Файл: Система электронного документооборота «ТЕЗИС»..pdf

Введение

СЭД ТЕЗИС — система электронного документооборота с широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях.

СЭД ТЕЗИС — это система управления документами и задачами. С помощью неё каждый желающий может организовать механизмы работы с задачами (контроль дисциплины), документацией и канцелярией (автоматизация).

Систему разработала российская компания Haulmont («Хоулмонт»). В 2010 году вышла первая версия системы ТЕЗИС. 30 ноября 2013 года состоялся релиз новой версии системы ТЕЗИС 3.6. 15 сентября 2014 года компания объявила о выходе новой версии системы ТЕЗИС 4.0. 1 октября 2015 года вышла версия системы ТЕЗИС 4.1.Приказом Минкомсвязи РФ c 1 апреля 2016 года система электронного документооборота ТЕЗИС включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Технические характеристики

В основе СЭД ТЕЗИС лежит универсальная платформа CUBA уровня предприятия, позволяющая автоматизировать индивидуальные бизнес-процессы в различных отраслях.

Уникальная технология создания проектов расширения, заложенная в архитектуре системы, дает возможность легко перейти на новую версию системы без отказа от модифицированных функций и модулей

Открытый исходный код гарантирует независимость от вендора и даёт возможность самостоятельно развивать решение. Системы с открытым кодом являются более прозрачными, что позволяет предотвратить или вовремя распознать наличие в коде вредоносных компонентов

Актуальный язык программирования Java является одним из наиболее популярных в мире, его используют крупнейшие ИТ-компании, поэтому заказчику будет легко найти специалиста или компании, способные оказать услуги по модификации системы

Кроссплатформенность системы позволяет работать под различными серверными ОС и СУБД без необходимости приобретения дополнительного ПО и переоборудования рабочего места

Мультиязычный интерфейс.

Функциональность и возможности системы.

Система поставляется в трех редакциях – Базовая, Стандартная и Расширенная. Все три редакции содержат основные блоки функциональности – Управление задачами, Управление документами и Управление канцелярией. Система позволяет автоматизировать процессы создания, согласования, утверждения, регистрации документов, постановку и отслеживание задач.
 

---

К основным функциям системы относятся:

Управление задачами:
1)постановка и контроль сроков выполнения задач;
2)возможность назначения ролей контролера и наблюдателя задачи, а также нескольких исполнителей;
3)импорт задач из Microsoft Project;
4)контроль и возможность сопоставления занятости исполнителей задач с помощью диаграммы Ганта;
5)создание подчиненных и зависящих друг от друга задач, групп задач и исполнений протокола;
6)возможность отслеживания выполнения задач своего подразделения с помощью папки «Мой отдел»;
7)функция создания периодической задачи, отложенных задач;
8)календарь событий;
9)конструктор отчетов по любым показателям (поддерживаются форматы .doc, .xls, .pdf и .html);
10)организация Service Desk (автоматическое создание задачи из письма на электронную почту).

Управление документами:
1)автоматизация процесса работы с документом / договором на всем пути его использования в организации;
2)возможность создания документа на основании задачи и задачи по исполнению документа;
3)функции параллельного или последовательного согласования документа, утверждения в соответствии с особенностями документооборота компании;
4)разграничение прав доступа и ролей сотрудников в системе;

5)работа с вложениями из Microsoft Office и OpenOffice;
6)диаграмма процессов по документам и договорам.

Электронная канцелярия:
1)функции регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
2)наложение резолюции на документ и создание задачи на его основании;
3)механизм предотвращения повторной регистрации входящего документа;
4)создание номенклатуры дел, внутренних нумераторов документов и дел;
5)отслеживание истории переписки с контрагентом;
6)функция печати конвертов.

Другие функции и модули:
1)система оповещений о сроках исполнения задач в области уведомлений, по электронной почте и по SMS;
2)система замещения пользователей на время отпуска, командировки и т.д.;
3)конструктор бизнес-процессов, карточек задач и документов
4)полнотекстовый поиск и возможность фильтрации записей;
5)просмотр предыдущих версия карточек и вложений;
6)возможность загрузки вложения со сканера;
7)функция обсуждения и комментирования задачи или документа;
8)возможность создания шаблонов, в т.ч. персональных, и папок отображения карточек;
9)возможность создания карточки задачи (документа) на основании электронного письма из Outlook;
10)модуль распознавания текста;
11)модуль "Единый холдинг", разработанный для организаций с холдинговой структурой;
12)модуль интеграции с корпоративным порталом предприятия;
13)модуль «Учет обращений граждан»;
14)модуль интеграции с внешними учётными системами (например, 1С:Предприятие 8.2., SAP и др.);
15)мобильная версия для смартфонов и планшетом с экраном от 7’’ до 11’’ (поддерживает ОС Android и iOS);
16)поддержка визуального редактора Cuba Studio для быстрого создания карточек и справочников ;
17)интеграция с Business Studio (импорт моделей бизнес-процессов).

---

Преимущества:

1)Открытый код (система написана на Java), как следствие, гибкость и масштабируемость;

2)Тонкий клиент (полнофункциональный web-доступ) – отсутствие необходимости оборудовать рабочие места новым ПО, быстрый запуск системы в эксплуатацию;

3)Кроссплатформенность (работает в операционных системах Windows XP и выше и Linux через веб-браузеры Google Chrome, IE 8, IE 9, Mozilla Firefox).

4)Технология создания проектов расширения (extension) - возможность перейти на новую версию системы без отказа от модифицированных функций и модулей, в том числе - возможность модификации системы собственными силами заказчика.

Пользователи системы:

1)ФАУ «Российский морской регистр судоходства»

2)ГК Русская платина

3)НК «Альянс»

4)СН Газодобыча

5)Инвестиционный холдинг «Вашъ Финансовый попечитель»

6)ООО «КМ-Эксперт» - генеральный подрядчик ОАО «ЧТПЗ»

7)ЗАО «ФИА-БАНК»

8)Контрольно-финансовое управление республики Дагестан

9)ОАО «Росспиртпром»

10)Мясокомбинат «ВЛАДИ»

11)МП «Самарский бизнес-инкубатор»

12)АКБ «Алмазэргиэнбанк»

13)ОАО «Росгеология»

14)АО «Банк Интеза»

15)ОАО «Хабаровский аэропорт»

16)ЭФ-Интернэшнл

17)СК «Олимпийский»

Решения для госсектора

СЭД ТЕЗИС эффективно решает задачи государственного сектора как в масштабах отдельных ведомств, так и субъектов РФ в целом с помощью специального модуля «Обращения граждан».

Модуль предоставляет следующие возможности:

1)Контроль сроков обработки каждого обращения граждан в учреждение;

2)Осуществление эффективного мониторинга движения обращений (маршрут движения, ответственные лица);

3)Осуществление мониторинга задач и документов, связанных с обращениями граждан в масштабах всего ведомства или учреждения;

4)Получение статистики обращений граждан в различных разрезах (частота обращений по тому или иному вопросу и т.д.);

5)Ведение архива обращений.

ПРАЙС-ЛИСТ СЭД «ТЕЗИС»:

Цена лицензии в зависимости от редакции системы электронного документооборота (СЭД) ТЕЗИС и пакета одновременных подключений.

---

Базовая редакция системы поддерживает готовую функциональность, необходимую для автоматизации документооборота и контроля исполнительской дисциплины: управление задачами и документами, электронную канцелярию, а также интеграцию с популярными офисными пакетами и оповещения о новых документах и задачах.
 

Стандартная редакция также предлагает встроенный конструктор бизнес-процессов, функциональность электронной подписи, интеграцию с Active Directory и конструктор электронных отчетов. Кроме того, имеется возможность подключения дополнительных опций: модуля распознавания текста и шлюзов для интеграции с учетной системой и корпоративным порталом. Пользователи Стандартной редакции могут использовать Мобильную версию системы.

Расширенная редакция открывает возможности для управления документооборотом организаций любого масштаба. В рамках данной редакции доступны VIP-лицензии, возможность модификации программного кода, поддержка многосерверной архитектуры. При этом разработанный модуль Единый холдинг позволяет вести документооборот различных организаций в единой базе. Таким образом, архитектура СЭД позволяет эффективно использовать ее функциональные возможности как для отдельной организации, так и для управления сетью подведомственных учреждений.

Мобильная версия системы позволяет управлять бизнес-процессами компании, контролировать выполнения поручений, а также осуществлять доступ к необходимой информации и документации с мобильного устройства (работа со всеми популярными операционными системами, поддержка различных браузеров, мультиязычный интерфейс).

В стоимость лицензии входит подписка на получение новых версий системы электронного документооборота (обновления) в течение первого года эксплуатации.

Пакет одновременных подключений определяет количество пользователей, имеющих возможность одновременно работать в системе в конкретный момент времени, при этом общее число возможных пользователей системы не ограничивается.

Конкурентные преимущества системы:

1)Широкие возможности типового решения без дополнительных затрат;

2)Полноценная работа в любой точке мира и с любого устройства;

3)Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы;

4)Широкие возможности развития системы;

5)Платформа уровня предприятия.

---