. - Саратов, 2005

[10] Кузнецова Т.В. Справочник по делопроизводству.- М.: «ПРИОР», 1997

[11] http://in-pu11.narod.ru/literature/delopro/div1/gl4.html

[12] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭ и У., 1997.