Файл: Обзор и функциональные возможности СЭД «Docsvision».pdf

Введение

Система электронного документооборота - это система, позволяющая организовать работу с электронными документами. Работа с документами - один из основных процессов деятельности компаний. С их помощью устанавливаются нормы и правила, предоставляются полномочия, ведется учет ресурсов.

Многие организации, ведомства и больше всего государственные учреждения предпочитают не пользоваться цифровыми документами в связи с их специфической деятельностью, так как может произойти утечка информации, злоумышленники могут взломать систему и украсть секретные документы, в связи с этим до сих пор сохраняются печатные документационные архивы.

Компаниям, не связанным с секретной деятельностью, удобнее и выгоднее пользоваться электронными документами - это упрощает и ускоряет процесс взаимодействия, в связи с этим для них были разработаны различные системы электронного документооборота. Далее будет приведен пример работы системы электронного документооборота «Docsvision».

Понятие электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это система, позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами на протяжении всего их жизненного цикла. Основной функционал СЭД должен включать в себя возможность создания, изменения, хранения и маршрутизации документов, а также ряда сервисных возможностей, таких как поиск, классификация и пр.

СЭД, кроме того, предназначена для организации и автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками (передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут оперативно получать любую необходимую информацию по клиентам компании. При этом документами могут быть как структурированные объекты информационной системы, обладающие определенным набором стандартных реквизитов, так и неструктурированные (файлы Word, Excel, .pdf, .jpg и пр.). СЭД может включать в себя электронный архив документов, что дает возможность коллективной обработки информации, и систему автоматизации деловых процессов.

СЭД docsvision обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени

Пример стоимости лицензии Docsvision

---

Стоимость лицензии системы «Docsvision» (1 пользователь)
Опции	Малый бизнес (10-25 чел.)	Корпоративная (неограниченное кол-во чел.)	Стандартная (1-100 чел.)
Цена лицензий	2000	12000	7000

Расчет полной стоимости системы производится нарастающим образом.

Стоимость системы меняется в зависимости от приобретения на программу дополнительных лицензий, расширяющих функционал продукта. Приобретение лицензий не ограничено.

Так, например, если приобрести «стандартную» лицензию, с подключением 50 сотрудников, учитывая приобретение только базовых модулей, покупка лицензии обойдется в 377000 рублей.

Особенность системы - возможность реализации в базовой поставке всех основных задач организации по управлению документами.

СЭД «Docsvision» полностью соответствует российским и международным нормам и стандартам документооборота, входит в реестр отечественного программного обеспечения, официально признана 100% Российским программным обеспечением корпоративного уровня.

Благодаря внедрению СЭД «Docsvision» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упрощать стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, последующий контроль их исполнения.

Функциональные возможности СЭД «Docsvision»

Docsvision 5 – комплексная платформа СЭД сочетает в себе современную архитектуру и широкий набор инструментов, позволяющих создавать решения задач управления предприятием в эпоху цифровой трансформации:

• Решение задач делопроизводства
• Построение корпоративного архива
• Поддержку средств групповой работы и гибких методик управления (Agile)

Решение специализированных отраслевых задач

В основе платформы лежит современная трехзвенная архитектура, спроектированная с учетом растущих потребностей в объемах обрабатываемых данных и количества вовлеченных в работу пользователей предприятия.

---

База данных работает под управлением СУБД MS SQL Server, а сервер приложений - Microsoft Internet Information Server.

Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек документов и заданий, файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают доступ, получение, обновление и удаление данных пользователем в соответствии с его правами доступа по отношению к данному документу, а также многие другие функции.

Архитектура платформы Docsvision 5 полностью открыта. Все функции приложений Docsvision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих беспрецедентную гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений и интеграции с внешними системами. Помимо API платформа имеет инструменты (конструкторы) для визуального проектирования решений без использования программного кода.

Все приложения, создаваемые с использованием платформы Docsvision обеспечивают:

• Единые механизмы хранения и представления информации
• Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними
• Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя
• Общую структуру справочников
• Общие средства поиска и извлечения информации
• Единые средства маршрутизации и управления жизненным циклом документов
• Единые средства разработки и настройки.

Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в папки, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам.

Формы для регистрации документов — карточки документов — могут отличаться в каждой отдельной организации и могут разрабатываться на основе базовых объектов системы (карточек документа и задания), как например во встроенном приложении «Управление документами Docsvision 5».

Пользователю предоставляется удобный и понятный интерфейс для осуществления всей работы с информацией, содержащейся в базе данных системы, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы Docsvision является web-клиент предоставляющий доступ ко всем объектам Docsvision: просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках; просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам; поиск карточек по заданным критериям, а также создание новых и редактирование уже существующих документов. Web-клиент работает во всех наиболее распространенных современных браузерах.

---

Web-обеспечивает пользователям максимальную мобильность, позволяя работать через интернет из любой точки мира и с любого устройства, адаптируясь под его размер и обеспечивая пользователю максимальное удобство.

Пользователю доступны и другие способы работы с системой: windows-клиент, почтовый клиент, позволяющий работать из любого почтового агента и мобильное приложение на платформах iOS и Android, обеспечивающее удобный доступ к важным документам и заданиям в т.ч. в режиме off-line.

Интерфейс СЭД Docsvision

Основное окно: навигатор

Система поиска

Карточка документа

Преимущества и недостатки данной системы

Недостатки:

- В типовой поставке отсутствует самостоятельный учет проектов документов. Данный функционал может быть настроен дополнительно с помощью доработки на внедрении.

- Нет возможности вести личные папки пользователя.

- При резком увеличении потока документооборота серверы не справляются, что влечет за собой снижение производительности труда.

- В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности Mozila Firefox.

- Нельзя настроить обязательное заполнение для дополнительных реквизитов.

- Негативное влияние на организм человека электронной техники.

- Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.

- Отсутствует система кодирования при передаче данных через протокол TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol — протоколуправления передачей)

Преимущества:

- возможность развития функционала;

- унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях;

- единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования

- централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов;

- центры корпоративной технической поддержки.

---

- возможность накопления информации о прохождении процессов и использования этой информации для реинжиниринга;

- унифицированный интерфейс, нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений;

- наличие инструментов и методик снижения рисков

- тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования;

- единая очередь заданий для всех процессов и приложений (система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий);

- средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей (не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений);

- WEB доступ ко всем функциям системы;

- единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows.

В Docsvision применяются дополнительные стили в описи документов, отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты внутри главного окна приложения. Кроме того, архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

Также можно применять преднастроенные темы, настраивать ленту команд, представлять отображения регистрационных карточек документов для каждой папки. Реализуются механизмы drag&drop, сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева. Можно проводить групповые операции со ссылками и комментировать их. Карточки задания проектируются. Панель инструментов настраиваемая. Возможен полнотекстовый поиск из единой строки есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм. Docsvision поддерживает и создание сложных поисковых запросов с помощью XML, и распределение прав доступа к настроенным поискам.

Система имеет удобные функции моделирования и широкие возможности проектирования маршрутной схемы без применения программных средств. Доступна разработка собственных функций. У системы свое API, возможно создание скриптовых сценариев с его использованием, вызов веб-сервисов.

Заключение

Рассмотрев весьма расширенный функционал системы электронного документооборота Docsvision, можно сказать, что данный продукт способен решить задачи автоматизации документооборота в большинстве малых, средних и крупных организаций.

Система имеет большое количество встроенных функций, может быть настроена и адаптирована под конкретные задачи и требования заказчика, легко осваивается пользователями, так как предельно проста в использовании.

---