Добавлен: 06.07.2023
Просмотров: 55
Скачиваний: 2
Администрирование информацией выполняется без перерывов на протяжении всего жизненного существования документа, а существование начинается с момента задумки создания и заканчивается в момент его изъятия их эксплуатации.
Для компаний, которые делают упор на работу с ЕСМ открывается дорога в более упрощенное делопроизводство, что позволяет делать акцент на самых важных бизнес-процессах. В обусловленности задач и заданий вероятность точного контроля взлетает, что значительно сокращает временные затраты для бесконечных попыток контроля работы предприятия. Для внедрения этой системы необходимы затраты, а вот количество этих затрат полностью зависят от того каким образом будет происходить это внедрение. Так, например, привлекая стороннюю организацию, затраты (денежные средства) будут необходимы для этой организации, а внедряя своими силами и денежные и временные затраты будут существенно выше. При оценке перспектив новых технологий руководством, возникает вопрос о нагрузке сотрудников, привлеченных к работе с этой технологией. Для разрешения данного вопроса большинство компаний берутся за использование облачных сервисов, с целью освобождения сотрудников от различных действий, связанных с мелкими, но кропотливыми действиями происходящих с приходом новой технологии.
Для более удобного управления документами используются библиотеки, которые создаются и классифицируются по разным признакам в зависимости от их назначения. Все библиотеки создаются и контролируются сотрудниками. Благодаря этому, документы могут не только сканироваться, но и автоматически заполнять документы, пользуясь архивами. Поскольку технологии стремительно развиваются в архивы в скором времени можно будет сдавать не только бумажную документацию, очень часто переплетенную и совершенно неудобную, но и электронную, которая в разы лучше хранится и не требует столько места для хранения по сравнению с бумажной. Сам процесс передвижения документов по определенному маршруту в составе ЕСМ-систем – workflow, представляет из себя механизм для построения маршрута документа. Согласующие в заранее составленном списке должны прийти к общему мнению, а руководитель – подписать документ и передать его на следующий этап маршрута. Благодаря программе workflow, входящей в состав системы ЕСМ, строятся сложные маршруты и учитываются различные варианты развития событий. Для отслеживания передвижения документа, можно включить специальные настройки, позволяющие включить уведомления на каждый этап данного маршрута. То есть, находясь вне рабочей зоны, можно отслеживать документ и его прохождение и передвижение по маршруту. Для освоения данной функции достаточно понять методы подхода к управлению компанией, знать и понимать все схемы процессов, а для их создания используются различные совокупности условных обозначений. Правильно организованная работа с документами открывает возможности многократного использования информационных активов, экономии времени сотрудников при планировании и работе с новыми проектами. Основное требование – хорошее понимание особенностей производственной деятельности организации и проработка способов отбора и хранения документов, раскрывающих накопленные знания.
Для овладения коллективной работы, которая необходима организациям с творческим уклоном, необходимо знать основы организации проектной работы. Для создания и поддержания единой работы, а также соблюдения баланса интересов лучше разработать документ, который будет рассматриваться разными методами достижения всех целей концепции ЕСМ, необходимые для этого технического средства и организационные мероприятия.
Потребность бизнеса в ЕСМ
Потребности бизнеса в ЕСМ: развитие интернета и социальных сетей происходит очень быстро, за счет этого появляется все большая информация, которая создает определенный контент, который нужно фильтровать, хранить, развивать. Процессы прогрессируют, выходя за рамки коннекта между клиентом и партнером, соответственно, необходимо налаживать связь и контакты. Все большее количество людей начинают использовать гаджеты, иными словами жить в ногу со временем и технологиями – появляется необходимость обеспечивать людей интересующими их данными. На данном этапе развития находятся технологии, обеспечивающие интеллектуальность информации и делая ее доступной с мобильных устройств, по-другому – искусственный интеллект. Системы ЕСМ позволят взять на себя точный контроль этих процессов, создаваемых искусственным интеллектом.
С тем, что ЕСМ-система очень удобна и фактически необходима мы разобрались, но что на счет ее воплощения?
В Российских предприятиях большинство бизнес-процессов не являются особенно важными и стоящими во главе всех процессов, из-за этого поставщики не просят новых решения проблем и усовершенствования технологий, хотя бы потому что элементарно не в курсе о новых технологиях. Всю программную систему ЕСМ можно разделить на 5 уровней, так Российские предприятия находятся на 2-3 уровне, что говорит о неумении пользоваться новейшими ресурсами и внедрять их в организации, тем самым ускоряя и облегчая работу себе и своим сотрудникам. Очень мало отраслевых решений в области ЕСМ, и большинство поставщиков плохо себе представляет, что можно предложить в качестве альтернативы, для разрешения данных вопросов, ведь именно отраслевые решения в наибольшей степени влияют на цепочку добавленной стоимости. Проблема России – придание слишком большого значения формальной стороне работы с документами, вместо взятия во внимание некоторых важных технологий. Причина исходит из отсутствия понятия, точнее даже размытости понятия ЕСМ систем поставщиками. Поскольку эта система уже довольно развита на протяжении десятилетий, предпринимать какие-то шаги для изучения азов, необходимо уже сейчас. В противном случае – ЕСМ система так и не будет освоено большинством Российским организаций и предприятий. Если рассматривать ЕСМ в широком контексте, то можно сказать о ее обладании довольно большим потенциалом, чем можно себе представить. Формулировка требований к самой системе должна зависеть от заказчика, этому нужно научиться делать с позиции своего бизнеса. Заказчик выдал конкретику – поставщик выдал варианты.
Рынок ЕСМ превосходит сам себя в своем развитии, а в частности он стал перерастать СЭД и вытеснять все остальные различные IT-отрасли с рынка. На рынке ЕСМ происходят массовые изменения связанные с СЭД: стремление бороться с развитием, чтобы не мириться с ролью нишевых продуктов. Выход за рамки сети и активная мобилизация, требование мощной ИБ-защиты. Приобретение мощности юридически значимого документооборота. Требование базы импортозамещанием. Потребность в новых СЭД у заказчиков. Быстрые сроки старта вместо резкого открытия и представления новинки. Выбор интеллектуальных инструментов.
Каждая технологий, входящая в состав ЕСМ имеет свою роль, свое назначение, которое должно быть выполнено в любом случае, также включает в себя целый набор инструментов, помогающих поддерживать свою деятельность. Для реализации данных технологий существуют разные программные продукты – универсальные/специализированные платформы. Так как для решения даже элементарных задач начального уровня системы ЕСМ, требуется система, которая будет иметь в себе объединение нескольких технологий, поэтому, стоит принять во внимание, что иногда технологии могут быть различными в возможностях, а иногда и идентичными. Суть любой из технологий – поддерживать хотя бы одну деятельность ЕСМ.
|
Название технологии (рус./англ.) |
Описание |
|
Управление рабочими версиями документов Document management |
Создание библиотек файлов с возможностями хранения, извлечения для совместного редактирования, контролем версий, управлением доступом.. |
|
Управление официальными документами Records management |
Регистрация, обработка и хранение официальных документов (не подлежащих изменению) с целью обеспечения соответствия нормативным требованиям к деловой документации. |
|
Управление архивными документами Archive |
Обеспечение долговременного хранения документов, управление форматами хранения.. |
|
Управление электронной почтой E-mail management |
Сохранение корпоративной переписки в целях доказательства деловой деятельности, управление сообщениями их содержимым. |
|
Управление цифровыми активами Digital asset management |
Хранение и обработка специфических видов мультимедиа-контента (аудио, видео и пр.). |
|
Управление веб-контентом Web content management |
Управление информацией, размещаемой на Intranet / Internet сайтах; сбор, подготовка и публикация динамически обновляемого контента. |
|
Перевод документов из бумажной формы в электронную Scanning / Imaging |
Перевод в электронный вид бумажных документов путем сканирования (и распознавания); обработка электронных образов. |
Для наглядного осознания необходимости введения и активного использования системы ЕСМ хочется привести примеры сторонних предприятий и организаций, которые работают с помощью управления корпоративного контента.
Пример (взят с сайта integral-russia.ru):
Мосгаз до внедрения СЭД тонул в документах. Найти необходимые документы или хотя бы получить сведения об их существовании непросто. Внутренний документооборот шел неторопливо, отслеживание как таковое не велось, часто появлялись дубли и противоречащие версии. Учет входящей и исходящей документации в таблицах Exel.
СЭД LanDocs должна была усилить контроль исполнения поручений, сделать работу с документами прозрачной и обеспечить удобный поиск документов. Внедрение системы шло поэтапно. Сначала была организованна электронная регистрация писем, ТУ и обращений на «горячую линию». Затем была внедрена подсистема электронного документооборота служебных записок и электронного согласования проектов документов. В результате появилась полная прозрачность в работе над документами и на каждом этапе, поручения стали исполняться в установленные регламентом сроки. Важными составляющими успешного внедрения СЭД были: поддержка проекта со стороны руководства, четкое планирование и этапность, а также четкое регламентирование всех автоматизируемых процессов.
Благодаря введению ЕСМ в принцип работы предприятия – организационные моменты стали решаться намного быстрее и все вопросы приобрели свою этапность.
ЕСМ применяется и в автомобилестроительной отрасли, например Mercedes-Benz, которая также использует данную систему в своих целях. Разные форматы, разные материалы: информация о запчастях и сервисе, реклама для привлечения покупателей, изображения моделей для представления новинок, различные виды спецификаций – это лишь малая часть, зависящая от рассматриваемой нами системы. Все цифровые мультимедийные форматы, привлекающие пользователей поддерживаются сайтом. Без ЕСМ было бы невозможно контролировать и обеспечивать вниманием все эти операции из-за огромного масштаба компании. Это доказывает полезность данной системы.
Также можно рассмотреть пример организации, придуманной нами:
Компания А работает по принципу «выполнять важные дела в срочном порядке». На данное предприятие приходят документы, несущие в себе задачи, поток достаточно активный, но рассматриваются лишь те, которые считаются срочными по мнению менеджеров. Происходит заполнение и отправка важных документов, а отложенные остаются таковыми. Приходит новая партия документов, из которой также отбираются наиболее важные, а остальные отсеиваются. В конечном итоге компания А имеет массу невыполненных задач, которые распределяются между сотрудниками, усложняя их работу с основными документами. Почему это произошло? Потому что менеджер не смог четко распределить поручения между сотрудниками поэтапно, создавая им новые задачи. ЕСМ система позволила бы расформировать задания между рабочими, которые могли оперативно решить все вопросы, затрагивающие их обязанности. Этими примерами лишь хочется доказать важность данной системы и подчеркнуть высокий уровень ее развития на данном этапе.