Файл: Использование ВРМ-системы для управления эффективностью бизнеса (История развития ПО управления компанией)..pdf

Связь со стратегией. До последнего времени задача отражения в планах и бюджетах компании стратегии ее развития решалась исключительно на уровне ощущений и субъективных оценок топ-менеджеров. Очевидно, что корпоративные системы управления, ориентированные на поддержку операционной деятельности, не смогут автоматизировать этот процесс. Более того, в специализированных системах планирования и бюджетирования эта связь также отнюдь не всегда была реализована в конкретном функционале (за редким исключением). Более четкие и понятные решения задачи автоматизации отражения в планах и бюджетах компании стратегии ее развития стали появляться только с объединением разрозненных специализированных систем в BPM/CPM-пакеты. Автоматизация стала возможной именно в едином информационном пространстве, предназначенном как для формализации стратегии компании, так и для реализации ее в виде планов и бюджетов.

В результате компания начинает работать четко по заданному алгоритму, повышается исполнительская дисциплина, а все это превращает организацию в отлаженный механизм. В первую очередь происходит ускорение бизнес-процесса, появляется почва для использования новых оптимальных практик ведения бизнеса и бенчмаркинга бизнес-процессов.

В соответствии с исследованием аналитического агентства Gartner, внедрение BPM-систем позволяет существенно сэкономить финансовые ресурсы. Проведенный агентством опрос показал, что у 95 % респондентов проекты внедрения BPM были успешными. Средний возврат инвестиций равнялся 15 %.

Области применения BPM-систем

Предназначением BPM-систем является автоматизация любых бизнес-процессов, но максимальный эффект достигается при использовании их в процессах с высокой частотой выполнения и сложной логикой. Примерами могут служить:
- процессы подключения телекоммуникационных услуг;
- процессы розничного кредитования в банке;
- процессы технического присоединения конечного потребителя в энергетике;
- процесс оформления страховки в страховой компании;
- процесс формирования заказа на поставку в логистике и т. д.
BPM-системы как наиболее эффективный инструмент управления зарекомендовали себя именно в подобных процессах ведения бизнеса.
Четкой границей применения систем класса BPMS является ориентация на управление именно бизнес-процессами, а не документами. Если бизнес-процесс имеет четкую логику и большое число экземпляров в день, например банковский процесс розничного кредитования (более 1000 заявок в день), то, безусловно, основной задачей будет являться маршрутизация кредитных заявок, тогда как задача поиска и хранения будет вторична. В подобных случаях, когда объектом автоматизации является бизнес-процесс, использование BPM-систем наиболее оправданно. Однако, если стоит задача автоматизировать свободную маршрутизацию документов по компании (без четко определенных алгоритмов обработки) и с невысокой частотой выполнения, в этом случае системы DMS, содержащие функционал Docflow, будут предпочтительней.

Внедрение BPM-систем тесно связано с внедрением процессного управления в компании, и без ориентации на бизнес-процессы как объекты управления оно будет сложным и малоэффективным. Если компания работает через систему регистрации и росписи документов, то для перехода к управлению бизнес-процессами и использованию BPM-системы необходимо сначала выделить и стандартизовать основные бизнес-процессы, а уже затем приступать к их автоматизации, что потребует изменений зон полномочий и ответственности в компании.

Если изучить аналитические материалы, то можно увидеть, что аналитики Gartner подразделяют рынок BPM-систем на два больших сегмента. Первый сегмент - это рынок BPM-систем (система-система), и эти решения изначально ориентированы на интеграцию между информационными системами. Они, в основном, используются для внутренней интеграции бизнес-процессов, проходящих в информационных системах. Примером такой интеграции может быть процесс биллинга в телекоммуникационной компании, где может быть использовано множество информационных систем, функции которых выполняются без участия человека, но при этом системы должны быть интегрированы между собой для "сквозной" автоматизации данного процесса. Второй сегмент рынка BPM-систем - это системы класса BPM (человек-человек), которые в первую очередь предназначены для автоматизации последовательности работ, т. е. бизнес-процессов, выполняемых людьми. В большинстве случаев применение BPM-систем наиболее эффективно в тех отраслях, где компании изначально имеют процессную организацию деятельности и специфику в логике бизнес-процессов, а также высокую частоту изменений в существующих процессах. Для таких компаний BPM-системы являются единственным способом автоматизации процессов, так как использование "монолитных" ИТ-решений или собственных разработок, как правило, приводит к тому, что из-за возникающих изменений в бизнесе эти решения быстро перестают удовлетворять новым требованиям. Банковская отрасль является одним из основных потребителей BPM-систем. Это связано с особенностями организации front-офисных процессов у каждого банка. Наиболее часто встречающимся примером использования BPM-систем в банке является автоматизация процессов розничного кредитования. Примерами других банковских бизнес-процессов, для автоматизации которых используются BPM-системы, могут являться процессы управления запросами об обслуживании клиентов в информационно-справочной службе (изменение адреса, возврат платежей, управление счетом и открытие новых счетов). Практически весь front-офис банков может быть автоматизирован с применением BPMS, и в дополнение к этому интегрирован с другими информационными системами, используемыми в банке.

В компаниях телекоммуникационной отрасли BPMS могут быть использованы для автоматизации процессов, связанных с обработкой запросов множества клиентов. Например, процесс "Организация подключения абонентов" был автоматизирован в телекоммуникационной компании КОМКОР с использованием BPM-системы Ultimus BPM Suite. В этих компаниях могут быть автоматизированы также процессы управления инцидентами пользователей (Trouble Ticket) и др.

Для компаний энергетической отрасли наиболее эффективно применение BPM-систем в процессах, которые связаны с обслуживанием большого числа клиентов. Одним из таких процессов является технологическое присоединение к сети, в рамках которого происходит взаимодействие клиентов компании и нескольких внутренних подразделений. Кроме того, могут быть автоматизированы и другие процессы, например, в одной из энергетических компаний была автоматизирована процедура кодирования и утверждения счетов-фактур.

Важно отметить, что BPM-система может быть применима и для автоматизации вспомогательных бизнес-процессов. Обработка запросов на обслуживание и закупку, управление персоналом, начисление заработной платы, заказ билетов и автомобилей - все эти процессы уже автоматизированы с использованием BPM-систем.

Система менеджмента качества является еще одной областью использования BPM-систем, и это связано в первую очередь с процессами управления записями, которые могут быть также автоматизированы. Более того, процедуры контроля качества могут быть встроены в процессы, автоматизированные с помощью BPMS, что избавляет от большого количества рутинной работы.

Еще одной обширной областью использования BPM-систем является государственное управление. Примерами административно-управленческих процессов, автоматизированных с помощью BPM-систем, могут быть ответы на жалобы граждан, отслеживание административной корреспонденции, выдача лицензий или разрешений и др.

Есть примеры использования BPM-систем в здравоохранении для автоматизации процессов регистрации новых клиентов и в консалтинговых компаниях (включение новых сотрудников в деятельность, разработка коммерческих предложений, согласование договоров, управление персоналом).

Список литературы

1. Амириди Ю. Системы управления эффективностью бизнеса для российских банков. // PCWeek/RE - №26 – 2
2. Амириди Ю. Управление эффективностью бизнеса в российских банках. // PCWeek/RE - №40 – 2013
3. Черняк Л. Корпоративное управление: первые шаги. // Открытые системы - №8 – 2012
4. Коптелов А. Как выбрать информационную систему для управления бизнес-процессами
5. Коптелов, А. Описание процессов с помощью BPM-систем. // Компьютер-Пресс - № 2 - 2013
6. www.tadviser.ru
7. http://ru.wikipedia
8. http://www.bpm.com/