Файл: «OPTIMA-WorkFlow» - система электронного документооборта.pdf

Введение

Современные технологии призваны упростить и оптимизировать многие процессы в деятельности коммерческих и государственных структур. Благодаря внедрению ИТ-решений делопроизводство становится более структурированным и эффективным. Кроме того, повышается степень контроля и учета. Внедрение СЭД позволяет систематизировать как бумажную, так и электронную документацию. С помощью данной системы упрощается учет и контроль исполнения документов, а также обмен таковыми между территориально-распределенными филиалами компании.

В данном реферате мы расмотрим систему электронного документооборота на примере «OPTIMA-WorkFlow».

Программная платформа «OPTIMA-WorkFlow» обеспечивает комплексную автоматизацию делопроизводства и организацию документооборота, как при традиционной «бумажной» технологии работы, так и в процессе поэтапного перехода к работе с электронными образами документами и электронными аналогами документов, т.е. в безбумажной технологии.

Особенности платформы OPTIMA-WorkFlow

OPTIMA-WorkFlow — это комплексное решение, которое интегрируется с различными электронными системами, созданными для автоматизации бизнес-процессов и оптимизации деятельности на предприятии. Электронный документооборот ускоряет обработку документации, увеличивая эффективность.

Внедрение системы электронного документооборота на базе OPTIMA-WorkFlow позволяет отказаться от бумажного ведения дел, что существенно оптимизирует деятельность компаний и государственных учреждений. Благодаря четкой организации системы, структурированию и классификации документов, электронный архив OPTIMA-WorkFlow становится оптимальным решением для компаний разного масштаба.

Функциональность СЭД на базе OPTIMA-WorkFlow

Программы, созданные на базе платформы OPTIMA-WorkFlow, позволяют:

автоматизировать процессы по обработке и согласованию документов

управлять и контролировать их оборот

хранить и накапливать электронные архивы;

контролировать исполнительскую дисциплину;

автоматизировать сложные бизнес-процессы организации;

составлять максимально полные отчеты и проводить мониторинг эффективности делопроизводства;

архивные решения позволяют качественно контролировать выдачу и хранение документации;

обмен документами в многоуровневой компании с территориально-распределенными подразделениями с помощью специализированного программного обеспечения Web-клиента становится оптимальным решением.

Типовые решения на платформе OPTIMA-WorkFlow представляют собой преднастроенные процессы, регистрационные карточки документов и отчеты, дополнительные компоненты платформы, а также инструкции для пользователей и эксплуатационного персонала.

Типовое решение «МФЦ» на базе платформы OPTIMA-WorkFlow, позволяет автоматизировать работу многофункциональных центров предоставления муниципальных и государственных услуг.

Типовое решение «Делопроизводство» создано для:

автоматизации классического делопроизводства;

упрощения работы с бумажными документами и преобразования таковых в электронные, что существенно повышает эффективность документооборота.

Преимущества сотрудничества с Optima software

Компания Optima software предлагает вашему вниманию как типовые решения, готовые к использованию, так и разработку программного обеспечения на базе OPTIMA-WorkFlow на заказ.

Богатый опыт специалистов компании позволяет решать задачи любой сложности. Но и при установке «коробочных» вариантов Optima software предоставляет полный комплекс услуг по настройке системы, созданию доступа пользователям в зависимости от их полномочий и подготовку пользователей.

Optima software сотрудничает с ведущими компаниями России, такими как Лукойл-Информ, DHL, Газпром, Сбербанк и др. Очевидно, что автоматизация документооборота на платформе OPTIMA-WorkFlow ― функциональное решение для компаний различного масштаба и сфер деятельности. Оптимизация процессов обработки и учета документации позволяет в целом повысить эффективность бизнес-процессов любой организации.

Описание системы

«OPTIMA-WorkFlow» версии 1.19 2017 года является комплексной прикладной платформой для создания решений в области управления документами, интегрирующей в себя информационные технологии ведущих российских и зарубежных производителей, в том числе средства криптографической защиты информации, основанные на российских стандартах. Существует с 1997 г.

Разработчик платформы — компания Optima software (ООО «Документ Менеджмент»), входящая в Группу компаний Optima и являющаяся членом Гильдии Управляющих Документацией.

Входит в число лидирующих систем управления документами на российском рынке. Приобретена более чем 350 клиентами (более 8000 лицензий)

Ведущий российский поставщик высокотехнологичных комплексных решений и инновационных услуг. По данным рейтингового агентства РА «Эксперт», Optima входит в топ-лист крупнейших российских компаний на рынке информационных и коммуникационных технологий.

Имеются во многих регионах России, на Украине, в Латвии и Казахстане. Optima – это более 2000 профессионалов. Холдинг работает на территории всей России, имея сеть филиалов в более чем 60 городах страны.

Интерфейс

Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).

Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.

Удобно работать с прикрепленными файлами – работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Функции поиска

Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.

Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.

Безопасность данных и действий

Защита данных осуществляется с помощью логина/пароля, учетной записи Windows. Создаются группы и роли пользователей, дискретная и ролевая модель управления доступом. Есть возможность выдачи полномочий, разграничение прав доступа на уровне папки, настройка относительных прав доступа по оргштатной структуре организации, применение ЭЦП.

К отдельному файлу нельзя распределить права доступа. Отсутствует предпросмотр файлов.

Преимущества платформы OPTIMA-WorkFlow:

• OPTIMA-WorkFlow является интегрированным решением на базе лидирующих информационных технологий и лучших в своем классе программных продуктов

• Бесшовная интеграция с продуктами Microsoft Office

• Встроенные средства сканирования и распознавания (OCR) текстов документов

• Типовые сценарии создания документов

• Использование унифицированных форм (шаблонов) документов при их создании

• Возможность одновременной работы с бумажными и электронными документами

• Учет документов ДСП и использования бланков строгой отчётности

• Штрих-кодовая и радиочастотная (RFID) маркировка и идентификация документов

• Применение ЭЦП для указания авторства и обеспечения юридической значимости документов, резолюций и решений по документам

• Шифрование документов

• Подготовка организационно-распорядительных документов

• «Подшивка документов» (коллекции структурированных наборов документов произвольного формата) в качестве объекта учета в карточке наряду с единичными документами

• Макетирование форм регистрации и учета документов

• Межтерриториальный обмен документами

• Поддержка принятия управленческих решений

• Защита информации от НСД и искажения

• Механизм автоматического обновления ПО OPTIMA-WorkFlow

• Быстрая интеграция в существующую информационную среду компании

Недостатки платформы OPTIMA-WorkFlow:

• копировать ссылки на объекты нельзя
• нет возможности создавать пользовательские папки.
• пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных.
• В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов.
• Размер карточки неизменяемый.
• Не реализованы механизмы drag&drop.
• Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи.
• Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.
• Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов.
• Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов.
• Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы.
• Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.
• нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении.
• Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна.
• Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников.
• Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».
• К отдельному файлу нельзя распределить права доступа.
• Отсутствует предпросмотр файлов

Лицензия

OPTIMA-WorkFlow лицензируется по количеству одновременных подключений к приложениям системы (конкурентная лицензия). Приобретая минимальный набор лицензий (10 штук), Вы получаете Базовый пакет платформы, включающий всю ее основную функциональность.

Типовые решения

Вы можете приобрести типовое решение на платформе OPTIMA-WorkFlow и необходимое количество лицензий. В таком случае Вы получаете преднастроенные процессы, регистрационные карточки документов и отчеты, дополнительные компоненты платформы, инструкции для пользователей и эксплуатационного персонала.

Дополнительные компоненты

Для расширения функциональности системы Вы можете приобрести дополнительные компоненты OPTIMA-WorkFlow, а также программное обеспечение для разработки отчетности, сканирования и полнотекстового поиска документов.