Добавлен: 06.07.2023
Просмотров: 87
Скачиваний: 2
Введение
В нашей стране уже давно, с 60-х годов XX века, была создана под руководством архивных органов единая государственная система делопроизводства, обеспечивающая единообразный процесс работы с документами во всех учреждениях, организациях и на предприятиях с момента создания документов и вплоть до их архивного хранения. Суть операций работы с документами вытекает из сущности документа и не меняется веками – документы издревле создавались, их передавали по инстанциям, их регистрировали, исполнение контролировали, согласовывали, документы хранили. И с переходом к компьютеризированным системам суть работы с документами не изменилась – меняется только технология создания, передачи, хранения документов.
Основная часть
Компьютеризация, распространение локальных сетей и Интернет позволяет перевести работу на качественно новый уровень, создав единую государственную систему работы уже с электронными документами, кардинально повысив качество работы всего управленческого аппарата.
Повышение интереса к разработке проблем рационализации, технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг., а исследования методов управления и документационного обеспечения управления, в 70-х гг. Исследования в то время базируются, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции "безбумажногоофиса".
Это отнюдь не умоляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.
В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. – подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований.
Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР", в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г.
ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.
На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной системе делопроизводства".
В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. Начинать практически с нуля, было сложно, но уже в 1967 г. ВНИИДАД разработал методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации.
После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-хгг.
После распада СССР и образования Российской Федерации все функции по управлению архивным делом в стране были переданы специально созданному органу - Росархиву. В его структуру, вместе с другими федеральными архивными учреждениями, вошел и ВНИИДАД, получивший название Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Аббревиатура при этом не изменилась – ВНИИДАД, однако институт постепенно изменял свое лицо.
В настоящее время институт входит в систему Федерального архивного агентства (Росархива). Его основными задачами остаются теоретические и методические проблемы архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления.
Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).
В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям.
Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. В новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления. Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.
С начала 1980-х гг. ни одна унифицированная системадокументации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняло их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления доквментов. Организация межведомственного документооборота в электронном правительстве.
С целью дальнейшего совершенствования делопроизводства «20 февраля 2005 года» Государственная дума принимает закон « ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАТИЗАЦИИ И ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ»
В последние годы руководство нашей страны придаёт большое значение внедрению электронных технологий в различные сферы нашей жизни: в здравоохранение, образование, культуру и т.п. Одно из приоритетных направлений внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) – это создание «электронного правительства», то есть использование ИКТ в работе государственного аппарата. Значительная часть министерств и ведомств уже имеют те или иные системы автоматизации работы с документами, заметного эффекта их использование не даёт, так как хотя документы и создаются в электронном виде, в дальнейшем работа с ними, в большинстве организаций, происходит по традиционным технологиям и только после вывода документа на бумагу. И даже в том случае, если в ведомстве организован процесс электронного согласования документов, в конце своего пути они всё равно распечатываются и подписывается уже бумажный экземпляр документа и отправка происходит в традиционной бумажнойформе.
Для решения этой проблемы, кардинального сокращения сроков приёма-передачи документов между ведомствами и переходу к работе с электронными документами, необходимо организовать их приём-передачу в электронной форме, то есть электронный межведомственный документооборот.
Поэтому 22 сентября 2009 года Правительство РФ своим постановлением № 754 утвердило «Положение осистеме межведомственного электронного документооборота».
В развитие этого постановления Распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р, были приняты «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».
В соответствии с «Положением о системе межведомственного электронного документооборота» организация межведомственного электронного документооборота была возложена на Федеральную службу охраны Российской Федерации.
В состав Федеральной службы охраны (ФСО) входит Служба специальной связи и информации. Федеральная служба охраны обладая высококвалифицированными кадрами в области компьютерного обеспечения и защиты информации, качественно внедряет систему коммуникаций между ведомствами. Однако в данном случае речь шла об организации электронного документооборота, задачи для ФСО совершенно новой.
Какую цель предусматривало Постановление Правительства РФ и что получилось? В Постановлении речь шла об организации «взаимодействия федеральных информационных систем электронного документооборота», то есть другими словами – ставилась задача организовать обмен документами между системами электронного делопроизводства (СЭД), которые на сегодня существуют в федеральных министерствах и ведомствах, а также системами электронного делопроизводства Аппарата Президента РФ, Аппарата Правительства РФ. Впоследствии к списку подключаемых в первую очередь структур добавилась и Государственная
Дума Федерального Собрания Российской Федерации.
В Постановлении поставлена задача реализовать следующие операции (слайд ):
• направление и получение в электронной форме решений и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
• получение информации о ходе рассмотрения федеральными органами исполнительной власти электронных сообщений, в том числе поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
• направление вэлектронной форме докладов Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации;
• внесение в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме;
• осуществление федеральными органами исполнительной власти согласительных процедур по проектам нормативных правовых актов в электронной форме».
Однако использование межведомственного электронного документооборота требует «применение участниками межведомственного электронного документооборота совместимых технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и унифицированных программно-технических средств». На практике каждое ведомство имеет собственную систему электронного делопроизводства (СЭД), причём зачастую – даже не типовой программный продукт, а индивидуальную разработку, результат работы небольшой группы программистов, компании, не имеющей большого опыта работы в области СЭД. Естественно, что такие программные продукты плохо приспособлены для обмена данными с другими системами.
В соответствии с Постановлением Федеральной службой охраны был создан «головной узел межведомственного электронного документооборота», включающий собственный почтовый сервер и удостоверяющий центр, обеспечивающий использование электронно-цифровой подписи при обмене сообщениями внутри созданной ФСО закрытой сети. Также ФСО были созданы защищенные каналы связи и в федеральных ведомствах установлены узлы доступа, т.е. компьютеры, подключенные к защищенной сети.
Положение предусматривало, что обмен документами в системе межведомственного электронного документооборота осуществляют уполномоченные сотрудники.