Файл: СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТО ОБОРОТА «EffectOffice 3.0.pdf
Добавлен: 06.07.2023
Просмотров: 66
Скачиваний: 1
1. Разработчик
Effect Office является продуктом петербургской компании «Гарант Интернешнл» (http://www.garant.spb.ru/). Effect Office С-Петербург, 11 линия Васильевского острова, дом 64 Телефон/факс: (812) 320-21-53, 320-21-51 E-Mail: offex@effectoffice.com
2. Стоимость
Effect Office 3.0 Комплект «ОПТИМАЛ» за 10 пользователей -14 900р Effect Office 3.0 Комплект «ЭФФЕКТ» за 30 пользователей -38 000р Effect Office Комплект "СТАНДАРТ" за 50 пользователей - 121 000р
Комплекты обучения специалистов:
Пакет "3 часа" (1 выезд, длительность 4 а/ч, 1-2 сотрудника) - 6300р
Пакет "6 часов" (2 выезда, длительность 8 а/ч, до 4 сотрудников) -8400р
Пакет "10 часов" (3 выезда, длительность 11 а/ч, до 6 сотрудников) -11500р
Пакет "Настройка" (1 выезд, длительность 2 а/ч, 1-2 сотрудника -4200р
3. Основные модули СЭД "EffectOffice 3.0"
Система управления документами Эффект Офис –это готовое решение для безопасного хранения и эффективного использования, организации персональной и групповой работы с электронными документами. Область применения Эффект Офис –делопроизводство и документооборот в государственных, муниципальных учреждениях, учебных заведениях, коммерческих организациях. Система Эффект Офис содержит механизмы для решения таких задач, как: Формализация и сохранение предыстории деятельности каждого из сотрудников предприятия. Накопление статистической информации по деятельности предприятия в целом и каждого из подразделений в частности. Возможность анализа этой информации для выявления проблемных, неоптимальных моментов в функционировании предприятия. Повышение качества и дисциплины труда сотрудников за счет организации эффективной системы администрирования, автоматизации труда сотрудников, контролю исполнения заданий, коллективной и взаимосвязанной работы сотрудников предприятия. Экономия временных и финансовых ресурсов предприятия за счет автоматизации управления потоками документов на предприятии и максимального снижения оборота бумажных документов. Обеспечение сохранности и архивации документов, защита информации от несанкционированного доступа и вирусных атак, оптимизация информационных потоков. В целом использование системы позволит повысить качество управления и конкурентный потенциал Вашего предприятия. Основным преимуществом системы управления документами Эффект Офис является простота внедрения, адаптируемость к специальным требованиям и надежность функционирования. Effect Office - система организации единого электронного архива документов на предприятии, которая позволяет: - Организовать централизованное хранение большого количества разнообразных документов Для системы управления документами Effect Office неважно, в каком из приложений был создан или создается документ. Важно только, чтобы в карточке документа указывалось, в каком из редакторов его просматривать и изменять. Любой документ может быть зарегистрирован независимо от его формата (графический, текстовой и т.д.) и содержания. - Систематизировать документы организации В системе Effect Office хранение документов организовано в виде иерархической структуры, внешне похожей на Диспетчер файлов в Windows, с использованием длинных (до 1000 символов) имен документов и объемных (до 2000 символов) комментариев к ним. Причем организация физического хранения документов на дисках скрыта от пользователя. Из особенностей Effect Office необходимо подчеркнуть возможность хранения (визуального) одного и того же документа сразу в нескольких разделах архива. Причем изменения, внесенные в документ из одного раздела, влияют на него везде. - Классифицировать документы организации Классификация электронного архива системы Effect Office с помощью атрибутов соответствует стандартам делопроизводства и упрощает как работу с документами, так и их поиск в единой базе. Каждый документ системы Effect Office может иметь неограниченное количество атрибутов, которые отражаются в Карточке документа в виде заполняемых полей. Создавать атрибуты могут только определенные администратором пользователи (например, менеджер отдела), что дает возможность предприятию придерживаться общеорганизационных стандартов. - Защитить от несанкционированного доступа к документам Контроль доступа обеспечивается следующими методами: Контроль доступа к операциям над документом (просмотр, редактирование, копирование, ведение истории документа и создание нового, контроль версий документов) в зависимости от прав пользователя. Запрет доступа к документам вне системы. В Effect Office все документы хранятся в сжатом виде, что с одной стороны обеспечивает экономное расходование дискового пространства, а с другой стороны, невозможность просмотра документов вне рамок системы стандартными средствами. - Организовать документооборот между сотрудниками организации В системе Effect Office существует встроенный механизм информационного обмена между сотрудниками организации –Система заданий. Основным элементом, на котором строится общение пользователей системы Effect Office, является задание. Система Effect Office автоматически отслеживает прохождение задания, возврат исполненного задания (с прилагаемыми документами) и стадии, на которых находится задание в настоящий момент. Все отправляемые и получаемые пользователем задания отражаются в объекте регистрации движения документов и заданий - Рабочем портфеле. По информации, содержащейся в Рабочем портфеле о заданиях (реакция на него, срок исполнения и пр.), можно выяснить текущее состояние каждого из заданий, а также построить самые разнообразные отчеты. - Организовать быстрый поиск документов и построение отчетов Система Effect Office позволяет быстро найти любой документ, имеющийся в архиве. В системе Effect Office реализована возможность контекстного и атрибутивного поиска документов. - Организовать эффективное администрирование системы Система администрирования заключается в создание пользователей системы, тематических разделов для документов и назначении прав доступа пользователей к разделам. Использование механизмов, предоставляемых подсистемой администрирования, не требует от администратора серьезных навыков работы с компьютером. Вся работа с подсистемой администрирования связана с манипулированием графическими объектами на интуитивно-понятном уровне. Общее назначение, область применения Основная идея продуктов системы документооборота Effect Office- максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами. Область применения продуктов Effect Office –делопроизводство и документооборот в государственных, муниципальных учреждениях, учебных заведениях, коммерческих организациях, автоматизация делопроизводства. При невысокой цене система достаточно функциональна —содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция —электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения. В продукте реализована собственная электронная почта с поддержкой POP3/SMTP и UUCP. Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом Effect Office является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии. Состав системы Основные модули Effect Office: Сервер «Эффект Офис» Центральным модулем системы является Сервер «Эффект Офис» (Conserv.exe). Сервер «Эффект Офис» –сервис NT, позволяющий клиентским приложениям через протокол TCP/IP взаимодействовать с MS SQL сервером. В качестве клиентов Сервера «Эффект Офис» выступают следующие модули: 1. Клиент «Эффект Офис» Модуль предоставляет пользователю средства для работы в системе. Для запуска Клиента «Эффект Офис» служит файл Offex.exe. 2. Администратор «Эффект Офис» Модуль предоставляет средства администрирования системы на пользовательском уровне (настройка соединений и портов в нём не осуществляется). Для запуска Администратора служит файл Admin.exe. 3. «Эффект Почта» Модуль отвечает за приём и отправку электронной почты пользователей системы при помощи протоколов SMTP/POP3 и UUCP. Для запуска «Эффект Почты» служит файл Eмail.exe. Дополнительные модули Effect Office 3.x и Effect Office Enterprise: 1. «Эффект Графика» Приложение предназначено для сканирования изображений. Позволяет создавать многостраничные графические документы собственного формата. Полностью интегрировано и поставляется в комплекте с “Эффект Офис”. Для запуска «Эффект Графики» служит файл Graphex.exe. 2. «Эффект Блокнот» Приложение является текстовым редактором. Приложение создано по аналогии с Блокнотом Windows (Notepad) и позволяет просматривать документы в различных кодировках, а также одновременно работать с несколькими документами. Для запуска «Эффект Графики» служит файл Ted.exe. Общие сведения об архитектуре Системы Effect Office имеют «клиент-серверную» архитектуру и используют СУБД SQL Server. Effect Office 3.x предназначен для малых и средних предприятий с количеством пользователей до 200. Ядром продукта является СУБД собственной разработки. Effect Office Enterprise предназначен для средних и крупных предприятий с количеством пользователей от 50. В качестве СУБД используется MS SQL
Отличительные особенности: Систематизация документов организации Хранение документов организовано в виде иерархической структуры, внешне похожей на Диспетчер файлов в Windows, с использованием длинных (до 1000 символов) имен документов и объемных (до 2000 символов) комментариев к ним. Причем организация физического хранения документов на дисках скрыта от пользователя. Из особенностей «Эффект Офис» необходимо подчеркнуть возможность хранения (визуального) одного и того же документа сразу в нескольких разделах архива. Причем изменения, внесенные в документ из одного раздела, влияют на него везде. Это в полном смысле слова один и тот же документ (система ссылок более простая и удобная, чем система ярлыков в Windows 98, NT, 2000, ХР.). Организация быстрого поиска документов и построения отчетов В системе реализована возможность контекстного и атрибутивного поиска документов. Причем, кроме стандартных, установленных разработчиками атрибутов (таких как автор, вид, тип, дата создания), пользователи имеют возможность дополнить список атрибутов собственными атрибутами (т.н. пользовательскими), которые будут более точно отражать свойства и специфику документов. Классифицировать документы организации Каждый документ системы может иметь неограниченное количество атрибутов, которые отражаются в Карточке документа в виде заполняемых полей. Создавать атрибуты могут только определенные администратором пользователи (например, менеджер отдела), что дает возможность предприятию придерживаться общеорганизационных стандартов
4. Функциональные возможности «EffectOffice 3.0"
Рассмотрим основные возможности СУД «Эффект Офис»: организация коллективной работы. «Эффект Офис» является единым электронным архивом документов предприятия. В нем реализованы возможности групповой работы пользователей с документами, для чего предусмотрен механизм заданий с целью обмена заданиями и сообщениями друг с другом, направления документов вместе с заданиями, контроля исполнения документов и заданий; разграничение доступа к информации. Поскольку подразумевается, что документы будут использоваться сотрудниками, занимающими в фирме различное служебное положение (и по специфике выполняемой работы, и по уровню подчинения), то в рамках системы разграничивается доступ пользователей к различным группам документов; - решение проблемы потери документов. Для решения этой одной из наиболее важных проблем в системе реализованы возможности атрибутивного и контекстного поиска документов. Каждый документ может содержать до 40 атрибутов, по которым он может быть найден в библиотеке. За хранением документов на дисках следит «Эффект Офис». Документ, занесенный в систему «Эффект Офис», никогда не потеряется, и случайно его стереть невозможно. Все документы, хранящиеся в библиотеке «Эффект Офиса», находятся в одном месте, что облегчает резервное копирование и обеспечивает целостность архива; защита от некорректных действий сотрудников. Сотрудники, работающие с документами в рамках системы, не способны умышленно или случайно нанести вред организации методом удаления либо порчи информации. Весь доступ к информации строго разграничен, и, даже имея полный доступ, пользователь не может удалить документ из системы, так как нельзя физически удалить документ без вмешательства администратора. У администратора системы имеются специальные средства для восстановления «уничтоженных» документов; обеспечение конфиденциальности информации –за счет сжатия документов в библиотеке. Ни один документ системы нельзя просмотреть стандартными средствами без использования пакета «Эффект Офис». А система паролей пользователей не позволит получить несанкционированный доступ к документам в рамках библиотеки. К дополнительным возможностям системы относятся: использование текстового процессора MS Word и табличного процессора MS Excel для создания документов; задание длинных названий документов на русском языке (до 1000 символов); содержание в рабочем портфеле оперативной информации о состоянии документов и заданий; хранение в карточке документа всей информации, известной системе о документе, которая представляет собой набор атрибутов (например, название, автор, номер, кем подписан, цель создания и т.п.); наглядное представление о порядке прохождения документов при помощи схемы предприятия; разграничение доступа к информации по подразделениям, типу информации; создание и удаление пользователей с помощью системы администрирования; назначение каждому пользователю определенного доступа к документам.
5. Приемущества и недостатки СЭД
Все больше российских предприятий внедряют у себя системы электронного документооборота (СЭД), позволяя уже на собственном опыте оценить преимущества новой технологии работы с документами. Однако и для тех немногих, кто считает автоматизацию документооборота пройденным этапом, возможно, в скором времени потребуется переосмыслить сделанный выбор и вновь погрузиться в проблему повышения эффективности управления документооборотом. Это обусловливается, в частности, изменением рыночной ситуации, ростом организации, создающим различные «возрастные» кризисы и приводящим к необходимости реструктуризации, а также развитием информационно-коммуникационных технологий, с одной стороны, предоставляющих новые возможности для ведения бизнеса, с другой - заставляющих идти в ногу со временем, чтобы не отстать от конкурентов. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни - в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота (ОРД), другие - в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам (4). Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других - средством и продуктом производства. Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде. За последние двадцать лет появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов «системы управления документами» и «системы управления деловыми процессами». Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение следующих функций (1):
1. регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;
2. учет резолюций, выданных по документам руководством организации, и постановка документов на контроль;
3. централизованный контроль исполнения документов;
4. списание документов в дело;
5. ведение информационно-справочной работы; 6. формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.
Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений (2). Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках
6. Цели СЭД
Effect Office - свод идей и концепций, ориентированных на решение задач, возникающих при работе с электронными документами. Программным воплощением Effect Office™ являются серия программных продуктов, предназначенных для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия.
Основная идея продуктов Effect Office™ - максимально приблизить работу с электронными документами к привычным действиям с бумагами.
Область применения продуктов Effect Office™ – делопроизводство и документооборот в государственных, муниципальных учреждениях, учебных заведениях, коммерческих организациях.
Продукты Effect Office™ содержат механизмы для решения таких задач, как:
Обеспечение процесса структурирования корпоративной информации
7. Компания
Effect Office является продуктом петербургской компании «Гарант Интернешнл». Основание в 1992 году
5.Список литературы
1.Электронный ресурс: Страстенко В.В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. –Режим доступа: http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html