Добавлен: 06.07.2023
Просмотров: 56
Скачиваний: 2
Введение
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» – нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов.
Тема автоматизации делопроизводства и документооборота сейчас активно обсуждается в средствах массовой информации, на специализированных конференциях, семинарах и за круглым столом. Как правило, инициаторами таких обсуждений являются компании - разработчики систем электронного документооборота (СЭД), задачей которых является продвижение своих решений и завоевание места на растущем рынке. Результатами таких мероприятий становится повышенный интерес государственных организаций и коммерческих предприятий к различным системам автоматизации документооборота и, соответственно, к компаниям, которые их разрабатывают.
Обычно решение о приобретении и внедрении системы автоматизации делопроизводства и документооборота принимают руководители организаций, а необходимую работу по выбору наиболее подходящей системы выполняют сотрудники отделов информационных технологий (ИТ), делопроизводства, секретариата, общих отделов.
В настоящее время крупные иностранные компании, работающие в сфере информационных технологий, не рассматривают российский рынок в числе ключевых и поэтому неактивно продвигают свои информационные системы, в том числе системы электронного документооборота. Исключение составляют лишь несколько компаний. Среди них американская компания Documentum (ее официальным дистрибьютором в России является "Документум Сервисиз").
EMC Documentum
Прежде чем дать определение данной программе, разберемся что такое документооборот.
Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:
– оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;
– максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
– порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Теперь узнаем, что же такое EMC Documentum.
EMC Documentum – полнофункциональная платформа (лидер на рынке систем ECM – Enterprise Content Management), предназначенная для управления корпоративной информацией предприятия.
Платформа EMC Documentum позволяет работать с различными типами документов и файлов: текстовые документы, инженерные чертежи, документы XML, образы отсканированных бумажных документов, аудио и видеофайлы, и многие другие типы и форматы.
EMC Documentum является первой в мире платформой управления содержанием, основанной на полностью единой архитектуре.
ЕМС Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации бизнес-процессов, связанных с управлением информацией, обеспечивая взаимодействие различных информационных систем между собой.
Платформа EMC Documentum является цельной и в то же время достаточно гибкой, чтобы отвечать растущим потребностям бизнеса клиентов в отношении управления информацией.
Американская компания Documentum известна как один из ведущих поставщиков технологий индустриального управления документами для корпоративных информационных систем. Созданная в 1990 году, сегодня она имеет более 900 крупных заказчиков из числа компаний, входящих в список Global 2000. До 2000 года Documentum напрямую работала с несколькими российскими бизнес-партнерами, занимавшимися внедрением ее технологий. С 2010 года компания активизировала свою деятельность на нашем рынке - при ее поддержке была создана дистрибьюторская фирма "Документум Сервисиз", представляющая интересы Documentum в России и странах СНГ.
Технологии Documentum изначально строились на объектно-ориентированном подходе к реализации архитектуры информационных систем. Это позволило эволюционным путем расширять сферу применения ее продуктов, в динамике развития которых можно выделить несколько ключевых этапов: поддержка бизнес-процессов; интеграция с ERP-системами; создание вертикальных решений.
EMC DOCUMENTUM
Платформа обеспечивает:
- Масштабируемость. Платформа EMC Documentum обеспечивает выполнение самых сложных требований заказчика (например, хранение миллиардов объектов и сотен терабайт данных), позволяет эффективно управлять огромным количеством материалов, с легкостью поддерживает одновременную работу большого количества пользователей.
- Безопасность. EMC Documentum использует мощные средства безопасности, включая шифрование содержимого, контроль доступа, цифровое уничтожение данных. Технологии соответствуют всем нормативным требованиям, необходимым для гарантированной защиты информации.
- Надежность. Архитектура EMC Documentum спроектирована с учетом обеспечения непрерывности бизнеса, что позволяет заказчикам снижать и ликвидировать влияние любых остановок в работе системы, независимо от их причин. Особенно важно то, что архитектура позволяет применять решения, которые могут предотвратить утрату работоспособности системы.
- Простоту в использовании. Администрирование, кастомизация и интеграция с другими корпоративными системами осуществляется просто и оперативно.
Стоимость программы:
Цена на системы электронного документооборота Documentum, как правило, устанавливается индивидуально, в зависимости от комплектации, дополнительных функций, потребностей заказчика и тех целей, которые он ставит. Эта масштабируемая электронная система отличается высокой производительностью и может быть одинаково успешно внедрена на маленьком предприятии с небольшим числом сотрудников и на крупном концерне Москвы с развитой сетью представительств в Уфе, Казани и других городах.
Углубимся в суть проблем, которые решает электронный документооборот Documentum
Потребности Руководства:
Потребность руководства:
- Эффективная работа сотрудников;
- Наличие единой точки доступа к информации;
- Минимизация потерь времени при работе с информацией;
- Увеличение уровня автоматизации рутинных рабочих процессов;
- Увеличение уровня автоматизации работы с документами;
- Информационная поддержка инициатив руководства;
- Минимизация затрат, связанных с командировками.
Потребности сотрудников:
- Быстрый доступ к нужной информации;
- Быстрый доступ к нужным ресурсам;
- Простая процедура размещения заявок;
- Простая процедура согласования документов;
- Оперативное информирование о задачах;
- Оперативное информирование руководства;
- Минимизация необходимых командировок.
Какие результаты можно получить от внедрения электронного документооборота на платформе Documentum
- Единое информационное пространство
- Автоматизация рабочих процессов
- Автоматический документооборот
- Эффективные коммуникации
- Видеоконференции
В соответствии с результатами исследования, проведенного компанией Siemens Business Services and IT Solutions, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - от 30 до 60% рабочего времени.
- после внедрения СЭД производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
- стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем стоимость хранения бумажных архивов.
ФУНКЦИОНАЛ DOCUMENTUM
- Надежная, масштабируемая, отказоустойчивая и расширяемая архитектура
- Управление доступом к репозиторию и повышение соответствия требованиям
- Уменьшение рисков за счет использования проверенной, мощной платформы
- Поддержка сред в рамках сервисно-ориентированной архитектуры
- Быстрое добавление и обработка больших объемов метаданных
- Легкая адаптация системы специально под ваши бизнес-процессы и задачи
- Поддержка различных сред с открытыми стандартами
- Упрощение администрирования и обеспечение безопасности
- Поддержка глобальных сред с поддержкой нескольких языков и локализацией
- Прозрачный доступ к системе хранения с адресацией NetApp
Архитектура и продукты
Система Documentum имеет трехуровневую архитектуру: корпоративный репозитарий данных, серверы eContent Server и RightSite (последний входит в WDK) и набор Windows- и Web-клиентов
eContent Server - это сердце всего комплекса, полнофункциональный сервер с поддержкой XML-технологий. Он организует хранение информации в корпоративном хранилище Docbase и обеспечивает взаимодействие с ним внешних клиентов. Сервер может работать в среде Windows NT 4.0/2000, HP-UX и Sun Solaris.
Объектно-ориентированный репозитарий контента хранит в качестве объектов документы, Web-страницы, звуковые или графические файлы, объекты Workflow и т.д. Объекты состоят из описывающих их метаданных и содержимого (если оно имеется). Метаданные поступают в реляционную базу данных, содержимое же может находиться как в файловой системе, так и на оптических носителях либо в базе данных (Oracle, Sybase, Informix или Microsoft SQL Server).
Контент объединяет все имеющиеся в организации объекты: текст, данные, изображения, чертежи, Web-страницы и мультимедийные файлы, причем эти объекты могут разбиваться на отдельные компоненты (например, для документа это параграфы, секции и таблицы), которые, в свою очередь, допускается различным образом комбинировать и использовать повторно. Documentum базируется на распределенной серверной инфраструктуре, которая позволяет применять одновременно несколько репозитариев и любое количество подсоединенных по сетям LAN и WAN серверов eContent Servers. Репликационные службы обеспечивают избирательное копирование информации и распределение ее по нескольким репозитариям.
В состав eContent Server входят также наборы инструментов для управления контентом и автоматизации деловых процессов: библиотека средств просмотра, обновления и поиска документов; службы репликации для отображения изменений объектов сразу в нескольких репозитариях; функции workflow, в том числе отслеживание статуса задач и статистики выполнения процессов. Службы управления жизненным циклом документов управляют связями между контентом, деловыми процессами и ролями пользователей. Эти средства автоматизируют взаимные изменения в контенте и ассоциированных с ним процессах, а также движение документов или объектов по стадиям их жизненных циклов, обеспечивая при этом нужные уровни секретности
Documentum Web Development Kit (WDK) - это набор серверных компонентов, разработанных на ASP/JSP, которые позволяют открывать прямой доступ к службам Documentum из Web-приложений, в том числе и из собственных Web-клиентов Documentum. WDK обеспечивает поиск, управление и объединение динамической информации в корпоративных интрасетях. Web-страницы хранятся в контентном репозитарии в качестве объектов, причем наряду с содержимым здесь же размещаются их атрибуты (версии, форматы, связи и др.).
В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, интегрированный в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера (работает через WDK). В соответствии с установленными правами эти средства могут использоваться создателями, потребителями и координаторами контента. Кроме того, имеется клиентское приложение WebPublisher, предназначенное специально для тех, кто создает контент (XML или HTML) и распространяет его на одном или нескольких серверах.