Файл: Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, порядок ее проведения.pdf

Введение

Результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких документов неизвестны. Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов.

Другие документы отражают работу организации, ее достижения, имеют определенное экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т. е., следуя принятой терминологии, постоянно.

Документы, содержащие информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях их жизни (рождении, прописке и т. д.), имеют ценность, как правило, для конкретного гражданина на протяжении всей его жизни. Документы, содержащие информацию о выдающихся гражданах, имеют историческое значение и подлежат постоянному хранению.

Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.

Деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов. Проведение предприятием процедуры экспертизы ценности документов позволяет оценить необходимость сохранности для компании определенной информации либо доказать возможность ее уничтожения.

Целью данной работы является анализ проблем экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Предметом рассмотрения являются документы.

Среди задач исследования можно выделить:

1. Изучить понятие и задачи экспертизы ценности
2. Раскрыть принципы и критерии ценности документов
3. Проблемы экспертизы ценности документов
4. Проанализировать организацию проведения экспертизы ценности документов.

1. Экспертиза ценности документов как важный этап хранения документов в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В делопроизводстве экспертиза ценности документов проходит практически на всех этапах создания и обработки документов. На этапах приема и рассмотрения документа оцениваются важность его содержания и значимость корреспондента и в зависимости от этого определяются маршрут прохождения и место группировки документа в дело после его исполнения. Регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения или уточнения сроков хранения документов. При создании документа идет согласование проекта, и число лиц, участвующих в его визировании и согласовании, характеризует значимость данного документа. Экспертиза ценности документов проводится также при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению и при выделении их на уничтожение.

---

Т.А. Быкова отмечает, что в настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления (Федеральный закон от 25.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», «Положение об Архивном фонде РФ, утв. Указом Президента РФ от 17.03.1994 №552 и др.);

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления субъектов РФ в области архивного дела (Основные правила работы архивов организаций (2002), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (1995) и др.)

Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Л.А. Румынина считает, что основными задачами экспертизы ценности документов являются:

1. Определение состава, установление сроков хранения документом несущих оперативную информацию справочного характера или содержащих ценную информацию и подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы. При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения.
2. Установление профильности документов тому или иному государственному архиву. В ходе определения профильности документов тому или иному архиву решается вопрос о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документы.
3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов.
4. Определение уникальных и особо ценных дел и документов.

---

2. Принципы и критерии ценности документов

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев, т. е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов.

Критерии содержания — это значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других до­кументах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние.

Рассмотрим некоторые из них.

Критерий происхождения учитывает место организации в системе управления и значимость выполняемых ею функций, целесообразность передачи документов этой организации на постоянное хранение.

В государстве действуют разнообразные учреждения, организации и предприятия, которые различаются по функциям, масштабам деятельности, составу документации и т. д. Отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организаций, которые играют наиболее важную роль в жизни страны.

Время и место образования документов играют существенную роль при экспертизе документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен какими-либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения события, явления. По этой причине понятия "время происхождения документа" и "место происхождения документа" тесно взаимосвязаны.

---

Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие большое значе­ние: создание, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий и т. д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации. Ценность содержания напрямую зависит от значи­мости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить:

- на документы, отражающие основную деятельность учреждения (организации) в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения;

- документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет;

-документы по личному составу, которые могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно).

С данным критерием тесно связан критерий вида документа. Так, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Однако критерий вида должен применяться только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, г. к. содержание управленческих документов одного и того же вида может отражать как важные, так и второстепенные вопросы.

Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценности документов очень важен, т. к. в деятельности учреждений и организаций образуется значительное количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии - заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в т. ч. и на копиях документов, т. к. они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

---

Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения.

3. Проблемы экспертизы ценности документов

Во введении систем электронного обращения документа есть значительное количество проблем. Это и не удивительно - мы живем во время эпохи революционных изменений в работе офиса и области обращения документа, когда новое примыкает со старым и новые технологии пускают корни в условиях законодательства, сосредоточился на обращении печатного документа.

А.А. Раздорожный отмечает, что экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, т.к. в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Также необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

В конце 60-х - начале 70-х годов прошлого столетия для создания документов стали использоваться средства вычислительной техники: каким-либо способом создавался документ на машинном носителе, который являлся прообразом для нанесения с помощью знакопечатающих автоматов, а позднее - знакосинтезирующих устройств (матричных, струйных, лазерных и т.п. принтеров), реквизитов на бумажные носители, которые получили название «машинограммы».

Таким образом, в подавляющем большинстве случаев установить источник распечатки машинограммы не представляется возможным. Потому было предложено рассматривать документ на машинном носителе, который являлся прообразом для изготовления машинограммы, как исходную печатную форму, но с особыми свойствами. Однако подходы, аналогичные диагностическому и идентификационному исследованию полиграфических форм, клише печатей и штампов, оказались не применимы.

---