Файл: Делопроизводство в СССР в ХХ веке (Делопроизводство в СССР в ХХ веке).pdf
Добавлен: 06.07.2023
Просмотров: 74
Скачиваний: 2
Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области документационного обеспечения управления в 1940 - 1950-е гг.
Однако, полностью прекращены работы в этой области не были. Например, большое значение для улучшения ведомственных перечней имело издание ГАУ РСФСР в 1943 г. "Перечня типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий союза ССР". В этом перечне нашли своё отражение типовые документы, образующиеся в деятельности подавляющего большинства учреждений, организаций и предприятий СССР.
Структура перечня построена применительно к общим вопросам деятельности большинства учреждений, по производственно-отраслевому признаку, отражая типовые области деятельности или производства.
Опыт, накопленный в разработке инструкций, дал возможность Главному архивному управлению в 1943 г. создать проект "Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР".
Проект был обсужден в различных центральных и местных учреждениях и одобрен Научным советом Главного архивного управления. В связи с тем, что созданные к тому времени инструкции по делопроизводству в отдельных ведомствах значительно отличались друг от друга в ряде вопросов, связанных с оформлением, классификацией и хранением документов, в проекте Инструкции была предпринята попытка унифицировать требования к постановке делопроизводства. Поэтому проект инструкции исходил из необходимости создания единых норм по постановке делопроизводства, обязательных для всех учреждений, организаций и предприятий СССР.
Предусматривалось, что на основе этой инструкции должны быть выработаны ведомственные инструкции по делопроизводству с учетом специфики деятельности этих ведомств. В проекте были сформулированы единые нормы в отношении:
- требований, предъявляемых к отдельному документу;
- учета (регистрации) документов в делопроизводстве;
- исполнения и контроля исполнения документов;
- организации (классификации и систематизации) документов;
- организации архива и сдачи документов в архив учреждения.
В послевоенные годы задача развития государственного делопроизводства в связи с восстановлением разрушенного хозяйства отошла на второй план, но тем не менее работа по развитию делопроизводству велась.
Большое внимание было уделено проблеме классификации документов. Эта проблема решалась в нескольких взаимосвязанных направлениях:
- путем создания классификаторов служебных документов;
- разработки перечней документальных материалов и номенклатур дел.
Наряду с созданием индивидуальных номенклатур дел в эти годы проводится значительная работа по созданию типовых (примерных) номенклатур дел. Такие номенклатуры были созданы накануне Великой Отечественной войны для районных, городских, областных и краевых финансовых отделов.
В 50-е годы в области унификации документов продолжала доминировать ведомственная разобщённость, так как не было единых централизованных общегосударственных стандартов в области создания документов. Все разработанные Оргстроем в 20-ые гг. проекты по унификации документов, так и остались проектами и не были внедрены в практику делопроизводства.
Унификация в делопроизводстве всегда связана со степенью централизации государственного аппарата. Централизация аппарата увеличивалась, и, это требовало создания централизованных государственных стандартов по унификации документов. Нормативно-правовая база должна была быть создана с учётом научных разработок в области документоведения, а таких разработок к концу 50-х годов не было, так как отсутствовал единый научный центр по документоведению.
Отсутствовала также учебная база по подготовке специалистов в области документоведения. В то время, как советские учреждения остро нуждались в подготовленных высококвалифицированных специалистах по делопроизводству и ДОУ.
То есть, основные положения, принятые в июне 1941 г. на Всесоюзном совещании по механизации и рационализации управленческого труда и делопроизводства нуждались в срочном воплощении в жизнь.
Таким образом, интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 1960-х гг., что негативно отразилось на развитии концепции безбумажного документооборота, которая в это время широко внедрялась за рубежом.
Определенной вехой в области оптимизации работы с документами было утверждение постановлением Совета Министров РСФСР в 1958 г. "Примерной инструкции о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной акцент был сделан на унификации делопроизводственных работ.
В 1959 г. Правительство СССР издало постановление о разработке единых общегосударственных норм в делопроизводстве на основе широкого использования современной техники. На всесоюзном совещании по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата были разработаны предложения аналогичные тем, которые были выдвинуты в июне 1941 года.
Таким образом, к началу 1960-ых гг. сложилась объективная ситуация, требующая упорядочивания делопроизводства, общесоюзной унификации процессов работы с документами, так и самих документов, введения в делопроизводственную сферу научно-обоснованного подхода.
В 1960 - 1980-е гг. была разработана обширная законодательная база в области делопроизводства, созданы система стандартов по документации, общесоюзные классификаторы, унифицированные системы документации. Совет министров РСФСР утвердил "Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР".
В 1963 г. архивная служба выпустила "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет были единственным руководящим материалом, способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. Вышло постановление "О мерах по улучшению архивного дела в СССР".
Тогда же была осознана необходимость создания единой системы делопроизводства, унификации делопроизводственных работ. Разработку ЕГСД поручили Главному архивному управлению. В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден ВНИИДАД, которому передавалась разработка ЕГСД.
Первым реальным результатом разработки ЕГСД было издание в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства", а затем "Разделов Единой государственной системы делопроизводства", в которых были изложены основные принципиальные положения ЕГСД.
Новый этап в разработке ЕГСД начался в 1966 г., когда эта проблема была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг. Одновременно были намечены и конкретные сроки разработки.
Разработка и внедрение ЕГСД были выполнены в несколько этапов:
• подготовка "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства" (1965 г.);
• разработка методической программы исследований (1967 г.) совместно с ВНИИДАД;
• создание проекта "Основных положений" ЕГСД (1970 г.); в подготовке проекта приняли участие НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.
Ко времени выхода в свет ЕГСД внедрение электронно-вычислительной техники в управленческий труд только начиналось, реального представления о путях ее использования для обработки документов не было, в связи, с чем никаких специальных рекомендаций по этому поводу еще сделано не было.
Однако, была предусмотрена такая возможность и сделана следующая запись общего характера: "если в учреждении действует автоматизированная система управления (АСУ) или отдельные ее подсистемы, базирующиеся на организационно-распорядительной документации, формы документов и работа с ними должны строиться в соответствии с требованиями информационного обеспечения АСУ, а в учреждениях с большим документооборотом контроль за исполнением документов может производиться с помощью счетно-перфорационной и электронно-вычислительной техники".
Отдельные положения проекта ЕГСД в 1970-1973 гг. были использованы при рационализации делопроизводства в некоторых учреждениях. Опыт их применения был использован при доработке ЕГСД.
В 1973 г. "Основные положения" ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.
В целях дифференцированного использования положений ЕГСД все учреждения, организации и предприятия условно, подразделяются на четыре категории:
I категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
II категория - учреждения с объемом документооборота от 25.000 до 100.000 документов в год;
III категория - учреждения с объемом документооборота от 10.000 до 25 000 документов в год;
IV категория - учреждения с объемом документооборота до 10 000 документов в год.
Выход в свет трёхсоттысячным тиражом Единой государственной системы делопроизводства стал заметным событием, этапом совершенствования делопроизводства при непосредственном участии архивных органов. Она оказала непосредственное положительное влияние на все стороны делопроизводства и способствовала определенной унификации документов, делопроизводственных процессов и структур.
Основными моментами развития делопроизводства в 1980-х гг. стати разработка и издание ГОСТов на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) информации, УСД и ГОСТов на эти системы.
В конце 1980-х гг. на основе ЕГСД была создана Государственная система документационного обеспечения управления. В 1988 г. начальником Главного архивного управления утверждена "Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения". Д
о настоящего времени ГСДОУ остается основным нормативным документом но организации делопроизводства в нашей стране. При неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и в нее добавлялись отдельные положения.
Тогда же ГОСТом была введена технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не стало повсеместным.
В начале 1980-ых годов утверждаются разработанные в 1970-ые годы 16 унифицированных систем документации общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на УСД и 26 общесоюзных классификаторов технико-экономической и социальной информации.
В связи с необходимость внедрения информационных технологий в делопроизводственные процессы в середине 1980-ых годов принимаются меры по совершенствования ЕГСД. В 1988 году утверждается ГСДОУ (государственная система документационного обеспечения управления).
В целом, можно отметить, что в 1960-80-ые годы в нашей стране был осуществлён целый ряд организационных мер, направленных на развитие и совершенствование нормативно-правовой базы, регламентирующей делопроизводственные процессы, а также на внедрение разработанных методик и стандартов в практику делопроизводства.
В начале 1990-х гг. был издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем и основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.
На основе изложенного можно заключить, что традиционная российская технология процессов документационного обеспечения управления имеет следующие особенности:
• четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри организации; отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;
• ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
• для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;
• относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;
• основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.
Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных картотек.