Файл: Система электронного документооборота PayDox.pdf

PayDox — система электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Разработка компании Paybot LLC. Компания с 1999 года занимается созданием программного обеспечения на web-технологиях для бизнеса.

PayDox — это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции.

1. Назначение системы

Система PayDox предназначена для управления корпоративными документами, бизнес-процессами предприятия, коллективной работой сотрудников.

Система позволяет:

Структурировать бизнес-процессы и управлять бизнес-процессами предприятия;

Организовать коллективную работу сотрудников: создавать корпоративные дискуссионные форумы, проводить групповое обсуждение проектов и документов, формировать отчеты о проделанной работе в среде форума;

Осуществлять контроль сроков исполнения документов, задач и поручений, контроль доступа пользователей к документам и сообщениям в корпоративных дискуссионных форумах;

Обеспечить безопасный web-доступ сотрудников к корпоративному файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети.

Функциональность «PayDox Электронный Документооборот» включает возможности для организации единого электронного документооборота предприятия в соответствии с российскими нормами делопроизводства:

электронное согласование и утверждение документов,
ведение версий документов,
рассылку и ознакомление сотрудников с документами,
работу с платежными документами: ведение и учет платежных документов, управление договорами, создание отчетов о платежных балансах по договорам, создание отчетов о платежных балансах по предприятию, контроль исполнения платежей и создание отчетов о задолженностях, контроль затрат и создание отчетов по статьям затрат, формирование и исполнение бюджетов.

2. Функциональные возможности

Управление бизнес-процессами (на технологии AJAX)

Case Management/Управление Прецедентами — управление коллективной работой сотрудников и текущей деятельностью предприятия (на технологии AJAX)

Управление файловым каталогом, обеспечение безопасного web-доступа к архиву документов, фотографий и видео — как извне, так и изнутри корпоративной локальной сети (на технологии AJAX)

Электронное согласование, утверждение и контроль исполнения документов

Создание резолюций, ознакомление сотрудников с документами, автоматические e-mail рассылки уведомлений и документов, формирование Дел

Управление договорами, платежными документами, документооборот бюджетирования

Ведение всей истории работы с документами и проектами

Календарное планирование

Ведение версий документов

Интеграция с Microsoft Office, почтовыми программами, бухгалтерскими системами и другими корпоративными приложениями

Интеграция с Microsoft SharePoint

Создание произвольной отчетности, использование простых стандартных средств настройки на новые виды документов

Безопасная работа с удаленными подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS

Поддержка территориально распределенного документооборота для крупных холдинговых и многофилиальных структур

Простая установка системы электронного документооборота для малых и средних предприятий

Поддержка мультиязычных интерфейсов. В настоящее время система позволяет в процессе работы переключаться между языками: русским, английским, украинским, чешским, венгерским. Система может быть быстро локализована для любого другого языка и национальных особенностей ведения корпоративных документов.

Рабочие места для PayDox могут быть на Apple iPad под браузером Safari

3. Архитектура системы

Система PayDox имеет трехуровневую архитектуру.

В состав СЭД входят:

сервер базы данных Microsoft SQL Server или Microsoft Access;

веб-сервер Microsoft Internet Information Services (IIS);

клиентские приложения — Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari; Microsoft Office, OpenOffice (под Linux).

Гибкая архитектура PayDox позволяет легко интегрировать систему с корпоративными приложениями.

4. Версии системы

Версия PayDox Enterprise представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, требующий для своего функционирования СУБД Microsoft SQL Server (также можно использовать бесплатную версию MS SQL Express). PayDox Enterprise позволяет обслуживать несколько сотен одновременно работающих пользователей, используя один компьютерный сервер.

Версия PayDox Light представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, не требующий установки Microsoft SQL Server. Данная версия использует базу данных в формате Microsoft Access. Структура этой базы данных аналогична структуре базы данных системы для Microsoft SQL Server. PayDox Light позволяет обслуживать несколько десятков одновременно работающих пользователей или индивидуальных пользователей, работающих вне офиса.

Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой одному пользователю, обладающему правами администратора системы и неограниченному количеству пользователей в режиме просмотра и получения информации о разрешенных к просмотру документах и текущих бизнес-процессах (общедоступный вход), участия в корпоративных форумах и дискуссионных группах, а также позволяет организовать безопасный web-доступ пользователей к вашему корпоративному файловому архиву — как извне (при необходимости), так и изнутри корпоративной локальной сети.

Версия PayDox Personal предоставляется бесплатно.

5. Сертификация системы

Система PayDox прошла официальное тестирование и сертификацию компании Microsoft и размещена в каталоге решений компании Microsoft.

СЭД PayDox сертифицирована на соответствие требованиям государственных стандартов.

6. Внедрения системы

нефтяные компании
энергетические компании
предприятия газовой отрасли
металлургические предприятия
машиностроительные предприятия
строителные компании
пенсионные фонды
аудиторские компании
страховые компании
финансовые и инвестиционные компании
торговые компании
сети ресторанов и кофеен
фармацевтические компании
медицинские учреждения
центры управления воздушным движением
авиакомпании
государственные учреждения
высшие и средние учебные заведения

7. Критика системы

К недостаткам системы можно отнести отсутствие многоплатформенности для сервера системы — система базируется на использовании ПО Microsoft: Microsoft Internet Information Services и СУБД Microsoft SQL Server или Microsoft Access.

Следует отметить, что многоплатформенность для рабочих мест пользователей системы обеспечена — они могут быть как под операционной системой Windows, так и под операционной системой Linux и использовать для работы браузеры: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari.

Общее

Реальная экономия управленческих расходов.

Контроль исполнения договоров и платежных документов:

Контроль сроков исполнения договоров, исполнения платежей по договорам, других платежных документов, бюджетных статей расходов позволяет экономить реальные финансовые средства предприятия. СЭД PayDox позволяет контролировать формирование и исполнение бюджета предприятия, управляя сбором и согласованием бюджетных заявок от подразделений предприятия. В дальнейшем система дает возможность контролировать соответствие исполняемых платежных документов лимитам по соответствующим бюджетным статьям доходов и расходов, не допускать перерасходов и эскалировать платежные документы, не вписывающиеся в бюджет, на уровень руководства для принятия по ним решения руководителя, имеющего такие права. Информация об исполняемых платежных документах с нарушенными сроками исполнения или с превышенными значениями соответствующих бюджетных статей немедленно поступает ответственным сотрудникам – контролерам и руководителям.

Эффективная система бюджетирования предприятия невозможна без эффективной системы электронного документооборота, позволяющей контролировать все документы, участвующие в процессе бюджетирования предприятия. Ведь бюджетирование предприятия – это непрерывный процесс движения множества документов, сопровождающих процедуры формирования и исполнения бюджета предприятия. Формирование любой статьи бюджета предприятия в разрезе подразделений и плановых периодов сопровождается подготовкой и согласованием документов – заявок от подразделений. Исполнение любой статьи бюджета связано с обработкой множества платежных документов, которые наиболее эффективно могут согласовываться, проверяться на соответствие лимитам по соответствующим бюджетным статьям и утверждаться в системе электронного документооборота.

Только система электронного документооборота способна обеспечить руководителей актуальной информацией для принятия оперативных управленческих решений, так как только система электронного документооборота формирует такие данные в электронном виде, как на стадии подготовки документов, так и на стадии их исполнения.

Бюджетирование «на бумаге» неэффективно и ресурсоемко, контроль платежных документов на соответствие лимитам по бюджетным статьям на стадии согласования таких документов без использования системы электронного документооборота требует существенных усилий и ручной работы. Поэтому система бюджетирования предприятия, не использующая систему электронного документооборота, не сможет эффективно контролировать формирование и исполнение бюджета предприятия.

Отчетность в режиме реального времени.

Настраиваемые отчеты СЭД PayDox позволяют в режиме реального времени контролировать сроки исполнения документов, загрузку сотрудников, текущие значения финансовых показателей предприятия, рассчитываемых в процессе непосредственного исполнения документов, что позволяет принимать оперативные управленческие решения по недопущению непроизводительных расходов.

Данная функциональность позволяет осуществлять реальную экономию управленческих расходов.

Экономия рабочего времени сотрудников.

Эффективность использования системы электронного документооборота достаточно высока и более очевидна, чем для других корпоративных систем – именно потому, что системы электронного документооборота созданы для повышения эффективности использования рабочего времени сотрудников. Расчет эффективности основан на существенном уменьшении времени обработки документов.

По данным статистических исследований средний % рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:

на поиск и ожидание поступления документов - 20%
на согласование и утверждение документов - 20%
на передачу документов между подразделениями -10%
на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%

Данные оценки являются минимальными, часто эти цифры существенно больше.

Т.е. суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов – более ^ 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратят на эти операции.

При использовании PayDox:

на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам.

процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени.

время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам.

подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - PayDox обеспечивает возможность удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.