Файл: Развитие ЕСМ-систем (Дисциплина «Управление контентом в организации»).pdf

ПО для совместной работы (Collaboration software/GroupWare)

ПО для совместной работы - это приложения, созданные с целью поддержки взаимодействия между сотрудниками, работающими совместно над решением общих задач. ПО для совместной работы обеспечивает работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия.

К инструментам совместной работы можно отнести широкий класс ПО, включая электронную почту, календари, текстовый чат, вики, корпоративные закладки, видеоконференц-связь и т.п.

Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

• совместное использование баз данных;
• совместную одновременную контролируемую обработку информации;
• применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;
• использование коммуникационных приложений для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;
• применение социального ПО для совместной работы;
• интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

В данном сегменте рынка лидируют компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird), Microsoft (SharePoint), Oracle (Collaboration Suite) и Xerox (DocuShare).

Управление цифровыми активами (DAM)

Управление цифровыми активами (Digital Asset management, DAM) решает задачи, связанные с приемом, редактированием, каталогизацией, хранением, поиском и распространением цифровых активов (цифровые фотографии, анимация, видео и музыка). Чтобы лучше понять содержание термина, рассмотрим, чем DAM отличается от WCM. В области WCM контент - это нечто, являющееся средством передачи информации. В области DAM контент- это синоним актива. В DAM некая дискретная часть контента не является активом, пока она не классифицирована и не индексирована, пока не определена ее версия, пока ей не присвоен уникальный идентификатор и не установлен владелец. Ключом к созданию этой технологии является использование метаданных. Наличие метаданных делает объект доступным для поиска.

Например, использование формата XMP (eXtensible Metadata Platform - гибкая платформа метаданных) позволяет добавлять информацию о метаданных в графические файлы.

DAM-системы, как правило, хранят файлы в файловой системе, в то время как связанные с ними метаданные находятся в реляционной базе данных. Реже метаданные управляются как XMP , встроенные в актив.

DAM отличаются от систем управления документами и систем управления вебконтентом по своей направленности на мультимедиаресурсы - изображения, видео и аудио. Обычно DAM-системы предоставляют функции управления правами.

Управление записями (Records Management)

Запись - это документ или набор данных, который считается законченным и неизменяемым, в то время как документ - это единица контента, которая может быть доработана или изменена. Записи - это свидетельства о событиях и политиках, действующих в данной организации. Запись может существовать на бумаге, в виде сканированного изображения или другого электронного файла. Если управление документами обычно осуществляется на протяжении всего их жизненного цикла: создание, коллективная работа с документами, управление версиями, контроль доступа и архивирование, - то управление записями предполагает их сохранение без изменений и предоставление доступа к ним. Управление записями направлено на обеспечение работы с архивами документов длительного хранения и связано с процессами архивирования, возвращения или удаления.

Как правило, записи имеют жесткие требования относительно их сохранения и уничтожения. Обычно необходимо, чтобы записи хранились в их оригинальном формате на тот случай, если они понадобятся в ходе юридического разбирательства.

Таким образом, RM-приложения предназначены в первую очередь для идентификации, хранения и управления данными, которые используются для описания событий в технологическом цикле организации, связанных с соблюдением нормативных или финансовых правил или оперативной деятельностью. Данное ПО позволяет компаниям специфицировать правила хранения электронных архивных материалов, которые могут основываться на государственных законах или бизнес-требованиях компании.

Среди функций Records Management обычно выделяют следующие:

• визуализация структуры файлов и других структурирующих индексов для упорядоченного хранения информации;
• однозначная индексация информации, поддерживаемая словарем;
• управление графиком хранения и уничтожения записей;
• защита информации в соответствии с ее характеристиками.

Лидерами данного сегмента рынка являются те же компании - EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird) и Tower Software.

Типовое ЕСМ-решение

Типовое ЕСМ решение отражает траекторию движения информации в ECM-системе. Для того чтобы лучше представить технологическую схему типового ECM-решения, обратимся к рис. 3. Как следует из этой схемы, решения по управлению документами и контентом могут иметь общие элементы. То есть из отдельных модулей может строиться то или иное ECM-решение.

Рис. 3. Схема построения типового ECM-решения

Рис. 4 подтверждает то, что системы документооборота и управления вебконтентом имеют области пересечения.

Рис. 4. Соотношение категорий «документооборот», «управление веб-контентом» и «управление е-коммерцией» (источник: Ovum)

Прогнозы Gartner по рынку ЕСМ

Инструменты ECM постоянно развиваются, появляются новые социальные технологии, новые формы потребления ПО в виде «облачных» услуг, происходят слияния и поглощения среди ECM-вендоров - всё это влияет на рынок ECM-решений. В частности, в отчете за 2019 год Gartner выделила четыре перспективных направления развития ЕСМ, назвав их «четыре мира ECM»:

• транзакционный ECM - включает такие направления, как оцифровка и управление образами документов, управление рабочими потоками (Workflow/BPM), контроль за соблюдением нормативных требований к оформлению документов, использование электронных форм, архивирование, управление записями. Процессы эти, как правило, стабильные, длительные. Контент представляет собой многочисленные формы и документы, которые требуют масштабируемости, управления жизненным циклом и утверждения человеком. Примеры вендоров: EMC, Hyland Software, IBM и Open Text;
• социальный ECM - направлен на решение задач автоматизации работы с носителями контента и библиотечного обслуживания; совместной работы с документами; отслеживания исполнения задач, контроля версий, работы с сервисами социального контента, такими как вики, блоги и социальное видео. Подобные решения активно используются, например, для подбора сотрудников, профессиональной подготовки и управления проектами. Примеры вендоров: Alfresco, IBM / Lotus, Microsoft и Open Text;
• ECM-решения в области оптимизации онлайновых каналов передачи контента - включают широкий спектр технологий, связанных с доставкой контента посредством Веб. Среди них - системы WCM (Web Сontent management), DAM, порталы, электронные формы, системы веб­аналитики, социальные приложения, приложения для сотрудничества посредством социальных сетей, приложения XML-авторинга, системы управления мультимедийным контентом, системы поддержки мобильных устройств для обращения к Веб и т.д. Примеры вендоров: Autonomy, Adobe, Open Text и Oracle;
• ECM как инфраструктурное решение - предлагается такими компаниями, как IBM, Oracle и Microsoft, встраивающими возможности управления контентом в свои инфраструктурные решения, которые всё чаще становятся инфраструктурными платформами для поддержки нескольких приложений управления контентом. Например, когда в организации внедряется Microsoft SharePoint, пользователи начинают исследовать его возможности для управления контентом, что часто приводит к замене существующих решений. Примеры вендоров: IBM, Microsoft и Oracle.