Файл: Технология Workflow (Базовые концепции).pdf

После выпуска или пересылки задания оно автоматически удаляется из очереди.

В управлении и выполнении процесса Workflow участвуют следующие классы пользователей:

1) администратор системы - поддержка и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процессам, например данных о пользователях;

2) разработчик процесса - разработка, тестирование и поддержка конкретного процесса;

3) владелец процесса - редактирование конкретного процесса;

4) менеджер - контроль исполнения экземпляров процесса посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;

5) пользователь - доступ к системе через очередь заданий, функция запуска экземпляра конкретного процесса и справочная подсистема [7].

Каждый пользователь имеет уникальный код, пароль и относится к некоторой группе пользователей. Средства управления доступом системы Workflow ограничивают доступ к операциям, функции запуска экземпляров процесса и возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей. Кроме того, большинство систем предоставляют возможность управления доступом на уровне ролей, в соответствии с которой права доступа могут назначаться не физическим лицам или подразделениям, а должностям (ролям).

Для контроля и управления текущим состоянием выполнения экземпляров процесса в системах Workflow предусмотрены следующие функции:

• Регистрационные журналы;
• Отчеты о состоянии;
• Пересмотр данных;
• Административные отчеты.

Регистрационный журнал представляет собой внутренний отчет системы, в котором для каждого экземпляра процесса фиксируются дата и время каждой транзакции, выполненное действие и исполнитель. С помощью регистрационного журнала в любой момент времени можно получить информацию о том, что происходило и происходит при выполнении конкретного экземпляра процесса.

Отчет о состоянии - это внутренний отчет системы, в котором отражается текущее состояние каждой операции каждого процесса. Различается четыре типа состояний: выпущена, не выпущена, отозвана или не отправлена. Кроме того, для любой операции можно получить данные о текущих значениях полей. Функция пересмотра данных отличается от отчета о состоянии лишь тем, что позволяет модифицировать значения полей и таким образом управлять выполнением экземпляра процесса.

Административные отчеты используются для сбора и обобщения информации, относящейся к нескольким (всем, текущим или завершенным) экземплярам данного процесса. Типичными примерами административных отчетов являются отчеты об объеме продаж в регионе, о суммарном объеме всех принятых заказов или о количестве просроченных договоров. Структура и алгоритм административных отчетов определяются разработчиком процесса.

---

Место технологии Workflow в организации бизнеса. Стратегия внедрения и использования

Для определения места технологии Workflow в организации бизнеса воспользуемся подходом, предложенным С. Джостеном (S. Joosten) и его коллегами и рассмотрим динамику изменения основных компонентов бизнес-системы.

Наиболее устойчивым компонентом является миссия предприятия, определяющая назначение компании, ее значимость для общества и направление деятельности. С точки зрения организации бизнеса, изменение миссии эквивалентно построению новой компании.

Практически столь же устойчивой является иерархия целей предприятия и стратегия его развития. Изменения в стратегии являются, как правило, следствием таких внешних событий, как технологическая революция, радикальное изменение условий рынка или законодательства.

Критические факторы успеха и состав тактических задач по реализации сформированных планов периодически пересматриваются на основе анализа тенденций развития рынка и статистики результатов деятельности.

Определение результатов деятельности и подсчет значений показателей эффективности проводится столь часто, сколь это возможно для конкретного сектора рынка, групп изделий, услуг, клиентов, поставщиков и т. д. Однако и в этом случае достоверные данные являются результатом накопленной статистики, хотя и за менее продолжительный период.

Все последующие компоненты входят в состав корпоративной информационной системы, в задачу которой входит информационная поддержка выполнения бизнес-процессов и принятия управленческих решений. При этом динамику развития этой системы в наибольшей степени определяют собственно бизнес-процессы.

С точки зрения организации бизнес-системы основной задачей технологии Workflow является отделение правил выполнения бизнес-процессов от прикладных систем и систем управления базами данных, что обеспечивает принципиально большую гибкость и адаптируемость информационной системы. Иными словами, технология Workflow предоставляет возможность оперативной модификации правил выполнения бизнес-процессов без перестройки прикладного программного обеспечения и/или изменения структуры корпоративной базы данных.

Другим важным направлением использования технологии Workflow служит интеграция различных приложений и данных вокруг бизнес-процесса. В этом отношении Workflow можно рассматривать как определенный шаг в развитии архитектуры открытых систем. Стандарты, разработанные WfMC, подтверждают эффективность и результативность усилий, нацеленных на развитие этого направления.

---

Стратегия внедрения и использования. Внедрение системы класса Workflow в практику работы предприятия всегда представляет собой проект, реализация которого не может быть возложена лишь на отдел информационных технологий. Более того, объем работ этого отдела в рамках соответствующего проекта редко превышает 25%.

Эти вопросы стали предметом специального исследования, названного WA-12 и, выполненного рядом компаний, в числе которых Data General, Deloitte&Touche, Staffware и др. По данным исследования WA-12, типовыми целями проекта внедрения системы класса Workflow являются:

• Сбор, организация хранения и доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. При этом если системы типа «электронный архив» уделяют основное внимание вопросам регистрации, учета, индексации, хранения и поиска документов, то системы класса Workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой «тому, кому нужно, и тогда, когда нужно»;
• Управление выполнением бизнес-процессов. Хотя в исследовании WA-12 эта цель заняла второе место, большинство исследователей рассматривают ее как важнейшую. Внедрение технологии Workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность исполнителей, ответственных за конкретный участок работ;
• Получение достоверной информации о деятельности компании, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развитии.
• Интеграция отдельных «островков автоматизации», существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.

Необходимо отметить, что проект анализа деятельности и реорганизации бизнес-процессов предприятия и проект внедрения системы класса Workflow представляют собой далеко не одно и то же.

Первый из них предполагает детальный и всесторонний анализ четырех верхних уровней пирамиды. Второй обеспечивает решение задачи следующего, пятого уровня. Тем не менее, оба проекта рассматривают бизнес-процессы предприятия и предполагают их выявление и описание.

Предположим, однако, что соответствующие работы выполнены, система инсталлирована, бизнес-процессы описаны, организационные вопросы решены, проведено тестирование и осуществлен переход к промышленной эксплуатации системы. Начиная с этого момента, главной задачей является поддержание системы в актуальном состоянии, отражающем особенности текущего состояния рынка, стратегию и тактику деятельности предприятия.

---

Технология выполнения соответствующих работ разработана весьма подробно. Ее квинтэссенцией является цикл управления эксплуатацией и развитием системы класса Workflow.

Выполнение множества процессов Workflow (блок «Выполнение») сопровождается сбором статистики, представленной в отчетах различных типов. Эти отчеты служат основой для выявления типовых маршрутов выполнения процессов, распределения затрат, причин нарушения сроков выполнения отдельных операций (блок «Разбор»). Полученные данные сравниваются с требованиями, предъявляемыми к системе, проводится оценка эффективности эксплуатации (блоки «Сравнение» и «Требования»). На основании результатов сравнения проводится перенастройка описанных процессов, уточнение интерфейсов с прикладными программами и базами данных, уточнение состава отчетов (блок «Настройка»). Отредактированные версии процессов поступают в блок «Выполнение», а соответствующие им изменения в правилах организации бизнеса (блок «Изменения») влияют на требования, предъявляемые к системе (блок «Требования»).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Workflow-система является удобным интерактивным инструментом управления бизнес-процессами в режиме реального времени. Максимальная гибкость workflow-системы может быть использована для выполнения очень широкого круга задач, в том числе:

· Учет и контроль, автоматизация работы с клиентами (CRM-процессы);

· Автоматическая обработка, учет и контроль получения и выполнения заказов (поставок продукции и оказания услуг);

· Автоматизация формирования комплекса отчетности по работе бизнеса;

· Автоматизация процесса составления и утверждения бюджетов.

Таким образом, система Workflow автоматизирует процесс, а не функцию.

Workflow-система может использоваться для работы в локальной сети либо через Интернет. Работа с WMS осуществляется через web-браузер (Internet Explorer, Opera, Google Chrome и т.д.). При необходимости workflow-система может быть настроена для работы пользователей через Интернет с помощью мобильного телефона, смартфона либо КПК.

Появление ее и соответствующих программных средств Workflow - это реакция рынка информационных технологий на внедрение новых принципов в управление предприятиями и миграцией системы управления от функционально-ориентированной (придуманной Адамом Смитом еще в 1776 г. и успешно работающей на протяжении двух столетий) в направлении процессной ориентации .

Процессный подход заставил менеджмент предприятий сконцентрировать внимание именно на правилах и взаимодействиях участников процесса, так как эти аспекты являются основными центрами потерь в силу своей размытости и неопределенности. Необходимость в рамках автоматизации отдельных функций иметь средства для автоматического отслеживания последовательности и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса и т.д. привели к идее создания систем класса Workflow .

---